Firmenevents und Konferenzen: Tickets, Rechnungen, Steuern

Bei Konferenzen und Firmenevents entscheidet die Abrechnung mehr als der Ticketpreis: Bezahlte Konferenztickets kosten in der Regel 19 % Umsatzsteuer, Rechnungen an Firmen über 250 € brutto brauchen alle Pflichtangaben, und ab 01.01.2027 müssen umsatzstarke Veranstalter solche Rechnungen als E-Rechnung ausstellen. Lädt ein Unternehmen dagegen seine eigenen Mitarbeitenden ein, gilt der Freibetrag von 110 € pro Person für höchstens zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr. Hier findest du beide Fälle mit Rechenbeispielen, die passende Ticketstruktur und eine Checkliste (Stand: November 2026).

Das Wichtigste in Kürze

• Bezahlte Konferenz: meist 19 % Umsatzsteuer, weil Fachvorträge nicht unter den 7-%-Satz für Konzerte und Theater fallen. Steuerfrei nur in Sonderfällen, etwa bei Volkshochschulen oder gemeinnützigen Trägern.
• Firmenkunden: Bis 250 € brutto reicht eine Kleinbetragsrechnung. Darüber brauchst du Name und Anschrift des Kunden, Steuernummer, fortlaufende Rechnungsnummer und Leistungszeitpunkt.
• E-Rechnung: Pflicht ab 01.01.2027, wenn dein Umsatz 2026 über 800.000 € lag, ab 01.01.2028 für alle außer Kleinunternehmern. Privatkäufer sind ausgenommen.
• Betriebsveranstaltung: 110 € pro teilnehmendem Arbeitnehmer inklusive Umsatzsteuer und Begleitperson, für bis zu zwei Veranstaltungen im Jahr, offen für alle Beschäftigten.
• Ticketstruktur: Early Bird als limitierte Stufe, Regular, Workshops als eigene Ticketstufe, Teilnehmernamen für Namensschilder.

Dieser Artikel ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

Bezahlte Konferenz oder kostenloses Firmenevent: Was ist der Unterschied?

Definition: Eine Konferenz ist eine Veranstaltung mit Vorträgen, Workshops und Austausch zu einem Fachthema, zu der sich Teilnehmende anmelden, meist gegen Gebühr. Ein Firmenevent ist eine Veranstaltung, die ein Unternehmen für Mitarbeitende, Kunden oder Partner ausrichtet, oft ohne Eintritt.

Beide brauchen eine Anmeldung, aber steuerlich und organisatorisch gelten andere Regeln:

Für kostenlose Events gilt: Eine Anmeldung mit Gratis-Tickets senkt No-Shows nur, wenn du nachfasst und die Kapazität bewusst überbuchst. Wie das geht, steht im Ratgeber Kostenlose Events.

Welche Umsatzsteuer gilt für Konferenztickets?

Für Konferenz- und Seminartickets gilt in der Regel der Regelsatz von 19 %. Der ermäßigte Satz von 7 % nach § 12 Abs. 2 Nr. 7a UStG erfasst Theater, Konzerte, Museen und vergleichbare Darbietungen ausübender Künstler, nicht aber Fachvorträge und Workshops.

Wo ist die Konferenz steuerpflichtig?

Für Firmenkunden gilt eine Sonderregel: Die Eintrittsberechtigung zu Veranstaltungen wie Kongressen, Messen und Seminaren wird dort versteuert, wo die Veranstaltung tatsächlich stattfindet (§ 3a Abs. 3 Nr. 5 UStG, Art. 53 MwSt-Systemrichtlinie). Kauft eine Firma aus Österreich ein Ticket für deine Konferenz in Köln, berechnest du deutsche Umsatzsteuer, ein Reverse-Charge-Verfahren gibt es dafür nicht. Umgekehrt gilt: Richtest du eine Konferenz in Wien aus, fällt österreichische Umsatzsteuer an.

Ausnahme virtuell: Wird die Teilnahme nur virtuell ermöglicht, gilt seit 2025 die allgemeine B2B-Regel, also der Sitz des Kunden. Bei einem Online-Ticket für eine Firma aus dem EU-Ausland ist dann in der Regel der Kunde Steuerschuldner. Hybride Konferenzen solltest du deshalb mit zwei getrennten Ticketstufen anlegen: vor Ort und online.

