Abiball-Tickets online verkaufen: Codes, Kontingente, Einlass

Abiball-Tickets verkauft ihr am besten online: Ihr legt eine Ticketstufe für Abiturienten, eine für Gäste und eine für Lehrkräfte an, jede mit eigenem Kontingent. Gästetickets schaltet ihr per Code frei, damit jeder Abiturient nur seine erlaubte Zahl Gäste mitbringt. Das Geld landet gesammelt auf dem Konto des Komitees, und am Abend scannen Helfer die QR-Codes mit dem Smartphone. Diese Anleitung zeigt die Einrichtung Schritt für Schritt, mit Zeitplan für den Vorverkauf zum Abiball 2027.

Das Wichtigste in Kürze

• Online statt bar: kein Geld in der Pause, keine Excel-Listen, keine Diskussionen darüber, wer schon bezahlt hat.
• Drei Ticketstufen mit eigenen Kontingenten: Abiturienten, Gäste und Lehrkräfte.
• Das Gästelimit pro Abiturient setzt ihr mit Freischaltcodes (ein Code pro Abiturient, gültig für eine Bestellung) und einer Höchstzahl pro Bestellung durch.
• Jedes Ticket trägt einen Namen. Am Einlass scannen Helfer per Browser-Link, eine App ist nicht nötig.
• Den Vertrag mit dem Ticketanbieter schließt eine volljährige Person oder der Förderverein, und auf dessen Konto geht die Auszahlung.

Warum Abiball-Tickets online verkaufen statt bar in der Schule?

Der klassische Weg sieht so aus: gedruckte Karten, Verkauf in der großen Pause vor dem Lehrerzimmer, eine Liste auf Papier, Bargeld in einer Kassette. Bei 300 bis 400 Gästen wird daraus schnell ein Vollzeitjob, und das mitten in der Abiturphase.

Ein weiterer Punkt: Bei Überweisungen auf ein Privatkonto prüfen Banken seit Oktober 2025 bei jeder SEPA-Überweisung, ob Name und IBAN zusammenpassen. Lautet das Konto auf eine Privatperson, die Eltern überweisen aber an „Abikomitee“, sehen sie eine Warnung. Das verunsichert, gerade bei Beträgen von mehreren Hundert Euro pro Familie.

Online heißt nicht, dass der Abiball öffentlich beworben wird. Ihr teilt den Link zum Ticketshop nur in der Stufe, und die Gästetickets sind ohne Code ohnehin nicht kaufbar.

Welche Ticketarten braucht ein Abiball?

Bewährt haben sich drei Ticketstufen. Jede hat ihr eigenes Kontingent, also eine feste Höchstzahl, damit nie mehr Tickets verkauft werden, als Saal und Caterer hergeben.

Die Preise stammen aus unserer Beispielrechnung im Ratgeber Abiball-Kosten. Rechnet eure eigenen Preise mit euren echten Angeboten.

Early-Bird für Gäste?

Wenn ihr früh Geld braucht, etwa für die Anzahlung an die Location, kann eine zusätzliche, begrenzte Ticketstufe helfen, zum Beispiel „Gast Frühbucher – 80 Stück“ zu einem etwas niedrigeren Preis. Ist das Kontingent weg, bleibt nur die normale Gast-Stufe. Bei Eventoren wechseln die Preise nicht automatisch, ihr steuert das über die Kontingente. Bedenkt aber: Beim Abiball kommt es weniger auf Tempo an als auf Fairness innerhalb der Stufe.

Wie viele Gäste pro Abiturient?

Die Zahl entscheidet euer Komitee anhand der Saalgröße. Rechnet so: Saalkapazität minus Abiturienten minus Lehrkräfte, geteilt durch die Zahl der Abiturienten. Bei 365 Plätzen, 100 Abiturienten und 15 Lehrkräften bleiben 250 Plätze, also 2,5 Gäste pro Kopf. In der Praxis legt ihr eine ganze Zahl fest, zum Beispiel 2 sicher plus eine spätere Nachverkaufsrunde für Restplätze.

