E-Rechnungspflicht 2027: Was Veranstalter jetzt tun müssen

Ab 01.01.2027 müssen Unternehmer in Deutschland Rechnungen an andere inländische Unternehmer als E-Rechnung ausstellen, wenn ihr Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € lag. Ab 01.01.2028 gilt die Pflicht für alle außer Kleinunternehmern. Empfangen können muss jedes Unternehmen schon seit 01.01.2025, dafür reicht ein E-Mail-Postfach. Für Veranstalter heißt das: Tickets an Privatkäufer und Einzeltickets bis 250 € brutto bleiben ausgenommen. Gruppenbuchungen von Firmen, Sponsoringrechnungen und Standgebühren brauchen dagegen bald das strukturierte Format.

Das Wichtigste in Kürze

• Empfangen: Pflicht seit 01.01.2025 für alle inländischen Unternehmer, auch Kleinunternehmer und unternehmerisch tätige Vereine. Ein E-Mail-Postfach genügt.
• Ausstellen: ab 01.01.2027 bei Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €, ab 01.01.2028 für alle (§ 27 Abs. 38 UStG). Stand: November 2026, keine Verschiebung beschlossen.
• Ausgenommen: Rechnungen an Privatpersonen (B2C), Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) und Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV).
• Zulässige Formate: XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (nicht die Profile MINIMUM und BASIC-WL). Ein normales PDF ist keine E-Rechnung.
• Betroffen sind bei Veranstaltern vor allem Firmen-Gruppentickets über 250 €, Sponsoring, Standgebühren und alle Eingangsrechnungen von Location, Technik und Catering.

Dieser Artikel ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

Was ist eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes?

Definition: Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, „die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“ (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen (§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG). Alle anderen Rechnungen, also Papier und unstrukturierte Dateien wie ein normales PDF, heißen seit 2025 „sonstige Rechnung“.

Das ist der Punkt, an dem viele Veranstalter falsch liegen: Die PDF-Rechnung, die du per Mail an den Sponsor schickst, war bis Ende 2024 eine „elektronische Rechnung“. Seit 01.01.2025 ist sie es nicht mehr. Das BMF schreibt in seinen FAQ ausdrücklich, dass ein einfaches PDF-Dokument „kein strukturiertes Format“ hat.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht? Der Zeitplan 2025 bis 2028

Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Wir haben den Wortlaut am 06.11.2026 auf gesetze-im-internet.de geprüft. Stand: November 2026.

Maßgeblich für die 800.000-€-Grenze ist der Gesamtumsatz im Sinne von § 19 Abs. 2 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr. Für 2027 zählt also dein Umsatz 2026. Bei einem Verein ist das der Umsatz aus dem unternehmerischen Bereich, nicht Mitgliedsbeiträge oder Spenden.

Wird die E-Rechnungspflicht verschoben?

Stand 07.11.2026: Nein. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) hat am 22.06.2026 gefordert, die Stufe 2027 auf den 01.01.2028 zu verschieben. Ein Gesetzgebungsverfahren dazu ist nicht bekannt. § 27 Abs. 38 UStG ist unverändert. Das BMF hat am 15.10.2026 ein weiteres Schreiben mit ergänzenden Regelungen veröffentlicht, aber keine Fristverschiebung beschlossen. Das Jahressteuergesetz 2026 ist noch im Verfahren. Prüfe vor dem Jahreswechsel noch einmal die BMF-FAQ, bevor du dich auf 2027 einstellst.

Welche Rechnungen sind ausgenommen?

Die E-Rechnungspflicht greift nur, wenn überhaupt eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Rechnung besteht und der Empfänger ein inländischer Unternehmer ist. Das BMF nennt in seinen FAQ (Frage 4) diese Ausnahmen:

Zwei Details, die Veranstalter kennen sollten:

• Barzahlung ändert nichts. Das BMF stellt klar, dass auch bar bezahlte Leistungen über 250 € an Unternehmer eine E-Rechnung brauchen. Kauft eine Firma an der Abendkasse 15 Karten, kannst du einen Beleg vor Ort geben und die E-Rechnung später per Mail als Berichtigung nachreichen (BMF-FAQ Frage 10).
• Die 250 € gelten pro Rechnung, nicht pro Ticket. Zehn Tickets à 30 € auf einer Rechnung sind 300 € und damit keine Kleinbetragsrechnung mehr.

Welche Rechnungen betreffen Veranstalter konkret?