Verpflegung im Ticket

Viele Konferenztickets enthalten Mittagessen und Getränke. Speisen in der Gastronomie kosten seit 01.01.2026 dauerhaft 7 %, Getränke 19 %. Ob die Verpflegung im Konferenzticket eine unselbständige Nebenleistung ist (dann 19 % auf alles) oder getrennt abgerechnet werden kann, hängt vom Einzelfall ab. Kläre das mit deiner Steuerberatung, bevor du Preise veröffentlichst. Grundlagen erklärt der Ratgeber Umsatzsteuer auf Eintrittskarten.

Was muss auf der Rechnung an Firmenkunden stehen?

Firmenkunden brauchen eine ordnungsgemäße Rechnung, sonst können sie die Vorsteuer nicht abziehen. Entscheidend ist der Gesamtbetrag pro Rechnung, nicht pro Ticket.

Ein Regular-Ticket für 299 € liegt also schon allein über der Grenze. Ein Early-Bird-Ticket für 249 € ist eine Kleinbetragsrechnung, kauft die Firma aber zwei davon in einer Bestellung, wird es eine vollständige Rechnung.

E-Rechnung ab 2027

Ab 01.01.2027 müssen Unternehmen Rechnungen an andere inländische Unternehmen als E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) ausstellen, wenn ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag. Ab 01.01.2028 gilt das für alle außer Kleinunternehmern. Ausgenommen bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen an Privatpersonen. Eine Verschiebung ist Stand November 2026 nicht beschlossen.

Für Konferenzveranstalter heißt das: Firmenbestellungen über 250 € brauchen je nach Umsatz ab 2027 oder 2028 ein strukturiertes Format. Plane jetzt, mit welcher Software du diese Rechnungen erzeugst. Welche Formate gelten und was du für Sponsoring- und Standrechnungen brauchst, steht im Ratgeber E-Rechnungspflicht 2027.

Beispielrechnung: Fachkonferenz mit 290 Tickets

Eine eintägige Fachkonferenz 2027 mit 250 Plätzen und einem Workshop-Raum. Alle Preise brutto mit 19 % Umsatzsteuer, die Ticketgebühr trägt der Veranstalter. Die Kosten sind Annahmen.

Netto ohne Umsatzsteuer bleiben 61.605,04 €, nach Ticketgebühr 58.604,14 €. Dem stehen Kosten von 42.650 € netto gegenüber (Tagungsraum 12.000 €, Catering 250 × 45 € = 11.250 € plus Workshop-Verpflegung 1.800 €, Technik und Streaming 6.000 €, Reisekosten der Speaker 4.000 €, Marketing 5.000 €, Namensschilder und Druck 600 €, Personal 2.000 €) plus 10 % Puffer, zusammen 46.915 €. Ergebnis: rund 11.690 €. Die 150 Regular-Bestellungen über 250 € brauchen vollständige Rechnungen, die Early-Bird-Einzeltickets nicht.

Was gilt bei Betriebsveranstaltungen: die 110-€-Regel?

Definition: Eine Betriebsveranstaltung ist eine Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter, etwa Sommerfest, Weihnachtsfeier oder Betriebsausflug (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG).

Die Regeln aus dem Gesetz:

• 110 € pro Veranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer bleiben steuer- und beitragsfrei. Es zählen alle Kosten inklusive Umsatzsteuer: Location, Catering, Musik, Deko, Shuttle.
• Begleitpersonen werden dem Arbeitnehmer zugerechnet. Bringt jemand eine Partnerin mit, zählen beide Anteile gegen seine 110 €.
• Höchstens zwei Veranstaltungen pro Jahr sind begünstigt.
• Die Teilnahme muss allen Beschäftigten des Betriebs oder eines Betriebsteils offenstehen.
• Was über 110 € liegt, ist Arbeitslohn. Der Arbeitgeber kann ihn pauschal mit 25 % Lohnsteuer versteuern (§ 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG).

Beispielrechnung: Sommerfest mit 130 Gästen

Ein Unternehmen lädt 100 Mitarbeitende ein, 30 bringen eine Begleitperson mit. Die Gesamtkosten betragen 13.000 € brutto, also 100 € pro Gast.