Wie begrenzt ihr Gästetickets pro Abiturient mit Codes?

Hier liegt der Vorteil eines Ticketsystems mit Freischaltcodes. Die Gast-Stufe ist ohne Code nicht kaufbar. Jeder Abiturient bekommt einen eigenen Code und gibt ihn an seine Familie weiter.

So richtet ihr das ein:

1. Ticketstufe „Gast“ anlegen und als nur mit Code kaufbar markieren.
2. Die Höchstzahl pro Bestellung bei der Gast-Stufe auf euer Gästelimit setzen, etwa 2 oder 3 (Standard ist 10).
3. Codes in einem Rutsch anfordern, zum Beispiel 100 Stück, einen pro Abiturient. Bei Eventoren erstellt das Team die Codes auf Anfrage und schickt sie als CSV/PDF-Liste.
4. Codes einzeln an die Abiturienten verteilen, etwa über die Stufenliste, und in einer Tabelle festhalten, wer welchen Code hat.
5. Die Familie kauft mit dem Code in einer Bestellung bis zur Höchstzahl. Danach ist der Code verbraucht.

Damit kann ein Abiturient mit seinem Code genau die vereinbarte Zahl an Gästetickets kaufen, nicht mehr. Bittet die Abiturienten, die Gästetickets für die ganze Familie in einer Bestellung zu kaufen. Wer den Code für zwei getrennte Käufe aufteilen will, braucht einen zweiten Code vom Komitee.

Gleiches funktioniert für die Abiturienten-Stufe: Ein Code pro Person verhindert, dass jemand außerhalb des Jahrgangs ein günstiges Abiturienten-Ticket kauft. Für Lehrkräfte gebt ihr Codes zur Freikarten-Stufe über die Schulleitung oder das Lehrerzimmer aus.

Wollt ihr Restplätze kurz vor Verkaufsschluss freigeben, fordert ihr eine zweite Runde Codes für Abiturienten an, die mehr Gäste mitbringen möchten. Mehr zur Technik hinter Codes steht im Ratgeber Presale- und Freischaltcodes.

Warum gehört auf jedes Abiball-Ticket ein Name?

Jedes Ticket trägt einen Teilnehmernamen. Das hat beim Abiball drei Vorteile:

• Sitzplan: Ihr seht, wer zu welchem Abiturienten gehört, und könnt Tische danach planen.
• Einlass: Bei Fragen am Eingang zeigt der Scan, auf wen das Ticket läuft.
• Jugendschutz: Ihr wisst vorher, wer minderjährig ist, und könnt Altersbänder vorbereiten.

Kann die Oma doch nicht und der Onkel kommt stattdessen, ändert das Komitee den Namen im Dashboard. Ein öffentlicher Weiterverkauf ist dafür nicht nötig.

Zum Jugendschutz: Unter 16-Jährige dürfen ohne Begleitung einer personensorgeberechtigten oder erziehungsbeauftragten Person nicht auf Tanzveranstaltungen sein. 16- und 17-Jährige dürfen ohne Begleitung bis 24 Uhr bleiben. Spirituosen sind unter 18 tabu. Altersbänder in verschiedenen Farben sind gängige Praxis. Details im Ratgeber Jugendschutz auf Partys.

Wie läuft der Einlass mit QR-Code am Abiballabend?

Jeder Gast hat sein Ticket als PDF mit QR-Code per E-Mail bekommen, auf dem Smartphone oder ausgedruckt. Am Eingang scannen eure Helfer die Codes.

Ablauf bei Eventoren:

1. Im Dashboard erzeugt ihr Scanner-Links und teilt sie mit den Helfern, zum Beispiel per Messenger.
2. Die Helfer öffnen den Link im Smartphone-Browser und scannen mit der Kamera. Eine App müssen sie nicht installieren.
3. Gültige Tickets werden bestätigt. Abgelehnte Scans zeigen den Grund, etwa „Bereits eingecheckt“.
4. Funktioniert ein Code nicht, tippt der Helfer ihn von Hand ein.
5. Im Dashboard seht ihr live, wie viele Gäste pro Eingang und pro Ticketstufe schon da sind.

