Gästeliste führen: Vorlage, Begleitpersonen und Einlass

Eine Gästeliste ist die Liste aller Personen, die ohne gekauftes Ticket eingelassen werden: Künstler, Presse, Sponsoren, Helfer, Freunde des Veranstalters und Gäste von Promotern. Damit sie am Abend funktioniert, braucht sie fünf Spalten (Name, Begleitpersonen, Kategorie, eingeladen von, Check-in), klare Regeln für Plus-ones und feste Kontingente pro Person, die einlädt. Ohne diese Regeln wächst die Liste unkontrolliert, die Kapazität wird knapp, und am Einlass entstehen Diskussionen. Hier bekommst du eine Vorlage zum Kopieren, Regeln für Begleitpersonen und Kontingente, den Einlassablauf und Hinweise zum Datenschutz, Stand: November 2026.

Das Wichtigste in Kürze

• Eine Zeile pro Hauptgast, Begleitpersonen als Zahl. Für jede Zeile gilt: Wer hat eingeladen, welche Kategorie, wie viele dürfen mit?
• Feste Kontingente pro Promoter, DJ oder Vorstandsmitglied verhindern, dass die Liste die Kapazität sprengt.
• Plus-ones klar regeln: Höchstzahl, Namenspflicht ja oder nein, und ob die Begleitung allein kommen darf.
• Gästelistengäste zählen zur Kapazität. Plane No-Shows mit deinen eigenen Zahlen, nicht mit Bauchgefühl.
• Eine Gästeliste enthält personenbezogene Daten: nur nötige Felder erfassen, nicht offen herumliegen lassen, nach dem Event löschen.

Was ist eine Gästeliste?

Eine Gästeliste ist ein Verzeichnis von Personen, die zu einer Veranstaltung eingeladen sind und am Einlass anhand ihres Namens statt mit einem gekauften Ticket eingelassen werden. Sie ist meist kostenlos für den Gast, manchmal mit reduziertem Preis („Gästeliste ermäßigt“) und oft mit Begleitpersonen („+1“).

Typische Gruppen auf der Gästeliste:

Bei einer Clubnacht ist die Gästeliste oft ein Marketing-Werkzeug, beim Vereinsfest eher Dank an Helfer und Sponsoren. Wie Gästeliste und Promoter im Club zusammenspielen, beschreibt der Ratgeber Clubnacht veranstalten.

Gästeliste-Vorlage: Welche Spalten brauchst du?

Diese Vorlage kannst du in Excel, LibreOffice oder Google Sheets übernehmen. Die Beispieleinträge sind fiktiv.

So nutzt du die Spalten:

• Name: Vor- und Nachname, so wie er auf dem Ausweis steht. Spitznamen oder „Ali + 3“ führen am Einlass zu Diskussionen.
• Begleitpersonen: Zahl der Personen, die zusätzlich zum Hauptgast mit eingelassen werden. 0 heißt: nur der Gast selbst.
• Kategorie: Feste Werte aus einer Auswahlliste, damit du später auswerten kannst (Presse, Künstler, Sponsor, Promoter-Gast, Helfer, Freunde, Gewinnspiel).
• eingeladen von: Wer den Gast eingetragen hat. Das ist die wichtigste Spalte für Kontingente und für Rückfragen am Einlass.
• Check-in: Am Einlass abhaken, mit Uhrzeit und Zahl der tatsächlich erschienenen Begleitpersonen, etwa „21:40, 1/1“.

Welche Spalten sind optional?

• Notiz: zum Beispiel „Backstage-Zugang“, „kommt nach Mitternacht“, „Rollstuhl“.
• Bändchen / Bereich: wenn Gäste unterschiedliche Bereiche betreten dürfen.
• Kontakt: E-Mail oder Telefon nur, wenn du sie wirklich brauchst, etwa um Freitickets zu schicken.

Verzichte auf Geburtsdatum, Adresse oder Ausweisnummer, solange die Veranstaltung das nicht erfordert. Weniger Daten heißt weniger Risiko. Bei Partys mit Jugendlichen prüfst du das Alter am Einlass per Ausweis, das muss nicht auf die Liste.

Wie regelst du Begleitpersonen (Plus-one)?

Begleitpersonen sind die häufigste Ursache für Diskussionen an der Tür. Lege die Regeln vor dem Event fest und gib sie allen, die einladen dürfen:

Formulierung für die Einladung: „Du stehst mit +1 auf der Gästeliste. Bitte kommt zusammen und bringt einen Ausweis mit. Die Gästeliste gilt bis 23 Uhr.“

Wie verteilst du Kontingente pro Promoter?

Ein Kontingent ist die Höchstzahl an Gästelistenplätzen, die eine Person oder Gruppe vergeben darf, inklusive Begleitpersonen. Kontingente sind das wichtigste Werkzeug, damit die Liste planbar bleibt.

