Abiball-Location und Catering 2027: Auswahl, Verträge, Preise

Die Abiball-Location bucht ihr am besten 12 bis 18 Monate vor dem Termin, denn an Juni- und Juli-Samstagen sind große Säle früh vergeben. Für die Miete nennen Anbieter je nach Saal etwa 500 bis 8.000 €, für ein Buffet rund 15 bis 50 € pro Person, für die Getränkepauschale 12 bis 30 € (Marktangaben, Stand: November 2026). Am teuersten wird es selten beim Preis pro Kopf, sondern im Kleingedruckten: Mindestumsatz, Stornostaffeln und Endzeit. Hier findet ihr die Location-Typen im Vergleich, eine Vertragscheckliste, Catering-Modelle mit Preisen, DJ, Fotograf und Deko sowie die Folgen der 7 % Umsatzsteuer auf Speisen seit 2026.

Das Wichtigste in Kürze

• Reihenfolge: erst Gästezahl, dann Location, dann Catering. Die Location bestimmt oft, welcher Caterer erlaubt ist.
• Stadthalle und Bürgerhaus sind meist günstiger, Eventlocations und Hotels bieten Komplettpakete pro Person mit Mindestumsatz.
• Lasst euch Storno, Mindestumsatz, Getränkepauschale, Endzeit, Haftung, Kaution und Technik schriftlich geben, bevor ihr unterschreibt.
• Bei 300 Gästen und mehr ist ein Buffet an mehreren Stationen meist die beste Wahl. Menü braucht viel Personal, Flying Buffet passt eher zum Empfang.
• Speisen kosten seit 01.01.2026 nur noch 7 % Umsatzsteuer, Getränke weiter 19 %. Vergleicht Angebote deshalb immer brutto und mit getrennt ausgewiesenen Posten.

Wann solltet ihr die Abiball-Location buchen?

Die Location ist die erste große Entscheidung, weil fast alles andere von ihr abhängt: Gästezahl, Catering, Endzeit, Technik und ein großer Teil des Budgets. Plant 12 bis 18 Monate Vorlauf ein. Die Stiftung Warentest rät, sich schon mehr als 12 Monate vor dem Ball über Veranstaltungsorte zu informieren und mehrere Angebote einzuholen.

Für 2027 heißt das: Die meisten Abibälle liegen zwischen Mitte Juni und Mitte Juli 2027, je nach Bundesland. In NRW gibt es die Zeugnisse bis spätestens 03.07.2027, die Sommerferien beginnen am 19.07.2027. Wer im November 2026 noch keine Location hat, sollte jetzt anfragen und auch Freitage oder Sonntage zulassen. Manche Abiball-Pakete sind ohnehin nur an diesen Tagen buchbar.

Wie viel Platz braucht ihr?

Rechnet zuerst die Gästezahl: Abiturienten plus Gäste pro Kopf plus Lehrkräfte. Das Abi-Portal abitipps.de rät, mit mindestens drei Gästen pro Abiturient zu rechnen. Bei 100 Abiturienten mit je 2,5 Gästen und 15 Lehrkräften sind das 365 Personen.

Für die Fläche nennt ein Zeltvermieter als Faustwert 1,2 bis 1,5 m² pro Gast an Rundtischen mit Bestuhlung, dazu 10 bis 20 m² für Buffet oder Theke und 0,5 m² pro tanzender Person. Für 365 Gäste ergibt das in einer Beispielrechnung: 365 × 1,35 m² = rund 490 m² für die Tische, plus 20 m² Buffet, plus 75 m² Tanzfläche für 150 Tanzende, zusammen knapp 590 m². Die tatsächliche Kapazität bestimmt der genehmigte Bestuhlungsplan der Location, nicht eure Rechnung.

Für Räume mit mehr als 200 Besuchern gilt in den meisten Ländern die Versammlungsstättenverordnung, mit Vorgaben zu Rettungswegen und Bestuhlung. Etablierte Säle haben dafür genehmigte Pläne. Bei Zelten, Turnhallen und umgenutzten Räumen müsst ihr selbst nachfragen.

Welche Location-Typen gibt es und was kosten sie?

Die Preise in der Tabelle sind Marktangaben von Anbietern und Ratgebern, keine Garantie. Sie schwanken regional stark. Großstädte liegen meist am oberen Ende.

Quellen der Spannen: Bürgerhaus, Stadthalle und Eventlocation laut abiball-deko.de (2026), Paketpreise laut Eventzentrum NRW (ab 55 € bis ab 90 € brutto pro Person, je nach Paket und Wochentag) und Tek Dream Events Berlin (ab ca. 60–87 € pro Person). Zeltpreise laut miet24 (November 2026). Ein anderer Abiball-Planer nennt für Saalmieten 500 bis 3.000 €.

Worauf achten bei Zelt und Schulaula?

Ein Festzelt klingt günstig, wird es aber selten. Ein Vermieter rät, für die Gesamtplanung eher das Doppelte des reinen Zeltpreises anzusetzen, weil Boden, Beleuchtung, Heizung, Strom und Bestuhlung dazukommen. Zelte sind fliegende Bauten. Größere Zelte mit mehr als 400 m² oder mehr als 200 Besuchern brauchen laut Vermieter regelmäßig eine förmliche Abnahme durch die Bauaufsicht. Die Regeln unterscheiden sich je Bundesland.