Wichtig: Das Scannen braucht eine Internetverbindung. Prüft bei der Besichtigung der Location, ob im Eingangsbereich Mobilfunk oder WLAN funktioniert. Fragt nach dem Gäste-WLAN.

Wie viele Helfer braucht der Einlass?

Beim Abiball kommen die meisten Gäste in einem kurzen Zeitfenster vor dem Sektempfang. Plant mehrere Scan-Plätze parallel und dazu eine Person, die Problemfälle abseits der Schlange klärt (falscher Name, vergessenes Ticket). Wenn ihr Altersbänder ausgebt, braucht ihr eine weitere Person dafür. Eltern aus dem Förderverein sind dafür ideal, denn die Abiturienten sollen ihren Abend genießen. Mehr dazu im Ratgeber Einlasskontrolle mit QR-Code.

Abiball-Tickets gestalten: Design und Druck

Viele Komitees wünschen sich „richtige“ Karten im Motto-Design. Das lässt sich verbinden: Das PDF-Ticket dient dem Einlass, eine gedruckte Erinnerungskarte im Motto-Design legt ihr zum Beispiel auf die Tische. So bleibt der Einlass sicher und die Karte schön.

Wer schließt den Vertrag und wohin geht das Geld?

Beim Ticketverkauf fließen schnell 20.000 € oder mehr. Deshalb muss vorher klar sein, wer Veranstalter ist und auf welches Konto das Geld geht.

• Vertragspartner: Bei Eventoren meldet sich eine Organisation an, als Verein, Schule, Unternehmen oder Privatperson. Für den Abiball ist das typischerweise der Förderverein der Schule oder eine volljährige Person aus dem Komitee bzw. ein Elternteil. Minderjährige brauchen für Verträge die Einwilligung der Eltern und sollten das nicht übernehmen.
• Prüfung: Eventoren prüft und gibt die Organisation frei, bevor der Verkauf startet. Plant dafür ein paar Tage Vorlauf ein.
• Auszahlung: Die Einnahmen gehen per Banküberweisung auf das hinterlegte IBAN, spätestens am 7. Bankarbeitstag nach dem Ball. Das Konto gehört dem Förderverein oder der verantwortlichen Person, nicht einem beliebigen Komitee-Mitglied.

Weil die Auszahlung erst nach dem Ball kommt, müsst ihr Anzahlungen an Location und Caterer vorher aus der Abikasse oder über den Förderverein vorstrecken. Klärt das bei den Vertragsverhandlungen. Wie Haftung, GEMA-Anmeldung und Verträge zusammenhängen, erklärt der Ratgeber Wer ist Veranstalter beim Abiball?.

Wie sieht der Zeitplan für den Vorverkauf aus?

Der Vorverkauf sollte vor den schriftlichen Abiturprüfungen größtenteils abgeschlossen sein. Für NRW laufen sie 2027 vom 13.04. bis 05.05.2027, Zeugnisse gibt es bis spätestens 03.07.2027 (Stand: November 2026). Ein typischer Ballsamstag wäre der 10.07.2027.

Den gesamten Ablauf vom Komitee bis zum Abbau findet ihr in der Abiball-Checkliste.

Checkliste: Ticketverkauf startklar

• Veranstalter und Vertragspartner geklärt (Förderverein oder volljährige Person)
• Organisation angemeldet und freigegeben, IBAN hinterlegt
• Entschieden, ob Käufer oder Komitee die Ticketgebühr zahlt
• Ticketstufen Abiturient, Gast und Lehrkraft mit Kontingenten angelegt
• Höchstzahl pro Bestellung passend zum Gästelimit eingestellt
• Codes angefordert, Liste erhalten und je ein Code pro Abiturient verteilt
• Eltern über Preis, Zahlungsarten, Verkaufsschluss und Jugendschutz informiert
• Empfang im Eingangsbereich der Location geprüft
• Einlass-Helfer eingeteilt, Scanner-Links verschickt