Die meisten Ticketkäufer sind Privatpersonen. Deshalb glauben viele Veranstalter, die E-Rechnung gehe sie nichts an. Schau dir aber an, wer dir Geld zahlt und wem du Geld zahlst:

Beispielrechnung (Stand: November 2026): Ein Kulturverein ist umsatzsteuerpflichtig, hatte 2026 einen Gesamtumsatz von 180.000 € und veranstaltet 2027 ein Stadtfest.

• Ein Privatbesucher kauft 4 Tickets à 18 € = 72 €: keine E-Rechnung (B2C).
• Ein Autohaus kauft 25 Tickets à 18 € = 450 € für die Belegschaft: E-Rechnung nötig, aber erst für Umsätze ab 2028, weil der Verein 2026 unter 800.000 € lag. 2027 darf er noch Papier oder (mit Zustimmung) PDF schicken.
• Eine Brauerei sponsert für 1.500 € netto + 19 % USt = 1.785 € brutto: gleiche Logik, 2027 noch sonstige Rechnung möglich, ab 2028 E-Rechnung.
• Die Stadthalle schickt ihre Mietrechnung schon 2027 als XRechnung: Der Verein muss sie seit 2025 annehmen und so archivieren, dass der strukturierte Teil unverändert bleibt.

Hätte derselbe Veranstalter 2026 über 800.000 € umgesetzt, etwa ein Festival oder eine Eventagentur, müssten die Rechnungen an Autohaus und Brauerei schon ab 01.01.2027 E-Rechnungen sein.

Gilt die E-Rechnung auch für Vereine und Kleinunternehmer?

Vereine: Laut BMF-FAQ (Frage 5) gilt die Pflicht für Vereine, soweit sie unternehmerisch tätig sind. Typisch unternehmerisch sind Feste mit Eintritt, Bewirtung, Sponsoring mit Werbeleistung oder Standvermietung. Für diesen Bereich muss der Verein E-Rechnungen empfangen und ab 2027/2028 auch ausstellen. Im rein ideellen Bereich, etwa bei Mitgliedsbeiträgen, gibt es keine E-Rechnungspflicht. Wie du die Bereiche trennst, erklärt der Ratgeber Umsatzsteuer auf Eintrittskarten.

Kleinunternehmer: Wer unter die Kleinunternehmerregelung fällt (Vorjahr bis 25.000 €, laufendes Jahr bis 100.000 €), muss keine E-Rechnungen ausstellen (§ 34a UStDV), aber empfangen können. Wechselst du zur Regelbesteuerung, gilt ab diesem Zeitpunkt die Ausstellungspflicht. Mehr dazu im Ratgeber Kleinunternehmerregelung für Veranstalter.

Privatpersonen und Abikomitees: Wer einmalig eine Party oder einen Abiball ausrichtet, ist in der Regel kein Unternehmer und damit nicht betroffen. Rechnungen, die du als Privatperson von Location oder Caterer bekommst, sind B2C und dürfen weiter auf Papier oder als PDF kommen.

XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format passt?

Das Gesetz schreibt kein bestimmtes Format vor, nur die Norm EN 16931. Laut BMF erfüllen XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Anforderungen, mit Ausnahme der ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL. Auch andere Formate (z. B. EDI) sind möglich, wenn beide Seiten sie vereinbaren und alle Pflichtangaben sauber auslesbar sind.

Für Veranstalter mit gemischten Kunden ist ZUGFeRD meist praktischer: Der Empfänger ohne Software sieht ein normales PDF, die Buchhaltung des Sponsors liest die XML-Daten. Wichtig ist, dass beide Teile übereinstimmen. Seit 2025 gilt bei Abweichungen der strukturierte Teil.

Bruttopreise bei Tickets: die Sonderregel bis Ende 2027

Tickets werden fast immer als Bruttopreis verkauft („25 € inkl. USt“). Die Norm EN 16931 rechnet aber von Nettopreisen aus, was zu Rundungsdifferenzen führen kann. Das BMF beanstandet es deshalb bei bis zum 31.12.2027 ausgestellten E-Rechnungen nicht, wenn der strukturierte Teil nur die Gesamtsummen je Steuersatz enthält und die Einzelpositionen in einer lesbaren Anlage stehen, auf die im strukturierten Teil hingewiesen wird (BMF-FAQ Frage 7b). Für Ticketrechnungen mit mehreren Steuersätzen, etwa Eintritt 19 % und Buffet 7 %, ist das hilfreich.