Für 30 Mitarbeitende mit Begleitung sind das 2.700 € pauschal zu versteuernder Arbeitslohn. Die Ticketing-Seite hilft dabei: Mit Anmeldung über Gratis-Tickets und Teilnehmernamen weißt du hinterher genau, wer mit Begleitung da war. Lege dafür zwei Ticketstufen an, „Mitarbeitende“ und „Begleitperson“.

Spielt Musik, beachte: Firmenfeiern sind für die GEMA öffentlich. Ohne Eintritt rechnet die GEMA die Netto-Musikkosten auf die Gästezahl um und setzt 100 m² pro 150 Gäste an. Details im Ratgeber GEMA für Veranstaltungen.

Welche Ticketstufen braucht eine Konferenz?

Eine Konferenz verkauft mit wenigen, gut erklärten Stufen. Jede Stufe hat einen eigenen Preis und ein eigenes Kontingent.

Die Stückzahl im Early Bird bestimmt, wie früh die Konferenz Planungssicherheit bekommt. Hat deine Zielgruppe Weiterbildungsbudgets pro Kalenderjahr, lohnt sich ein Early Bird, der vor dem Jahreswechsel endet. Mehr zur Größe des Kontingents im Ratgeber Early-Bird-Tickets.

Workshops als eigene Ticketstufe haben zwei Vorteile: Der Raum kann nicht überbucht werden, und du siehst in der Teilnehmerliste sofort, wer welchen Workshop gebucht hat. Schreib in die Beschreibung, dass das Workshop-Ticket nur zusammen mit einem Konferenzticket gilt, und gleiche die Listen vor dem Event ab.

Welche Anmeldedaten darfst du erheben und wie lange?

Für eine Konferenz brauchst du mehr als Name und E-Mail: Firma, Rechnungsanschrift, oft Funktion für das Namensschild. Die DSGVO verlangt, dass du nur erhebst, was du für den Zweck brauchst, und es nicht länger aufbewahrst als nötig.

Gib Teilnehmerlisten nicht ungefragt an Sponsoren weiter, auch wenn das in der Branche üblich wirkt. Fotos auf der Konferenz brauchen einen Hinweis bei der Anmeldung und am Eingang. Alles Weitere steht im Ratgeber DSGVO für Veranstalter.

Wie organisierst du Namensschilder und Check-in?

Namensschilder entstehen aus den Teilnehmernamen der Tickets. Der Ablauf:

1. Teilnehmernamen pro Ticket erheben. Bucht eine Assistenz fünf Tickets für ihr Team, gehört auf jedes Ticket ein eigener Name.
2. Liste exportieren, etwa 3 Tage vor dem Event, und mit einer Serienbrief- oder Badge-Vorlage drucken. Änderungen danach druckst du vor Ort nach.
3. Badges alphabetisch sortieren und am Check-in nach Nachnamen-Bereichen (A–K, L–Z) aufteilen.
4. Ticket scannen, dann Badge ausgeben. So stimmt die Check-in-Statistik und niemand bekommt zwei Badges.
5. Farben oder Bänder für Speaker, Sponsoren, Presse, Workshop-Teilnehmende.

Bei einer Konferenz kommen die meisten Gäste in den 30 Minuten vor der Keynote. Plane die Zahl der Check-in-Plätze für diese Spitze, nicht für den Durchschnitt.

Checkliste: Konferenz oder Firmenevent mit Tickets

• Format festgelegt: bezahlte Konferenz, kostenloses Firmenevent oder Betriebsveranstaltung
• Umsatzsteuersatz und Behandlung der Verpflegung mit Steuerberatung geklärt
• Bei Konferenzen im Ausland: Umsatzsteuer am Veranstaltungsort geprüft
• Rechnungsweg für Firmenbestellungen über 250 € geklärt, E-Rechnungs-Pflicht ab 2027 oder 2028 geprüft
• Bei Betriebsveranstaltung: Kosten pro Kopf inklusive Umsatzsteuer und Begleitpersonen gegen 110 € gerechnet
• Ticketstufen angelegt: Early Bird, Regular, Workshop, ggf. Online und Mitglieder
• Speaker, Sponsoren und Presse in der Gästeliste
• Datenschutzhinweise, Fotohinweis und Löschfristen festgelegt
• Teilnehmernamen pro Ticket vollständig, Export für Namensschilder geplant
• Check-in-Plätze auf die Spitze vor der Keynote ausgelegt
• GEMA angemeldet, falls Musik läuft
• Nach dem Event: Teilnehmerliste auswerten, Daten löschen, die du nicht mehr brauchst

