Veranstaltung absagen oder verschieben: Erstattung und Vorlage

Sagst du eine Veranstaltung ab, haben Käufer Anspruch auf den vollen Ticketpreis, egal ob du schuld bist oder nicht (§ 326 Abs. 1 und 4 BGB). Auch bei Unwetter oder behördlichem Verbot gilt das. Verschiebst du das Event, bleiben die Tickets in der Praxis für den neuen Termin gültig. Wer nicht kann oder will, darf nach überwiegender Rechtsprechung zurücktreten und sein Geld verlangen. Gutscheine statt Geld sind nur mit Zustimmung des Käufers erlaubt. Gegen das finanzielle Risiko hilft eine Veranstaltungsausfallversicherung, gegen Ärger eine schnelle, klare Kommunikation.

Das Wichtigste in Kürze

• Absage: Käufer bekommen den Ticketpreis zurück (§ 326 Abs. 1, 4 i. V. m. § 346 BGB), nach Auffassung der Verbraucherzentrale ggf. inkl. Vorverkaufsgebühr und Versand. Stand: November 2026.
• Verschiebung: Tickets gelten für den Ersatztermin; wer nicht kann, kann in der Regel zurücktreten (relatives Fixgeschäft, § 323 Abs. 2 Nr. 2 BGB; AG Uelzen 09.02.2026).
• Höhere Gewalt befreit dich von der Durchführung, nicht von der Rückzahlung. Schadensersatz (Hotel, Anreise) droht nur bei Verschulden.
• Programmänderung: Fällt der Hauptact aus, können Käufer je nach Bedeutung mindern oder zurücktreten.
• Die Corona-Gutscheinlösung ist weggefallen. Gutschein statt Geld nur freiwillig.

Dieser Artikel ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

Absage, Verschiebung oder Änderung: Was ist der Unterschied?

Definition: Eine Absage heißt, die Veranstaltung findet nicht statt und es gibt keinen Ersatztermin. Eine Verschiebung ersetzt den vereinbarten Termin durch einen neuen. Eine Änderung betrifft Programm, Line-up, Ort oder Uhrzeit bei gleichem Datum. Ein Abbruch beendet eine bereits begonnene Veranstaltung vorzeitig.

Die Verbraucherzentrale NRW gewichtet bei Line-up-Änderungen danach, wie wichtig der Act ist: Der Ausfall eines Solokünstlers berechtigt eher zur Erstattung als der eines Backgroundsängers. Bei mehrtägigen Festivals ist der Austausch einzelner Bands, die keine Headliner sind, eher hinzunehmen.

Welche Rechte haben Ticketkäufer bei einer Absage?

Mit dem Ticketkauf schließt der Käufer einen Vertrag mit dir als Veranstalter. Kannst du die Veranstaltung nicht durchführen, entfällt dein Anspruch auf den Ticketpreis (§ 326 Abs. 1 BGB). Was schon gezahlt wurde, kann der Käufer nach § 326 Abs. 4 i. V. m. §§ 346 bis 348 BGB zurückfordern. Daneben kann er zurücktreten (§ 326 Abs. 5 BGB).

Das gilt unabhängig vom Verschulden. Die Verbraucherzentrale NRW formuliert es so: Der Veranstalter kommt „seiner Leistungspflicht nicht nach, unabhängig davon, ob der Veranstalter den Ausfall zu verantworten hat oder nicht“.

Wer zahlt zurück? Laut BGH (Urt. v. 13.07.2022 – VIII ZR 317/21) hat eine Vorverkaufsstelle, die als Kommissionärin verkauft, mit der Übergabe des Tickets ihre Pflicht erfüllt und haftet für die Absage grundsätzlich nicht. Verantwortlich bist du als Veranstalter. In der Praxis übertragen Veranstalter die Rückabwicklung oft an die Ticketplattform. Das solltest du vorab vertraglich klären.

Gutschein statt Geld?

Während der Corona-Pandemie durften Veranstalter für Tickets, die vor dem 08.03.2020 gekauft wurden, Gutscheine statt Geld ausgeben (Art. 240 § 5 EGBGB). Diese Regel ist weggefallen. Heute ist ein Gutschein nur zulässig, wenn der Käufer ihn freiwillig wählt. Biete ihn als Option an, nie als einzige Lösung.

Was gilt bei einer Verschiebung?

Eine Verschiebung ist im Gesetz nicht ausdrücklich geregelt. Gerichte ordnen den Ticketkauf meist als relatives Fixgeschäft ein: Der Termin ist für den Käufer wesentlich. Wird er nicht eingehalten, kann der Käufer ohne Fristsetzung zurücktreten (§ 323 Abs. 2 Nr. 2 BGB) und den Preis zurückverlangen (§ 346 BGB). So hat es etwa das AG Uelzen mit Beschluss vom 09.02.2026 (17 C 8237/25) entschieden und dabei auch die Servicegebühr zugesprochen.