Weitere Sonderfälle aus den BMF-FAQ

• Sammelrechnung: Du darfst mehrere Leistungen eines Monats in einer E-Rechnung zusammenfassen und den Kalendermonat als Leistungszeitpunkt angeben.
• Anzahlungsrechnungen vor dem Pflichtstichtag müssen keine E-Rechnung sein, auch wenn das Event später stattfindet. Beispiel: Ein Sponsor zahlt im Dezember 2026 eine Anzahlung für ein Festival im Juli 2027.
• Berichtigungen müssen ebenfalls E-Rechnungen sein, sobald die Pflicht für dich gilt.

Wie empfange und prüfe ich E-Rechnungen?

Der Gesetzgeber schreibt keinen Übertragungsweg vor. Für den Empfang reicht ein E-Mail-Postfach (BMF-FAQ Frage 8 und 12). Dein Problem ist eher das Lesen und Aufbewahren:

1. Eigene Rechnungsadresse einrichten, zum Beispiel rechnungen@deinverein.de, und sie Location, Caterer und Technikfirmen mitteilen.
2. Viewer nutzen. Eine XRechnung ist reines XML. Die Finanzverwaltung bietet unter e-rechnung.elster.de einen kostenlosen Viewer an. Viele Buchhaltungsprogramme können XRechnung und ZUGFeRD direkt einlesen.
3. Original archivieren. Bewahre die E-Rechnung so auf, dass zumindest der strukturierte Teil unverändert vorliegt (§ 14b UStG). Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt 8 Jahre. Ein ausgedrucktes Bild der XRechnung reicht nicht.
4. Vorsteuer prüfen. Ist dein Lieferant zur E-Rechnung verpflichtet und schickt trotzdem ein PDF, ist das keine ordnungsgemäße Rechnung. Die BMF-FAQ (Frage 12b) nennen Wege, den Vorsteuerabzug trotzdem zu sichern, etwa eine nachträgliche E-Rechnung als Berichtigung. Sicherer ist, gleich die E-Rechnung anzufordern.

Ein Bußgeld für fehlende E-Rechnungen gibt es nach Auffassung der Finanzverwaltung derzeit nicht (BMF-FAQ Frage 12c, mit Verweis auf § 26a UStG). Dein Geschäftskunde hat aber einen zivilrechtlichen Anspruch auf eine E-Rechnung und riskiert ohne sie seinen Vorsteuerabzug. Spätestens dann wird es für dich unangenehm.

Was gilt bei Behörden und Kunden im Ausland?

Behörden (B2G): Schulen, Städte oder Landesbehörden, die Tickets oder Veranstaltungsleistungen kaufen, handeln oft nicht als Unternehmer. Dann gelten statt des UStG die E-Rechnungsverordnungen von Bund und Ländern, etwa die ERechV des Bundes ab 1.000 € mit Übermittlung über das Portal OZG-RE. Laut BMF gilt jeweils die strengere Regel. Frag bei öffentlichen Auftraggebern immer nach Leitweg-ID und Portal.

Ausland: Die deutsche Pflicht gilt nur, wenn leistender Unternehmer und Empfänger im Inland ansässig sind. Andere EU-Staaten haben eigene Regeln (Stand: November 2026):

Verkaufst du Konferenztickets an Firmen in mehreren Ländern, lies unseren englischen Guide E-invoicing for event organisers.

Checkliste: E-Rechnung für Vereine und Veranstalter

Sofort (gilt seit 2025):

• Rechnungs-E-Mail-Adresse einrichten und an alle Lieferanten kommunizieren.
• XRechnung-Viewer oder Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungs-Import auswählen.
• Ablage so organisieren, dass XML-Dateien unverändert 8 Jahre aufbewahrt werden.
• Klären, wer im Verein Eingangsrechnungen prüft (z. B. Kassenwart, Steuerberatung).

Bis Ende 2026:

• Gesamtumsatz 2026 nach § 19 Abs. 2 UStG ermitteln: über oder unter 800.000 €?
• Liste aller ausgehenden B2B-Rechnungen über 250 € erstellen: Sponsoren, Standgebühren, Gruppenbuchungen, Vermietungen.
• Prüfen, ob du Kleinunternehmer bist. Dann entfällt das Ausstellen dauerhaft.
• Sponsoringverträge für 2027 mit Rechnungsadresse und gewünschtem Format ergänzen.

Vor dem Pflichtstichtag (2027 oder 2028):

• Rechnungsprogramm auf ZUGFeRD (Profil EN 16931 oder höher) oder XRechnung umstellen.
• Steuersätze und Steuerbefreiungsgründe in der Software korrekt hinterlegen.
• Testrechnung an einen Sponsor oder deine Steuerberatung schicken und validieren lassen.
• Prozess für Firmenbuchungen festlegen: Wer stellt bei Gruppentickets über 250 € die E-Rechnung aus, du oder deine Ticketplattform?
• Vorlagen für Gutschriften und Rechnungskorrekturen anpassen.

