Abiball planen 2027: Checkliste und Zeitplan Monat für Monat

Einen Abiball plant ihr am besten 12 bis 18 Monate vor dem Termin. Zuerst kommen Komitee, Budget und Location, danach Catering, DJ und Programm, ab etwa sechs Monaten vorher der Ticketverkauf. Für den Jahrgang 2027 heißt das: Die meisten Abibälle liegen zwischen Mitte Juni und Mitte Juli 2027. Wer im November 2026 noch keine Location hat, sollte jetzt handeln. Unten findet ihr den kompletten Zeitplan, die Rollen im Abikomitee und eine Checkliste zum Abhaken.

Das Wichtigste in Kürze

• Startet 12–18 Monate vorher. Die Location kommt zuerst, weil große Säle an Juni- und Juli-Samstagen früh weg sind.
• Abitur 2027 in NRW: schriftlich vom 13.04. bis 05.05.2027, Zeugnisse bis spätestens 03.07.2027. Der Ball liegt meist zwischen Zeugnisausgabe und Sommerferien.
• Minderjährige sollten keine großen Verträge unterschreiben. Das übernehmen volljährige Mitglieder, Eltern oder der Förderverein.
• Der Ticketverkauf sollte vor den Abiturprüfungen größtenteils durch sein, denn im April und Mai hat niemand Zeit.
• Plant 10–15 % Puffer ein und meldet die Musik vorher bei der GEMA an.

Wann findet der Abiball 2027 statt?

Der Termin hängt am Abitur und an den Sommerferien eures Bundeslandes. Abibälle liegen in der Regel nach der Zeugnisausgabe und vor oder zu Beginn der Sommerferien. Für 2027 heißt das grob Mitte Juni bis Mitte Juli 2027. Das ist eine Ableitung aus Prüfungs- und Ferienterminen, keine Statistik.

Stand: November 2026. Die Ferientermine stammen aus dem KMK-Ferienkalender, die NRW-Abiturtermine vom Schulministerium. Die Termine für Baden-Württemberg kommen aus einer Sekundärquelle, prüft sie bei eurer Schule nach.

Ein Beispiel für NRW: Die letzten Zeugnisse gibt es bis zum 03.07.2027, die Ferien beginnen am 19.07.2027. Samstag, der 10.07.2027, wäre damit ein naheliegender Balltermin. Stimmt den Termin früh mit der Schulleitung ab, damit Zeugnisausgabe, Gottesdienst oder Entlassfeier nicht kollidieren.

Wer macht was im Abikomitee?

Wie groß euer Abikomitee ist, hängt von der Stufe ab. Wichtiger als die Zahl ist, dass jede Aufgabe genau eine verantwortliche Person hat. Bei mehreren Zuständigen fühlt sich am Ende niemand zuständig.

Hinzu kommt eine Frage, die viele Komitees zu spät stellen: Wer ist eigentlich Veranstalter und wer unterschreibt? Die Schule ist es in der Regel nicht. Schließen sich mehrere Schülerinnen und Schüler zusammen, entsteht schnell eine GbR, deren Gesellschafter persönlich haften. Minderjährige brauchen für Verträge wie Saalmiete oder Catering die Einwilligung der Eltern (§ 107 BGB). In der Praxis unterschreiben volljährige Mitglieder, Eltern oder der Förderverein der Schule. Die Details stehen im Ratgeber Wer ist Veranstalter beim Abiball?.

Wie sieht der Zeitplan von 18 Monaten bis zum Ball aus?

Die Tabelle zählt rückwärts vom Balltermin. Für einen Ball im Juli 2027 entspricht „18 Monate vorher“ dem Januar 2026. Jahrgänge, die erst jetzt anfangen, finden weiter unten einen verkürzten Fahrplan.

Die Prüfungsphase von April bis Mai blockiert alles. Plant deshalb so, dass vor dem ersten schriftlichen Prüfungstag alle großen Verträge unterschrieben sind und der Vorverkauf größtenteils läuft.

Ihr seid spät dran? Der Fahrplan ab November 2026

Wer im November 2026 noch ohne Location dasteht, ist für Juli 2027 nicht verloren, muss aber die Reihenfolge straffen:

1. Diese Woche: Komitee benennen, eine volljährige Person für Finanzen festlegen, Umfrage in der Stufe zu Budget und Gästezahl.
2. Bis Mitte Dezember 2026: Fünf Locations anfragen, auch Ausweichtermine (Freitag, späterer Juli-Termin) zulassen.
3. Januar 2027: Location und Catering unterschreiben, DJ buchen, Ticketpreise festlegen.
4. Februar bis März 2027: Vorverkauf, damit das Geld vor den Prüfungen hereinkommt.