Die Verbraucherzentrale NRW sagt: Eine Verschiebung müssen Käufer „grundsätzlich nicht hinnehmen“. Voraussetzung ist, dass das Ticket für einen bestimmten Termin verkauft wurde. Wurden nur ein Zeitraum oder mehrere Alternativtermine genannt, kann es anders aussehen. AGB-Klauseln, die eine Rückgabe nur bei kompletter Absage erlauben, hält die VZ NRW für unwirksam. Eine BGH-Entscheidung dazu gibt es nach unserem Stand nicht.

So machst du es in der Praxis richtig:

1. Tickets bleiben automatisch gültig für den Ersatztermin. Niemand muss etwas tun, der kommen will.
2. Wer nicht kann oder will, bekommt auf Wunsch das Geld zurück. Setz dafür eine angemessene Frist, etwa 4 Wochen, und nenn den Weg.
3. Optional: Biete einen Gutschein oder ein kleines Extra für Gäste an, die ihr Ticket behalten.

Ist höhere Gewalt eine Ausrede gegen die Erstattung?

Nein. Höhere Gewalt ist kein Begriff, der im BGB eigens geregelt ist. Gemeint sind unvorhersehbare Ereignisse von außen, auf die du keinen Einfluss hast: Unwetter, Hochwasser, behördliches Verbot, Terrorgefahr, Stromausfall im ganzen Viertel.

Höhere Gewalt hat zwei Folgen:

• Du musst die Veranstaltung nicht durchführen (§ 275 Abs. 1 BGB) und haftest nicht auf Schadensersatz für Hotel oder Anreise, weil dich kein Verschulden trifft (§ 280 Abs. 1 Satz 2 BGB).
• Du musst trotzdem den Ticketpreis zurückzahlen (§ 326 Abs. 1, 4 BGB). Auch bei einem Unwetter-Abbruch hält die VZ NRW eine teilweise Erstattung für geschuldet.

Klauseln wie „Bei höherer Gewalt keine Erstattung“ sind gegenüber Verbrauchern deshalb sehr riskant. Was du stattdessen in den AGB regeln kannst, steht im Ratgeber AGB für den Ticketverkauf.

Welche Kosten entstehen bei einer Absage?

Eine Absage kostet dich doppelt: Die Ticketeinnahmen gehen zurück, aber viele Ausgaben sind schon angefallen oder vertraglich fällig.

Beispielrechnung (eigene Annahmen, Stand: November 2026): Ein Verein plant ein Open-Air mit 600 verkauften Tickets à 25 € (15.000 € Ticketumsatz). Drei Tage vorher verbietet die Behörde die Veranstaltung wegen einer Unwetterwarnung.

Ob eine Gage bei höherer Gewalt fällig bleibt, hängt vom Künstlervertrag ab. Achte schon bei der Buchung auf eine Ausfallklausel. Hast du die Veranstaltung schon bei der GEMA angemeldet, teil ihr die Absage schriftlich mit. Mehr zur Kalkulation steht im Ratgeber Eventbudget planen.

Brauche ich eine Veranstaltungsausfallversicherung?

Die Veranstalterhaftpflicht deckt Schäden an Personen und Sachen, aber nicht den Ausfall der Veranstaltung. Dafür gibt es die Veranstaltungsausfallversicherung. Sie ersetzt die Kosten, die bei einer Absage, Verschiebung oder Verlegung entstehen, wenn die Ursache außerhalb deiner Kontrolle liegt.

Ein Beispiel ist der Rahmenvertrag, den der Landessportbund NRW für seine Vereine mit der ARAG ausgehandelt hat (laut VIBSS, Stand: November 2026):

• versichert sind Absage, Verschiebung oder Verlegung durch Ereignisse außerhalb der Kontrolle des Vereins, etwa Wetter mit Gefahr für Leib und Leben (z. B. Sturm ab Windstärke 8), Todesfälle oder lebensbedrohliche Unfälle
• bei Veranstaltungen im Freien gilt ab Warnstufe 2 des Deutschen Wetterdienstes grundsätzlich eine Gefahr für Leib und Leben als gegeben, der Nachweis ist vereinfacht
• online abschließbar für Veranstaltungen mit einem Kostenrahmen bis 30.000 €

Worauf du bei jeder Ausfallversicherung achten solltest:

• Welche Ursachen sind versichert (Wetter, Krankheit des Künstlers, Behördenverbot, Stromausfall)?
• Ist mangelnder Vorverkauf ausgeschlossen? Das ist der Normalfall.
• Werden nur Kosten oder auch entgangener Gewinn ersetzt?
• Gilt der Schutz für Verschiebung und Abbruch, nicht nur für die komplette Absage?
• Bis wann muss die Police vor dem Event abgeschlossen sein?
• Welche Nachweise brauchst du im Schadenfall (Unwetterwarnung, Arztattest, Bescheid)?