Beispielrechnung Kontingente für eine Clubnacht

Kapazität 400 Personen. Du willst höchstens 10 % für die Gästeliste reservieren, also 40 Plätze. Die Verteilung:

Die 10 % sind eine Annahme für dieses Beispiel. Bei einem Benefizabend mit vielen Sponsoren kann der Anteil höher sein, bei einem ausverkauften Konzert niedriger. Wichtig ist, dass du die Zahl vorher festlegst und die Summe aller Kontingente plus verkaufte Tickets die Kapazität nie übersteigt.

Regeln für Promoter

• Feste Obergrenze pro Promoter, inklusive Plus-ones.
• Frist: Einträge bis zu einem festen Zeitpunkt vor Einlass.
• Uhrzeit-Limit: Gästeliste gilt nur bis zu einer bestimmten Uhrzeit, danach regulärer Preis oder Abendkasse.
• Auswertung: Nach dem Event zählst du pro Promoter, wie viele Gäste wirklich kamen. Wer regelmäßig volle Listen und leere Türen hat, bekommt ein kleineres Kontingent.

Wenn du Promoter am Ticketverkauf beteiligen willst statt an der Gästeliste, sind Freischaltcodes oder eigene Ticketstufen oft sauberer. Mehr dazu im Ratgeber Presale- und Freischaltcodes.

Wie viele Gästelistengäste kommen wirklich? Die No-Show-Realität

Nicht jeder, der auf der Liste steht, kommt. Gerade bei kostenlosen Einladungen ist die Hemmschwelle niedrig, sich eintragen zu lassen und dann doch zu Hause zu bleiben. Eine allgemeingültige No-Show-Quote gibt es nicht. Sie hängt von Eventtyp, Wetter, Uhrzeit und davon ab, ob der Gast etwas bezahlt hat.

So gehst du damit um:

• Eigene Zahlen messen: Zähle nach jedem Event pro Kategorie, wie viele Eingetragene und wie viele Begleitpersonen tatsächlich da waren. Nach zwei oder drei Events hast du eine belastbare Quote.
• Nicht blind überbuchen: Gästelistengäste zählen zur Kapazität. Wenn ausnahmsweise alle kommen, darf die Location nicht überfüllt sein. Die zulässige Personenzahl der Versammlungsstätte ist eine harte Grenze.
• Reserve statt Überbuchung: Halte lieber ein kleines Reservekontingent für die Einlassleitung zurück, als die Liste über die Kapazität hinaus zu füllen.
• Erinnerung kurz vorher: Eine persönliche Nachricht am Eventtag („Du stehst heute mit +1 auf der Liste, Einlass bis 23 Uhr“) erhöht die Verbindlichkeit.
• Freitickets statt Namensliste: Ein eigenes Ticket mit QR-Code macht die Einladung greifbarer und beschleunigt den Einlass, weil der Gast gescannt statt gesucht wird. Ob es die Erscheinungsquote verbessert, zeigt deine eigene Auswertung.

Beispielrechnung: Deine letzten drei Partys hatten 45, 50 und 40 Gästelistenplätze, gekommen sind 30, 36 und 28 Personen. Das sind 94 von 135 Plätzen, also rund 70 %. Für die nächste Planung rechnest du mit 70 % Erscheinen, verkaufst aber trotzdem nur so viele Tickets, dass auch 100 % der Gästeliste noch in die Location passen.

Wie du No-Shows bei kostenlosen Anmeldungen generell senkst, steht im Ratgeber Kostenlose Events.

Wie läuft der Einlass mit Gästeliste ab?

Die Gästeliste braucht am Einlass eine eigene Linie oder zumindest eine eigene Person. Die Namenssuche dauert länger als ein Ticketscan und hält sonst die Hauptlinie auf. Wie du Linien berechnest, zeigt der Ratgeber Einlassmanagement.

Ablauf an der Gästelistenlinie:

1. Gast nennt Vor- und Nachnamen, bei Bedarf „eingeladen von“.
2. Helfer sucht den Namen auf der Liste oder im System.
3. Ausweis zeigen lassen, wenn die Liste Namen prüft oder eine Altersgrenze gilt.
4. Zahl der Begleitpersonen abgleichen. Mehr Personen als eingetragen: Rest zahlt regulär oder geht zur Abendkasse.
5. Check-in markieren, mit Zahl der tatsächlich eingelassenen Begleitpersonen.
6. Bändchen oder Stempel ausgeben, falls üblich.

Was tun bei Problemen an der Tür?

Wichtig: Die Entscheidung über Ausnahmen trifft eine Person, die Einlassleitung. Wenn jeder Helfer eigene Ausnahmen macht, ist die Liste nach einer Stunde wertlos.

Was gilt beim Datenschutz für Gästelisten?