Welche Entscheidungen müsst ihr treffen?

Sechs Entscheidungen prägen Budget und Stimmung des Abends. Trefft sie in dieser Reihenfolge, denn jede baut auf der vorherigen auf.

Location

Die Location bestimmt Gästezahl, Catering-Optionen, Sperrzeit und einen großen Teil der Kosten. Fragt bei jeder Besichtigung nach:

• maximaler Personenzahl mit Tischen (nicht nur Reihenbestuhlung)
• Ende der Veranstaltung und Sperrzeit, Lärmauflagen
• Pflicht-Caterer oder freie Wahl, Getränkepreise, Korkgeld
• vorhandener Technik, Bühne, Strom für DJ
• Mobilfunk- oder WLAN-Empfang im Eingangsbereich, wenn ihr Tickets per Smartphone scannt
• Anzahlung und Stornobedingungen

Mehr zu Auswahl, Verträgen und Preisen steht im Ratgeber Abiball-Location und Catering.

Catering

Buffet oder Menü, mit oder ohne Getränkepauschale? Die Wahl hängt an Budget und Location. Lasst euch genau aufschreiben, was im Preis enthalten ist: Speisen, Service, Geschirr, bis wann die Getränkepauschale gilt.

DJ oder Band

Ein DJ ist meist günstiger und flexibler. Eine Band bringt Show, braucht aber mehr Platz und Technik. In beiden Fällen gilt: Die Musik muss vorher bei der GEMA angemeldet werden. Für Abschlussfeiern gibt es Pakete, kleinere Feiern starten laut GEMA ab ca. 100 €.

Programm

Ein typischer Ablauf: Einlass und Sektempfang, Begrüßung, Reden von Schulleitung, Jahrgangsstufe und Eltern, Essen, Ehrungen und Beiträge, Lehrertanz oder Showeinlage, danach Party. Plant die Reden kurz. Mehr als drei bis vier Reden à fünf Minuten ermüden.

Fotograf

Ein Fotograf oder eine Fotobox ist für viele der wichtigste Erinnerungsposten. Klärt vorher, wie die Bilder verteilt werden und wer sie wofür nutzen darf. Bei Minderjährigen braucht es für Werbezwecke die Einwilligung der Eltern.

Afterparty

Eine Afterparty nach dem Ball ist eine eigene Veranstaltung mit eigener Planung. Unter 18-Jährige dürfen sich ohne Begleitung einer personensorgeberechtigten oder erziehungsbeauftragten Person nur bis 24 Uhr auf Tanzveranstaltungen aufhalten. Spirituosen sind für sie tabu. Wie ihr das am Einlass löst, erklärt der Ratgeber Jugendschutz auf Partys.

Wie viel kostet der Abiball und wie finanziert ihr ihn?

Als Richtwert nennen Anbieter etwa 50 bis 100 € pro Gast, regional stark schwankend (Marktangaben, Stand: November 2026). Darin stecken Location, Essen, Getränke und Technik. Den größten Teil decken die Tickets, den Rest die Abikasse aus Partys, Aktionen und Sponsoren.

Eine vollständige Beispielrechnung für 100 Abiturienten und 250 Gäste mit Ticketpreisen und Break-even findet ihr im Ratgeber Abiball-Kosten 2026/2027. Ideen, wie ihr die Abikasse vorher füllt, stehen unter Abiball finanzieren.

Wie organisiert ihr Tickets und Einlass?

Tickets erledigen drei Dinge auf einmal: Sie bringen das Geld vor dem Ball herein, sie liefern die verbindliche Gästezahl für den Caterer und sie regeln, wer hineinkommt. Bewährt haben sich drei Ticketarten:

• Abiturientinnen und Abiturienten mit eigenem Kontingent, oft günstiger oder bezuschusst
• Gäste (Eltern, Geschwister, Freunde), pro Abiturient begrenzt
• Lehrkräfte und Ehrengäste, oft eingeladen

Bargeld in der großen Pause, Excel-Listen und Überweisungen auf Privatkonten werden bei 300 und mehr Gästen schnell unübersichtlich. Wie ihr Gästekontingente pro Schüler mit Codes begrenzt und am Abend per QR-Code einlasst, steht im Ratgeber Abiball-Tickets online verkaufen.

