Clubnacht veranstalten: Deal mit dem Club, Vorverkauf, Gästeliste

Als externer Promoter machst du eine Clubnacht fast immer als Fremdveranstaltung: Der Club stellt Raum, Bar, Technik und oft die Security, du lieferst Line-up, Publikum und Ticketverkauf. Über Gewinn oder Verlust entscheidet vor allem der Deal: Fixmiete, Door Split, Bar-Beteiligung oder Mindestumsatz-Garantie verteilen das Risiko völlig unterschiedlich. Unten vergleichen wir alle vier Modelle an einer Clubnacht mit 400 Plätzen, für einen guten und einen schwachen Abend, und zeigen, wie du Vorverkauf, Gästeliste und Promoter so steuerst, dass aus einer Nacht eine Partyreihe wird (Stand: November 2026).

Das Wichtigste in Kürze

• Vier Grundmodelle: Fixmiete (du trägst das Risiko, der Club die Bar), Door Split (Risiko geteilt), Bar-Beteiligung (Upside für dich) und Mindestumsatz-Garantie (hohes Risiko, hoher Ertrag).
• Im Beispiel liegt das Ergebnis je nach Deal bei einem guten Abend zwischen +391 € und +1.591 €, bei einem schwachen zwischen −799 € und −1.547 €. Rechne jeden Deal für beide Szenarien.
• DJ-Gagen an Einzelkünstler sind KSA-pflichtig: 4,9 % (2026), 5,0 % (2027). Für ausländische DJs ziehst du 15 % Abzugsteuer plus Soli ein, wenn die Gage 250 € je Auftritt übersteigt.
• Tickets für Clubnächte kosten in der Regel 19 % Umsatzsteuer. 7 % sind möglich, wenn die DJ-Darbietung der Grund des Besuchs ist (BFH V R 17/17).
• Gästeliste mit festen Kontingenten pro Promoter und Uhrzeit-Limit. Miss nach jeder Nacht pro Promoter, wer wirklich kam.

Dieser Artikel ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

Was ist eine Clubnacht als Fremdveranstaltung?

Definition: Bei einer Fremdveranstaltung mietet ein externer Veranstalter (Promoter, Kollektiv, Verein) einen Club für eine Nacht oder bekommt ihn im Rahmen eines Deals überlassen. Der Promoter ist Veranstalter im Sinne von GEMA, Jugendschutz und Ticketverkauf, soweit der Vertrag nichts anderes regelt.

Klärt vor jedem Deal schriftlich, wer was übernimmt:

Bei der GEMA gilt: Hat der Club einen Vertrag, der Fremdveranstaltungen einschließt, musst du nicht selbst anmelden. Lass dir das schriftlich bestätigen. Sonst meldest du die Nacht vorher an, für DJs nach Tarif M-V. Wie das geht, steht im Ratgeber GEMA für Veranstaltungen.

Welche Deals mit dem Club gibt es?

In der Praxis werden die Modelle kombiniert: niedrige Miete plus Bar-Beteiligung, oder ein „Break“, bei dem der Club die Tür bis zur Deckung seiner Kosten bekommt und danach gesplittet wird.

Drei Punkte entscheiden über die Fairness jedes Deals:

1. Bemessungsgrundlage: Wird vom Brutto- oder vom Netto-Türumsatz gesplittet, also vor oder nach Umsatzsteuer und Ticketgebühr? Bei 19 % Umsatzsteuer ist das ein großer Unterschied.
2. Gästeliste: Zählen Gästelistengäste für Barschwellen und Kapazität? Wie viele Plätze hat der Club selbst?
3. Kontrolle: Wer zählt die Tür, wer sieht die Barabrechnung? Ohne Einsicht in die Bar ist eine Bar-Beteiligung Vertrauenssache.

Beispielrechnung: Vier Deals für dieselbe Nacht

Ein Kollektiv veranstaltet 2027 eine Clubnacht in einem Club mit 400 Plätzen. Vorverkauf 15 €, Abendkasse 18 €. Das Kollektiv ist umsatzsteuerpflichtig und rechnet mit 19 %. Die Ticketgebühr von Eventoren (3,9 % + 0,49 € pro Ticket) trägt das Kollektiv. Alle Werte sind eine Beispielrechnung, Gagen und Deals sind Annahmen.

Kosten des Promoters (in allen Deals gleich)

Guter Abend: 300 zahlende Gäste

220 Vorverkauf × 15 € + 80 Abendkasse × 18 € = 4.740 € brutto. Abzüglich 19 % Umsatzsteuer (756,81 €) und Ticketgebühr (331,86 €) bleiben 3.651,33 € Netto-Tür. Mit 40 Gästelistenplätzen sind 340 Gäste im Club, die im Schnitt 14 € an der Bar ausgeben: 4.760 € brutto, 4.000 € netto.

Schwacher Abend: 150 zahlende Gäste

120 Vorverkauf und 30 Abendkasse ergeben 2.340 € brutto, 1.801,63 € Netto-Tür. Mit 30 Gästelistenplätzen sind 180 Gäste da, Bar 2.520 € brutto (2.117,65 € netto).