Eine Gästeliste enthält personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO, mindestens Namen, oft auch Kontaktdaten. Daraus folgen ein paar einfache Regeln:

• Rechtsgrundlage: Für die Einlasskontrolle stützen sich Veranstalter in der Regel auf das berechtigte Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), bei Freitickets mit E-Mail-Versand auf die Durchführung der Einladung bzw. des Vertrags (lit. b).
• Datensparsamkeit: Nur Felder erheben, die du für den Einlass brauchst (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO).
• Zugriff begrenzen: Ausgedruckte Listen nicht offen auf dem Tisch liegen lassen, nach dem Event einsammeln und vernichten. Digitale Listen nicht per Messenger an alle Helfer schicken.
• Löschen: Nicht steuerrelevante Teilnehmerdaten wie Gästelisten und Scan-Protokolle nach Zweckerfüllung löschen.
• Keine Weitergabe ohne Grundlage: Die Gästeliste nicht an Sponsoren oder für Newsletter verwenden. Für Werbe-E-Mails brauchst du grundsätzlich eine Einwilligung (§ 7 UWG).
• Information: Weise in der Einladung oder Datenschutzerklärung darauf hin, wofür du die Daten nutzt.

Mehr zu Rechtsgrundlagen, Fotos und Newslettern im Ratgeber DSGVO für Veranstalter.

Checkliste: Gästeliste vor dem Event

• Gesamtkontingent für die Gästeliste festlegen (inklusive Begleitpersonen)
• Kontingente auf Promoter, Künstler, Presse, Sponsoren und Team verteilen
• Regeln für Plus-ones, Uhrzeit-Limit und Frist für Einträge kommunizieren
• Liste am Eventtag zur Frist schließen und alphabetisch sortieren
• Eigene Linie oder Person für die Gästeliste einplanen
• Einlassleitung als einzige Instanz für Ausnahmen festlegen
• Nach dem Event: Erscheinungsquote pro Kategorie und Promoter auswerten, Liste löschen

So setzt du das mit Eventoren um

In Eventoren führst du die Gästeliste digital direkt beim Event, statt mit Excel und Ausdruck.

• Kontingente: Du legst Kontingente mit Namen und Limit an, zum Beispiel „Promoter Ali – 10“ oder „Presse – 4“. Die Auslastung zählt den Gast plus seine Begleitpersonen.
• Begleitpersonen: Jeder Eintrag kann 0 bis 5 Begleitpersonen haben.
• Eintrag: Name, optional E-Mail, Zahl der Begleitpersonen, Notiz und Kontingent. Die Spalte „eingeladen von“ bildest du über das Kontingent ab.
• Check-in: Am Einlass suchst du den Gast in der Liste und checkst ihn dort ein. Die Gästeliste ergänzt so die Scanner-Links, die Helfer im Smartphone-Browser öffnen.
• Freitickets: Du kannst einem Gast optional ein kostenloses Ticket mit QR-Code ausstellen, das am Einlass wie jedes andere Ticket gescannt wird. Kostenlose Tickets kosten bei Eventoren keine Gebühr.

Lege trotzdem einen Ausdruck als Notfall-Liste bereit, denn die digitale Liste braucht am Einlass Internet. Eventoren bietet Exporte als CSV, XLSX, PDF und ICS. Fragen beantwortet das Team über Kontakt.

Häufige Fragen

Was bedeutet „+1“ auf der Gästeliste?

„+1“ heißt, dass der eingetragene Gast eine Begleitperson mitbringen darf, die ebenfalls ohne Ticket eingelassen wird. „+2“ bedeutet zwei Begleitpersonen. Üblich ist, dass die Begleitung nur zusammen mit dem Hauptgast hereinkommt.

Wie viel Prozent der Kapazität sollte auf die Gästeliste?

Eine feste Regel gibt es nicht. Viele Veranstalter halten den Anteil klein, damit genug Tickets zum Verkauf bleiben. Lege den Wert vor dem Event fest und achte darauf, dass verkaufte Tickets plus Gästeliste inklusive Begleitpersonen nie über der zulässigen Personenzahl liegen.

Muss ich Gästelistengäste bei der GEMA angeben?

Bei Partys und Veranstaltungen nach den GEMA-Tarifen U-V und M-V richtet sich die Vergütung nach Raumgröße und dem höchsten Eintrittspreis, nicht nach der Zahl der Gästelistengäste. Bei Konzerten nach Tarif U-K zählt der Netto-Kartenumsatz, zu dem Freikarten nichts beitragen. Melde die Veranstaltung trotzdem vollständig an.

Darf ich die Gästeliste nach dem Event für meinen Newsletter nutzen?

Nein, nicht ohne Weiteres. Für Werbe-E-Mails brauchst du grundsätzlich eine ausdrückliche Einwilligung. Die Gästeliste dient dem Einlass und sollte nach dem Event gelöscht werden.

Gästeliste auf Papier oder digital?

Papier funktioniert bei kleinen Events mit einem Eingang. Sobald mehrere Personen die Liste pflegen, mehrere Eingänge einchecken oder Nachträge bis kurz vor Einlass kommen, ist eine digitale Liste mit Live-Check-in zuverlässiger. Ein Ausdruck als Notfall-Backup ist trotzdem sinnvoll.

Quellen

• DSGVO, Verordnung (EU) 2016/679 – Art. 5 und Art. 6
• § 7 UWG – Unzumutbare Belästigungen (Werbe-E-Mails)
• § 147 AO – Aufbewahrung von Unterlagen
• § 5 JuSchG – Tanzveranstaltungen
• Muster-Versammlungsstättenverordnung (MVStättV), Bauministerkonferenz
• GEMA – Tarife 2026