Für den Einlass gilt: Die meisten Gäste kommen im selben Zeitfenster vor dem Sektempfang. Plant deshalb mehrere scannende Helfer gleichzeitig ein und eine zusätzliche Person, die Problemfälle klärt, damit die Schlange nicht steht. Wenn Minderjährige dabei sind, gehören Altersbänder in verschiedenen Farben zum Einlass. Das ist gängige Praxis, keine Pflicht.

Die Abiball-Checkliste zum Abhaken

Druckt diese Liste aus oder kopiert sie in euer Komitee-Dokument.

Grundlagen (12–18 Monate vorher)

• Komitee gegründet, Rollen mit je einer verantwortlichen Person verteilt
• Umfrage in der Stufe: Budget, Gästezahl, Wünsche
• Geklärt, wer Veranstalter ist und wer Verträge unterschreibt
• Konto für die Abikasse eingerichtet (volljährige Kontoinhaber oder Förderverein)
• Termin mit Schulleitung abgestimmt, Prüfungs- und Ferientermine geprüft
• Budgetrahmen pro Person beschlossen

Verträge (6–10 Monate vorher)

• Mindestens drei Locations besichtigt und verglichen
• Location-Vertrag geprüft (Personenzahl, Sperrzeit, Storno, Anzahlung)
• Catering gebucht, Leistungen schriftlich aufgeführt
• DJ oder Band gebucht, Technik geklärt
• Fotograf oder Fotobox gebucht
• Veranstalterhaftpflicht abgeschlossen oder Deckung der Location geprüft

Tickets und Kommunikation (4–6 Monate vorher)

• Ticketpreise kalkuliert, inklusive Puffer und Ticketgebühr
• Ticketarten und Kontingente festgelegt (Abiturienten, Gäste, Lehrkräfte)
• Gästelimit pro Abiturient beschlossen
• Vorverkauf gestartet, Verkaufsschluss kommuniziert
• Eltern informiert: Preis, Zahlungsweg, Jugendschutz-Regeln

Feinplanung (4–8 Wochen vorher)

• GEMA-Anmeldung erledigt
• Finale Gästezahl an den Caterer gemeldet
• Sitzplan erstellt
• Ablaufplan mit Uhrzeiten an DJ, Location und Moderation verschickt
• Helferplan für Aufbau, Einlass, Programm und Abbau steht
• Altersbänder oder andere Lösung für Minderjährige vorbereitet

Balltag

• Aufbau und Deko fertig, Technik getestet
• Einlass-Team gebrieft, Smartphones geladen, Empfang am Eingang getestet
• Notfallkontakte und Erste-Hilfe-Ansprechpartner bekannt
• Abbau-Team und Rückgabe der Location geklärt

Nach dem Ball

• Alle Rechnungen bezahlt, Belege gesammelt
• Abrechnung für die Stufe offengelegt
• Überschuss nach Beschluss verteilt oder gespendet

Welche Fehler passieren beim Abiball am häufigsten?

1. Zu spät anfangen. Große Säle sind an Juni- und Juli-Samstagen früh vergeben. Wer erst im Frühjahr sucht, nimmt, was übrig ist.
2. Gästezahl zu hoch ansetzen. Die Stiftung Warentest beschrieb einen Fall, in dem ein Jahrgang mit 80 Abiturienten mit höchstens 200 Gästen rechnete, im Vertrag aber 380 standen. Die Stornierung kostete am Ende 8.375 €. Ermittelt die Zahl verbindlich, bevor ihr unterschreibt.
3. Eine einzelne Person unterschreibt allein. Wer unterschreibt, haftet. Volljährige Einzelpersonen sollten keine Verträge über Zehntausende Euro allein tragen. Prüft die Variante Förderverein.
4. Hohe Anzahlungen sehr früh. Die Stiftung Warentest hält es nicht für angemessen, wenn 20 oder 25 % der Gesamtsumme mehr als zwölf Monate vor dem Ball fällig werden.
5. Bargeld und Listen. Barverkauf in der Pause erzeugt Kassenlücken, doppelte Listen und Streit über bezahlte Karten.
6. Kein Puffer. Plant 10–15 % für Unvorhergesehenes ein.
7. Musik nicht angemeldet. Ohne vorherige GEMA-Anmeldung droht nach Rechtsprechung ein Kontrollzuschlag von 100 %.
8. Jugendschutz vergessen. Unter 18-Jährige brauchen ab 24 Uhr Begleitung bzw. eine erziehungsbeauftragte Person. Das betrifft auch die Afterparty.