Was die Rechnung zeigt

• Door Split ist für eine neue Reihe das sicherste Modell: kleinster Verlust am schwachen Abend, ordentlicher Ertrag am guten.
• Garantie-Deals lohnen sich nur, wenn du sicher volle Häuser bringst. Am schwachen Abend zahlst du für leere Theken.
• Bar-Beteiligung lohnt sich nur mit hohem Barumsatz pro Kopf. Bei 14 € pro Gast deckt sie im Beispiel nicht einmal die höhere Miete.
• Umsatzsteuer: Kommen die Gäste nachweislich wegen der DJ-Darbietungen, können 7 % statt 19 % gelten. Am guten Abend wären das rund 447 € mehr Netto-Tür. Die Kriterien stehen im Ratgeber Umsatzsteuer auf Eintrittskarten.

Was kosten DJs und was gilt bei der Künstlersozialabgabe?

DJ-Gagen sind Verhandlungssache und hängen von Bekanntheit, Region und Wochentag ab. Verlässliche Marktzahlen gibt es nicht, deshalb rechnen wir oben mit Annahmen. Wichtiger als die Gage selbst sind die Nebenkosten:

Künstlersozialabgabe

Zahlst du DJs als selbständige Einzelkünstler, kann Künstlersozialabgabe anfallen: 4,9 % im Jahr 2026 und 5,0 % im Jahr 2027 auf Gage und erstattete Nebenkosten (nicht auf steuerfreie Reisekosten und nicht auf Zahlungen an eine GmbH). Ein Kollektiv, dessen wesentlicher Zweck Clubnächte mit DJs sind, zahlt nach unserer Einschätzung ab dem ersten Euro (§ 24 Abs. 1 KSVG). Ein Verein mit höchstens drei Veranstaltungen im Jahr bleibt frei. Meldung bis 31. März des Folgejahres. Alle Details im Ratgeber Künstlersozialabgabe.

DJs aus dem Ausland

Bei DJs ohne Wohnsitz in Deutschland musst du nach § 50a EStG eine Abzugsteuer von 15 % der Gage einbehalten, plus 5,5 % Solidaritätszuschlag auf diese Steuer (zusammen 15,825 %). Sie entfällt, wenn die Einnahmen je Darbietung 250 € nicht übersteigen. Du meldest und zahlst bis zum 10. des Monats nach Quartalsende an das Bundeszentralamt für Steuern. Ist der DJ ein ausländischer Unternehmer, schuldest du als Unternehmer außerdem die deutsche Umsatzsteuer auf die Gage selbst (§ 13b UStG). Rechenbeispiele dazu stehen im Ratgeber Konzert veranstalten.

Vorverkauf oder Abendkasse: Welcher Mix ist richtig?

Clubpublikum entscheidet spät. Trotzdem lohnt es sich, den Vorverkauf aktiv zu steuern:

• Planungssicherheit: Am Vorverkauf siehst du zwei Wochen vorher, ob du nachlegen musst (Werbung, Gästeliste kürzen, Personal anpassen).
• Preisanreiz: Ein spürbarer Abstand zwischen Vorverkauf und Abendkasse, etwa 3 €, belohnt Frühkäufer. Kommuniziere den Abendkassenpreis von Anfang an.
• Einlass: Vorverkaufsgäste werden nur gescannt und sind schneller drin als Käufer an der Kasse.

Beispielrechnung Kontingente für 400 Plätze

Plane so, dass Vorverkauf plus Gästeliste die Kosten weitgehend decken. Die Abendkasse ist der Bonus. Wie viel Aufschlag an der Tür sinnvoll ist und wie eine bargeldlose Abendkasse läuft, erklärt der Ratgeber Abendkasse organisieren.

Wie hältst du die Gästeliste im Griff?

Die Gästeliste ist im Club das größte Leck. Jeder Platz kostet dich einen Eintritt und zählt trotzdem zur Kapazität. Bewährte Regeln:

• Gesamtkontingent vorher festlegen, z. B. 10 % der Kapazität
• Feste Kontingente pro Person: DJs, jeder Promoter, Club, Presse, Team
• Begleitpersonen zählen ins Kontingent
• Eintragsfrist am Nachmittag des Eventtags
• Uhrzeit-Limit, z. B. Gästeliste nur bis 0:30 Uhr
• Nach jeder Nacht pro Kontingent auswerten: eingetragen vs. erschienen
• Promoter mit leeren Listen bekommen beim nächsten Mal weniger Plätze

Eine Vorlage mit Spalten und Kontingent-Tabelle findest du im Ratgeber Gästeliste führen.

Welche Promoter-Modelle funktionieren?

Für die Zuordnung pro Promoter brauchst du ein eigenes Merkmal pro Promoter, etwa eine eigene Ticketstufe mit eigenem Kontingent. Provisionen sind für die Promoter steuerpflichtiges Einkommen. Zahlst du regelmäßig, kläre mit deinem Steuerberater, ob Minijob, kurzfristige Beschäftigung oder freie Mitarbeit passt. Promoter sind keine Künstler, die Künstlersozialabgabe betrifft sie nicht.