So setzt du das mit Eventoren um

Bei Eventoren kaufen Gäste ohne Konto als Gast. Tickets kommen per E-Mail als PDF mit QR-Code, und im Kundenkonto finden Käufer ihre Tickets, Bestellungen und Rechnungen. Für Privatkäufer und Einzeltickets bis 250 € brauchst du damit keine weitere Rechnungslogik.

Für deine eigene Buchhaltung exportierst du Bestellungen als CSV, XLSX oder PDF. Mit der Rolle „Finanzen“ gibst du Kassenwart oder Steuerberatung Zugriff auf die Zahlen, ohne dass sie Events bearbeiten können. Die Auszahlung kommt per Überweisung spätestens am 7. Bankarbeitstag nach Veranstaltungsende auf deine IBAN.

Eine ehrliche Grenze: Sponsoringrechnungen, Standgebühren und Sammelrechnungen an Firmen stellst du über deine eigene Rechnungssoftware aus. Planst du Firmen-Gruppenbuchungen über 250 €, frag uns vorab über das Kontaktformular, wie die Rechnung für diese Bestellung aussieht, und stimm das mit deiner Steuerberatung ab. Die Gebühr von 3,9 % plus 0,49 € pro bezahltem Ticket enthält Umsatzsteuer und Zahlungsabwicklung. Wie du sie kalkulierst, zeigt der Ratgeber Ticketgebühren.

Häufige Fragen

Ab wann müssen Vereine E-Rechnungen ausstellen?

Unternehmerisch tätige Vereine müssen ab 01.01.2028 E-Rechnungen an inländische Unternehmer ausstellen, wenn ihr Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 € betrug, sonst schon ab 01.01.2027. Kleinunternehmer-Vereine sind vom Ausstellen ausgenommen. Empfangen können muss jeder unternehmerisch tätige Verein seit 01.01.2025.

Brauchen Tickets eine E-Rechnung?

Tickets an Privatpersonen nie, denn B2C ist nicht erfasst. Einzelne Tickets an Firmen bis 250 € brutto auch nicht, weil Kleinbetragsrechnungen ausgenommen sind (§ 33 UStDV). Kauft eine Firma auf einer Rechnung Tickets für mehr als 250 €, ist ab 2027 bzw. 2028 eine E-Rechnung nötig.

Ist ein PDF eine E-Rechnung?

Nein. Ein normales PDF ist seit 2025 eine „sonstige Rechnung“. Nur ein PDF mit eingebetteten strukturierten Daten nach EN 16931, also ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (außer MINIMUM und BASIC-WL), ist eine E-Rechnung. Bis zum Pflichtstichtag darfst du PDFs mit Zustimmung des Empfängers weiter verschicken.

Wird die E-Rechnungspflicht 2027 verschoben?

Stand 07.11.2026 nein. Es gibt eine Forderung des ZDH vom Juni 2026 nach Verschiebung, aber kein Gesetzgebungsverfahren. Das BMF-Schreiben vom 15.10.2026 enthält ergänzende Regeln, keine neue Frist. Prüfe die BMF-FAQ vor dem Jahreswechsel erneut.

Was passiert, wenn ich trotz Pflicht keine E-Rechnung ausstelle?

Ein Bußgeld droht nach aktueller Auffassung der Finanzverwaltung nicht. Dein Kunde hat aber einen zivilrechtlichen Anspruch auf eine E-Rechnung, und ohne ordnungsgemäße Rechnung ist sein Vorsteuerabzug gefährdet. Sponsoren und Firmenkunden werden deshalb auf das richtige Format bestehen.

Muss ich als Kleinunternehmer etwas tun?

Ja, du musst E-Rechnungen empfangen und unverändert aufbewahren können. Ausstellen musst du keine. Ein E-Mail-Postfach und ein Viewer, etwa der kostenlose ELSTER-Viewer, reichen meist aus.

Quellen

• § 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen)
• § 27 Abs. 38 UStG (Übergangsregeln E-Rechnung)
• § 33 UStDV (Kleinbetragsrechnungen)
• BMF: FAQ zur E-Rechnung (abgerufen 06.11.2026)
• Bayerisches Landesamt für Steuern: E-Rechnung
• Haufe: BMF ergänzende Regelungen zur E-Rechnung (16.10.2026)
• KoSIT: XRechnung
• FeRD / AWV: ZUGFeRD
• E-Rechnungs-Viewer der Finanzverwaltung