So setzt du das mit Eventoren um

Bei Eventoren legst du Early Bird, Regular und Workshop als eigene Ticketstufen mit eigenem Kontingent an. Automatische Preisphasen gibt es nicht. Pro Stufe legst du die maximale Anzahl pro Bestellung fest. Mitglieder- oder Partnertarife markierst du als „nur mit Freischaltcode“, die Codes erzeugt das Eventoren-Team auf Anfrage. Kostenlose Tickets für Firmenevents kosten nichts.

Jedes Ticket trägt einen Teilnehmernamen, den du bei Bedarf änderst. Teilnehmerlisten exportierst du als CSV, XLSX oder PDF und nutzt sie für Namensschilder. Am Eingang scannen Helfer über geteilte Scanner-Links im Smartphone-Browser, mit Internetverbindung. Speaker und Sponsoren führst du auf der Gästeliste.

Käufer bestellen ohne Konto. Im Kundenkonto sehen sie Tickets, Bestellungen und Rechnungen zu ihren Bestellungen. Eine ehrliche Grenze: Ob diese Bestellrechnung für deinen Firmenkunden alle Pflichtangaben einer Rechnung über 250 € enthält, klärst du vorab mit uns über das Kontaktformular. Sammelrechnungen und E-Rechnungen erstellst du bei Bedarf mit deiner eigenen Rechnungssoftware.

Häufige Fragen

Welche Umsatzsteuer gilt für Konferenztickets?

In der Regel 19 %, denn der ermäßigte Satz von 7 % gilt für Konzerte, Theater und vergleichbare künstlerische Darbietungen, nicht für Fachvorträge. Steuerfrei können Vorträge von Volkshochschulen, öffentlichen oder gemeinnützigen Trägern sein. Bei Firmenkunden wird die Konferenz dort besteuert, wo sie stattfindet.

Brauchen Firmenkunden eine E-Rechnung für Konferenztickets?

Ab 01.01.2027, wenn dein Umsatz 2026 über 800.000 € lag, sonst ab 01.01.2028, und nur für Rechnungen über 250 € brutto an Unternehmen. Einzeltickets bis 250 € und Tickets an Privatpersonen bleiben ausgenommen. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnung ausstellen.

Was bedeutet die 110-Euro-Grenze bei Betriebsveranstaltungen?

Bis 110 € pro teilnehmendem Arbeitnehmer und Veranstaltung bleiben die Kosten steuer- und beitragsfrei, inklusive Umsatzsteuer und Kosten für Begleitpersonen. Das gilt für höchstens zwei Veranstaltungen pro Jahr, die allen Beschäftigten offenstehen. Den Betrag darüber kann der Arbeitgeber pauschal mit 25 % versteuern.

Ist eine Konferenz eine Betriebsveranstaltung?

Nein, wenn Mitarbeitende eine externe Fachkonferenz zur Weiterbildung besuchen, ist das keine Betriebsveranstaltung. Eine Betriebsveranstaltung hat gesellschaftlichen Charakter und wird vom Arbeitgeber für die eigene Belegschaft ausgerichtet, etwa ein Sommerfest. Die 110-€-Regel gilt nur dafür.

Wie bekomme ich Namensschilder aus der Ticketanmeldung?

Erhebe pro Ticket einen Teilnehmernamen, exportiere die Liste einige Tage vor dem Event als CSV oder XLSX und drucke die Schilder über eine Serienbrief-Vorlage. Späte Änderungen druckst du vor Ort nach. Gib das Schild erst nach dem Scan des Tickets aus.

Quellen

• § 12 UStG (Steuersätze)
• § 4 UStG (Steuerbefreiungen)
• § 3a UStG (Ort der sonstigen Leistung)
• § 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen)
• § 33 UStDV (Rechnungen über Kleinbeträge)
• § 27 UStG (Übergangsregeln E-Rechnung)
• BMF: FAQ zur E-Rechnung
• § 19 EStG (Betriebsveranstaltung)
• § 40 EStG (Pauschalierung)
• § 147 AO (Aufbewahrung)
• GEMA: Musik für Firmenfeiern