Wie wird aus einer Nacht eine Partyreihe?

Eine Reihe lohnt sich, weil Werbung, Publikum und Beziehungen zum Club von Nacht zu Nacht wachsen. Die Bausteine:

• Fester Rhythmus: Gleicher Wochentag, gleiche Woche im Monat. Gäste planen dich ein.
• Wiedererkennbare Marke: Name, Bildsprache, Residents, die jedes Mal spielen.
• Eigene Kanäle: Instagram, Telegram oder WhatsApp-Kanal, Newsletter an frühere Käufer nur mit Einwilligung oder im Rahmen der Bestandskundenregel (§ 7 Abs. 3 UWG).
• Verhandlungsposition: Nach drei bis vier stabilen Nächten kannst du dem Club bessere Konditionen vorschlagen, belegt mit deinen Zahlen.
• Steuern ernst nehmen: Eine Reihe ist eine nachhaltige, unternehmerische Tätigkeit. Gewerbe anzeigen, Umsätze im Blick behalten (Kleinunternehmergrenze 25.000 € im Vorjahr).

KPIs nach jeder Clubnacht

So setzt du das mit Eventoren um

Bei Eventoren legst du die Staffel als Ticketstufen an, jede mit eigenem Preis, Kontingent und Höchstmenge pro Bestellung, etwa „Early Bird – 60 Stück“ und „Vorverkauf“. Für Promoter kannst du eigene Ticketstufen mit eigenem Kontingent anlegen und so die Verkäufe zuordnen. Soll eine Stufe exklusiv bleiben, markierst du sie als „nur mit Freischaltcode“. Die Einmalcodes erzeugt das Eventoren-Team auf Anfrage und übergibt sie als CSV- oder PDF-Liste.

Die Gästeliste führst du mit Kontingenten und 0 bis 5 Begleitpersonen, inklusive Check-in. Die Abendkasse läuft bargeldlos: Gäste scannen das QR-Plakat und zahlen zu eigenen Abendkassenpreisen auf ihrem Smartphone. Am Einlass scannt dein Team über geteilte Scanner-Links im Browser, ohne App, mit Internet. Die Check-in-Statistik zeigt die Einlässe pro Eingang und Ticketstufe, abgelehnte Scans nennen den Grund.

Die Gebühr beträgt 3,9 % plus 0,49 € pro bezahltem Ticket, inklusive Umsatzsteuer und Zahlungsabwicklung. Für die Abrechnung mit dem Club exportierst du CSV, XLSX oder PDF. Die Auszahlung kommt spätestens am 7. Bankarbeitstag nach dem Event. Fragen über Kontakt.

Häufige Fragen

Welcher Deal ist für eine neue Partyreihe am besten?

Für den Anfang meist ein Door Split, weil Club und Promoter das Risiko teilen. Im Beispiel verliert der Promoter bei einem schwachen Abend damit am wenigsten. Fixmiete und Garantie lohnen sich erst, wenn du verlässlich volle Nächte bringst.

Wer meldet die Clubnacht bei der GEMA an?

Der Veranstalter, also in der Regel der Promoter. Hat der Club einen GEMA-Vertrag, der Fremdveranstaltungen einschließt, entfällt die eigene Anmeldung. Lass dir das vom Club schriftlich bestätigen, sonst meldest du vorher selbst an.

Muss ich für ausländische DJs Steuern einbehalten?

Ja, wenn die Einnahmen je Auftritt 250 € übersteigen. Dann behältst du 15 % plus 5,5 % Solidaritätszuschlag auf diese Steuer ein und führst sie an das Bundeszentralamt für Steuern ab. Ist der DJ ausländischer Unternehmer, schuldest du zusätzlich die Umsatzsteuer nach § 13b UStG.

Wie groß sollte die Gästeliste sein?

Eine feste Regel gibt es nicht. Im Beispiel planen wir mit höchstens 10 % der Kapazität, verteilt als feste Kontingente. Deine eigene Erscheinungsquote zeigt nach einigen Nächten, ob das passt. Wichtig ist, dass verkaufte Tickets plus Gästeliste nie die zulässige Personenzahl übersteigen.

Welche Umsatzsteuer gilt für Clubnacht-Tickets?

In der Regel 19 %, weil Party-Charakter und Getränke im Vordergrund stehen. Kommen die Gäste nachweislich wegen angekündigter DJs und ihrer eigenen Darbietung, können nach BFH V R 17/17 7 % gelten. Dokumentiere die Einordnung und sprich mit deinem Steuerberater.

Quellen

• § 24 KSVG (Abgabepflichtige Unternehmer)
• Künstlersozialabgabe-Verordnung 2027, BGBl. 2026 I Nr. 262
• § 50a EStG (Steuerabzug bei beschränkt Steuerpflichtigen)
• § 3 SolZG (Bemessungsgrundlage, inkl. § 50a)
• § 13b UStG (Leistungsempfänger als Steuerschuldner)
• BFH, Urteil vom 23.07.2020 – V R 17/17
• GEMA: Tarife 2026
• § 7 UWG (Unzumutbare Belästigungen)