Für die Haftpflicht siehe den Ratgeber Veranstalterhaftpflicht.

Wie kommuniziere ich eine Absage richtig?

Schweigen kostet Vertrauen und erzeugt Support-Anfragen. Informiere zuerst die Ticketkäufer, dann die Öffentlichkeit.

Bei Wetterlagen hilft es, vorher Entscheidungskriterien festzulegen: Zum Beispiel sagst du ab, wenn der DWD für den Veranstaltungsort Warnstufe 2 oder höher ausgibt, und triffst die Entscheidung spätestens 24 Stunden vorher.

Vorlagen: E-Mails bei Absage und Verschiebung

E-Mail bei Absage

Passe Platzhalter in eckigen Klammern an. Halte die Mail kurz und sachlich, nenne den Grund ehrlich und erkläre genau, was der Käufer tun muss.

Betreff: Absage: [Eventname] am [Datum] – so bekommst du dein Geld zurück

Hallo [Name],

leider müssen wir [Eventname] am [Datum] in [Ort] absagen. Grund: [kurzer, ehrlicher Grund, z. B. „Das Ordnungsamt hat die Veranstaltung wegen der Unwetterwarnung untersagt.“]. Ein Ersatztermin ist nicht geplant.

Dein Geld bekommst du zurück. Wir erstatten dir den vollen Ticketpreis [inklusive Gebühren] für deine Bestellung [Bestellnummer]. Du musst dafür nichts tun. Die Erstattung erfolgt auf dem Zahlungsweg, den du beim Kauf genutzt hast, und ist in der Regel innerhalb von [Zeitraum] auf deinem Konto. [Alternativ: „Antworte uns bis [Datum] mit deiner IBAN, damit wir überweisen können.“]

Wenn du uns unterstützen möchtest: [optional, z. B. „Du kannst stattdessen einen Gutschein über [Betrag] für unser nächstes Event wählen. Antworte dazu einfach auf diese Mail.“]

Fragen beantworten wir unter [E-Mail/Telefon].

Es tut uns sehr leid. Danke für dein Verständnis.

[Name, Verein/Firma, Anschrift]

E-Mail bei Verschiebung

Betreff: Neuer Termin: [Eventname] findet am [neues Datum] statt

Hallo [Name],

[Eventname] kann nicht wie geplant am [altes Datum] stattfinden. Grund: [kurzer Grund]. Neuer Termin ist [Wochentag], [neues Datum], [Uhrzeit], [Ort].

Dein Ticket bleibt gültig. Du musst nichts tun. Dein QR-Code aus der Bestellung [Bestellnummer] gilt für den neuen Termin.

Du kannst am neuen Termin nicht? Dann bekommst du dein Geld zurück. Antworte bis spätestens [Datum, z. B. 4 Wochen] auf diese Mail oder schreib an [E-Mail] mit deiner Bestellnummer. Wir erstatten den vollen Ticketpreis [inklusive Gebühren].

[Optional: „Als Dankeschön für alle, die dabei bleiben: [Extra, z. B. Freigetränk am Einlass].“]

Bis bald,

[Name, Verein/Firma, Anschrift]

Für Line-up-Änderungen kannst du die Verschiebungsvorlage anpassen: neuer Act statt neues Datum, und ebenfalls eine Rückgabeoption mit Frist anbieten, wenn der ausgefallene Act ein Hauptgrund für den Ticketkauf war.

Checkliste: Veranstaltung absagen oder verschieben

Vorher (bei der Planung):

• Ausfallklauseln in Verträgen mit Location, Technik, Künstlern und Catering prüfen.
• Veranstaltungsausfallversicherung prüfen und rechtzeitig abschließen.
• Mit der Ticketplattform klären, wie Erstattungen ablaufen und welche Gebühren dabei anfallen.
• Entscheidungskriterien für Wetter und Mindestverkauf festlegen.
• Vorlagen für Absage- und Verschiebungsmail vorbereiten.

Im Ernstfall:

• Entscheidung und Grund dokumentieren (Bescheid, Screenshot der Warnung, Attest).
• Ticketverkauf stoppen.
• Käufer per E-Mail informieren, dann Website und Social Media.
• Dienstleister, Künstler, Location, GEMA und Behörden informieren.
• Erstattungen anstoßen oder Rücktrittsfrist bei Verschiebung nennen.
• Versicherung innerhalb der vertraglichen Frist informieren.