So setzt du das mit Eventoren um

Mit Eventoren legt euer Komitee den Ticketverkauf für den Abiball selbst an. Als Organisation meldet sich der Förderverein, die Schule oder eine volljährige Privatperson an. Eventoren prüft und gibt die Organisation frei, bevor der Verkauf startet. Das solltet ihr früh erledigen.

Ihr legt Ticketstufen für Abiturienten, Gäste und Lehrkräfte an, jede mit eigenem Kontingent und einer Höchstzahl pro Bestellung (Standard: 10). Gästetickets lassen sich mit Freischaltcodes schützen: Das Eventoren-Team erstellt die Codes auf Anfrage als CSV/PDF-Liste, und jeder Code schaltet eine Bestellung bis zur Höchstzahl frei. Jedes Ticket trägt einen Teilnehmernamen, den ihr bei Bedarf ändern könnt. Gäste kaufen ohne Konto und bekommen das Ticket als PDF mit QR-Code per E-Mail.

Am Abend scannen eure Helfer über einen geteilten Scanner-Link mit der Smartphone-Kamera im Browser. Eine App braucht ihr nicht, eine Internetverbindung schon. Freikarten für Lehrkräfte kosten nichts. Für bezahlte Tickets fallen 3,9 % + 0,49 € pro Ticket an, ohne Grundgebühr. Das Geld kommt spätestens am 7. Bankarbeitstag nach dem Ball auf euer Konto. Fragen beantworten wir über Kontakt.

Häufige Fragen

Wann sollte man mit der Abiball-Planung anfangen?

Ideal sind 12 bis 18 Monate vor dem Termin. Für einen Ball im Juni oder Juli 2027 sollte die Location spätestens im Herbst 2026 feststehen. Wer später anfängt, kann es noch schaffen, muss aber Location, Catering und Ticketpreise im Januar 2027 festzurren.

Wer unterschreibt die Verträge für den Abiball?

Möglichst nicht Minderjährige, denn ihre Verträge brauchen die Einwilligung der Eltern. Üblich sind volljährige Komitee-Mitglieder, Eltern oder der Förderverein der Schule als Vertragspartner. Wer unterschreibt, haftet für die Kosten. Das Thema verdient eine eigene Sitzung mit Eltern.

Wann ist der Abiball 2027?

Das hängt vom Bundesland ab. In NRW gibt es die Zeugnisse bis spätestens 03.07.2027, die Sommerferien beginnen am 19.07.2027. In Hessen, Rheinland-Pfalz und dem Saarland beginnen die Ferien schon am 28.06.2027, in Bayern erst am 02.08.2027. Die meisten Bälle liegen grob zwischen Mitte Juni und Mitte Juli.

Wie viele Gäste darf jeder Abiturient mitbringen?

Das entscheidet euer Komitee anhand der Saalgröße. Üblich ist eine feste Zahl pro Abiturient, etwa zwei bis vier Gäste, plus Lehrkräfte. Legt das Limit vor dem Vorverkauf fest und setzt es technisch durch, zum Beispiel mit Codes und einer Höchstzahl pro Bestellung.

Muss der Abiball bei der GEMA angemeldet werden?

Ja, wenn Musik läuft und Gäste Eintritt oder einen Essensbeitrag zahlen. Die GEMA behandelt Abibälle dann als öffentliche Veranstaltung und bietet eigene Pakete für Abschlussfeiern an. Meldet vor dem Ball an, sonst kann ein Kontrollzuschlag fällig werden.

Quellen

• GEMA: Abschlussfeiern anmelden, Pakete und Tarife (abgerufen November 2026)
• Schulministerium NRW, Standardsicherung: Termine Zentralabitur 2027
• KMK: Ferienkalender 2026/27
• abschluss-bw.de: Abiturtermine Baden-Württemberg (Sekundärquelle)
• § 5 Jugendschutzgesetz (Tanzveranstaltungen)
• § 107 BGB (Einwilligung des gesetzlichen Vertreters)
• Stiftung Warentest: Abiball – So vermeiden Sie teure Fehler (20.07.2020)
• renty: Abiball planen, Budget pro Gast (08.04.2026)