So setzt du das mit Eventoren um

Eventoren bringt die Bausteine für den Abiball-Vorverkauf mit. Ihr legt Ticketstufen für Abiturienten, Gäste und Lehrkräfte an, jede mit eigenem Kontingent und einer Höchstzahl pro Bestellung (Standard 10). Gästetickets sichert ihr mit Freischaltcodes: Ihr markiert die Gast-Stufe als „nur mit Freischaltcode“, das Eventoren-Team erstellt die Codes auf Anfrage (bis zu 500 pro Durchgang, je acht zufällige Zeichen) und schickt sie euch als CSV/PDF-Liste. Jeder Code schaltet genau eine Bestellung bis zur Höchstzahl frei, ist während des Checkouts 15 Minuten reserviert und nach der Zahlung verbraucht. Jedes Ticket trägt einen Teilnehmernamen, den ihr im Dashboard ändern könnt.

Eltern und Gäste kaufen ohne Konto und zahlen per Karte, Apple Pay oder Google Pay (je nach Gerät), Klarna, SEPA-Lastschrift oder Bancontact. Das Ticket kommt als PDF mit QR-Code per E-Mail. Am Abend scannen Helfer über geteilte Scanner-Links im Smartphone-Browser, ohne App, aber mit Internet. Das Team könnt ihr mit Rollen wie Admin, Finanzen oder Einlass aufteilen.

Die Gebühr beträgt 3,9 % + 0,49 € pro bezahltem Ticket, Freikarten sind kostenlos, eine Grundgebühr gibt es nicht. Die Auszahlung kommt spätestens am 7. Bankarbeitstag nach dem Ball. Fragen beantworten wir über Kontakt.

Häufige Fragen

Wie verkauft man Abiball-Tickets online?

Ihr legt bei einem Ticketanbieter eine Veranstaltung mit drei Ticketstufen an: Abiturienten, Gäste und Lehrkräfte. Den Link teilt ihr in der Stufe, Gästetickets schützt ihr mit Codes. Käufer zahlen online und bekommen ein Ticket mit QR-Code, das Geld wird nach dem Ball auf euer Konto überwiesen.

Wie stellen wir sicher, dass jeder nur zwei Gäste mitbringt?

Mit Freischaltcodes und der Höchstzahl pro Bestellung. Die Gast-Stufe ist nur mit Code kaufbar, jeder Abiturient bekommt einen eigenen Code. Setzt die Höchstzahl pro Bestellung auf 2, dann sind mit einem Code höchstens zwei Gästetickets kaufbar. Danach ist der Code verbraucht.

Brauchen die Helfer am Einlass eine App?

Nein. Bei Eventoren öffnen die Helfer einen Scanner-Link im Smartphone-Browser und scannen mit der Kamera. Sie brauchen aber eine Internetverbindung, deshalb sollte der Empfang im Eingangsbereich vorher getestet werden.

Wer bekommt das Geld aus dem Ticketverkauf?

Die Organisation, die beim Ticketanbieter angemeldet ist, also meist der Förderverein oder eine volljährige verantwortliche Person. Bei Eventoren geht die Auszahlung spätestens am 7. Bankarbeitstag nach dem Ball per Überweisung auf das hinterlegte Konto. Anzahlungen an Location und Caterer müsst ihr vorher aus der Abikasse finanzieren.

Kann ein Gast sein Ticket an jemand anderen weitergeben?

Ja, über das Komitee. Jedes Ticket trägt einen Namen, den der Veranstalter im Dashboard ändern kann. Eine öffentliche Weiterverkaufsfunktion gibt es bei Eventoren nicht, beim Abiball ist sie auch nicht nötig.

Quellen

• GEMA: Abschlussfeiern anmelden
• § 5 Jugendschutzgesetz (Tanzveranstaltungen)
• § 107 BGB (Einwilligung des gesetzlichen Vertreters)
• EZB: Verordnung über Echtzeitüberweisungen und Empfängerüberprüfung
• Schulministerium NRW, Standardsicherung: Termine Zentralabitur 2027
• KMK: Ferienkalender 2026/27
• abitipps.de: Abiball-Eintrittskarten und Ticketverkauf