Danach:

• Alle Erstattungen abgleichen und dokumentieren.
• Kosten und Versicherungsleistung abrechnen.
• Bei Verschiebung: Kontingente für den neuen Termin prüfen, frei gewordene Plätze neu verkaufen.

So setzt du das mit Eventoren um

Bei Eventoren erhalten Käufer ihre Tickets als PDF mit QR-Code per E-Mail und sehen Tickets, Bestellungen und Rechnungen in ihrem Kundenkonto. Für die Absage- oder Verschiebungsmail exportierst du die Bestellungen als CSV oder XLSX und hast damit alle Bestelladressen und Bestellnummern beisammen.

Erstattungen bei einer Absage wickelst du über die Plattform gemeinsam mit dem Eventoren-Support ab. Melde dich deshalb so früh wie möglich über das Kontaktformular, am besten schon bei der Entscheidung, und kläre dabei auch, was mit den Gebühren passiert. Die Auszahlung an dich erfolgt regulär spätestens am 7. Bankarbeitstag nach Veranstaltungsende. Bei einer Absage stimmst du den Ablauf mit dem Support ab.

Bei einer Verschiebung klärst du mit dem Support, wie die bestehenden Tickets für den neuen Termin gelten. Am Eventtag scannen deine Helfer wie gewohnt im Smartphone-Browser, ohne App, und sehen Check-in-Zahlen pro Eingang und Ticketart. Wer nicht kommen kann, aber jemanden schicken möchte: Den Teilnehmernamen auf dem Ticket kannst du als Veranstalter ändern.

Häufige Fragen

Bekomme ich mein Geld zurück, wenn eine Veranstaltung abgesagt wird?

Ja. Bei einer Absage entfällt der Anspruch des Veranstalters auf den Ticketpreis, und du kannst ihn zurückfordern (§ 326 Abs. 1, 4 BGB). Das gilt auch bei Unwetter oder behördlichem Verbot. Vorverkaufsgebühren und Versandkosten sind nach Auffassung der Verbraucherzentrale NRW ggf. ebenfalls zu erstatten.

Muss ich eine Verschiebung akzeptieren?

In der Regel nicht. Gerichte sehen den Ticketkauf meist als relatives Fixgeschäft, deshalb kannst du zurücktreten und dein Geld verlangen, z. B. AG Uelzen 09.02.2026 – 17 C 8237/25. Viele Veranstalter bieten das von sich aus an und lassen die Tickets für den neuen Termin gelten.

Muss ich als Veranstalter bei höherer Gewalt erstatten?

Ja, den Ticketpreis schon. Höhere Gewalt befreit dich nur von der Pflicht, das Event durchzuführen, und von Schadensersatz für Hotel oder Anreise. Die Rückzahlung des Ticketpreises folgt aus § 326 BGB unabhängig vom Verschulden.

Darf ich statt Geld einen Gutschein ausgeben?

Nur, wenn der Käufer zustimmt. Die Corona-Gutscheinlösung (Art. 240 § 5 EGBGB) ist weggefallen. Biete den Gutschein als freiwillige Alternative zur Erstattung an.

Wer zahlt zurück, wenn ich die Tickets über eine Vorverkaufsstelle gekauft habe?

Grundsätzlich der Veranstalter. Laut BGH (VIII ZR 317/21) hat die Vorverkaufsstelle als Kommissionärin mit Übergabe des Tickets erfüllt. In der Praxis übernehmen Ticketplattformen aber oft die Rückabwicklung im Auftrag des Veranstalters. Wende dich zuerst dorthin, wo du gekauft hast.

Was deckt eine Veranstaltungsausfallversicherung?

Sie ersetzt Kosten, die durch eine Absage, Verschiebung oder Verlegung aus Gründen außerhalb deiner Kontrolle entstehen, etwa bei Unwetter. Mangelnder Vorverkauf ist in der Regel nicht versichert. Prüfe Ursachen, Ausschlüsse und Abschlussfristen genau.

Quellen

• § 275 BGB (Ausschluss der Leistungspflicht)
• § 280 BGB (Schadensersatz wegen Pflichtverletzung)
• § 323 BGB (Rücktritt wegen nicht erbrachter Leistung)
• § 326 BGB (Befreiung von der Gegenleistung)
• § 346 BGB (Wirkungen des Rücktritts)
• Art. 240 § 5 EGBGB (Gutscheinlösung, weggefallen)
• BGH, Urteil vom 13.07.2022 – VIII ZR 317/21 (PDF)
• AG Uelzen, Beschluss vom 09.02.2026 – 17 C 8237/25 (NI-VORIS)
• Verbraucherzentrale NRW: Festivals, Konzerte und Sportveranstaltungen
• VIBSS (Landessportbund NRW): Die Veranstaltungsausfallversicherung