Die Schulaula ist oft die günstigste Lösung, aber nicht kostenlos: Hausmeister, Reinigung und Aufsicht kosten Geld oder Elternzeit. Klärt mit Schulleitung und Schulträger, bis wann gefeiert werden darf und ob Alkohol erlaubt ist. Ob dann die Schule Veranstalterin wird, regelt die Vereinbarung. Mehr dazu im Ratgeber Wer ist Veranstalter beim Abiball?.

Fragen für die Besichtigung

• Wie viele Personen passen laut genehmigtem Plan an Rundtischen, nicht in Reihenbestuhlung?
• Gibt es einen Hauscaterer oder Pflicht-Getränkelieferanten? Was kostet Korkgeld?
• Wann ist Schluss, wann muss die Musik leiser werden, und was kostet jede Stunde länger?
• Welche Technik ist dabei: Bühne, Beamer, Mikrofone, Strom für den DJ?
• Wo sind Garderobe, Toiletten, Parkplätze, barrierefreie Zugänge?
• Funktioniert Mobilfunk oder WLAN im Eingangsbereich, falls ihr Tickets mit dem Smartphone scannt?
• Hat die Location einen GEMA-Vertrag, der auch Veranstaltungen Dritter abdeckt? Schriftlich bestätigen lassen.

Was muss im Location- und Catering-Vertrag stehen?

Unterschreibt nie am Tag der Besichtigung. Nehmt den Vertrag mit nach Hause und lest ihn mit Eltern oder Förderverein. Unterschreiben sollten volljährige Personen oder der Förderverein, denn wer unterschreibt, haftet.

Die Stiftung Warentest hält es nicht für angemessen, wenn 20 oder 25 % der Gesamtsumme schon mehr als 12 Monate vor dem Ball fällig werden. Eine Erhöhung der Gästezahl um etwa 10 % ist laut ihrer Auswertung meist kein Problem, eine Verringerung kostet dagegen. Schließt den Vertrag deshalb nur für die Zahl, die ihr per verbindlicher Abfrage in der Stufe ermittelt habt.

Checkliste vor der Unterschrift

• Mindestens drei Angebote verglichen, alle brutto und mit Leistungsliste
• Gästezahl per verbindlicher Abfrage in der Stufe ermittelt
• Frist für die finale Gästezahl und Spielraum nach oben und unten im Vertrag
• Stornostaffel und Rücktritt bei behördlicher Absage geregelt
• Mindestumsatz realistisch und mit klarer Anrechnung
• Getränkepauschale mit Getränkeliste und Uhrzeit, Preisliste für alles außerhalb
• Endzeit, Verlängerungspreis und Lärmauflagen schriftlich
• Haftung für Schäden und Kaution mit Rückzahlungsfrist geklärt, Veranstalterhaftpflicht abgeschlossen
• Technik, Strom und Bühne mit Leistungsliste
• Zahlungsplan ohne hohe Anzahlung mehr als 12 Monate vorher
• Unterschrift durch Volljährige oder den Förderverein

Buffet, Menü oder Flying Buffet: Was passt zum Abiball?

Die Wahl hängt an Gästezahl, Budget und Ablauf. Bei Abibällen mit mehreren Hundert Gästen ist das Buffet der Standard. Die Spannen in der Tabelle stammen aus Caterer- und Plattformangaben (Stand: November 2026) und gelten meist für die reinen Speisen.

Quellen der Spannen: Bernemann & Röhl (Buffet 15–35 €, kalt-warm 25–35 €, Getränkepauschale 12–18 €), abiball-deko.de (Buffet 25–50 €, Getränkepauschale 15–30 €), bvents (Menü 30–55 € inkl. Service, Flying Buffet 30–50 €, eine Servicekraft pro 15–20 Gäste), egora (Abiball-3-Gang-Menüs ab 38 € bzw. 42,90 €).

Ein konkretes Beispiel aus Baden-Württemberg zeigt, wie stark die Gästezahl wirkt: Ein Partyservice bietet für 2026 ein Abiball-Buffet aus Salaten, drei Hauptgerichten und Desserts für zusammen 22,30 € pro Person inklusive 7 % Umsatzsteuer an, ab 300 Personen. Unter 300 Personen kommen 2 € pro Person dazu, Lieferung und Personal extra, bezahlt wird per Vorkasse eine Woche vorher.

Tipps für das Buffet bei vielen Gästen

• Mehrere Buffetstationen statt einer langen Linie, damit nicht 300 Menschen anstehen
• Tischweise zum Buffet aufrufen, etwa durch die Moderation
• Vegetarische und vegane Gerichte fest einplanen, Allergene kennzeichnen lassen
• Mitternachtssnack einplanen, wenn die Party lange geht
• Finale Gästezahl erst kurz vor der Frist melden, aber verbindlich

Was bedeutet die 7 % Umsatzsteuer auf Speisen für Abiball-Angebote?

Seit dem 01.01.2026 gilt für „Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen, mit Ausnahme der Abgabe von Getränken“ dauerhaft der ermäßigte Satz von 7 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG). Das betrifft auch Catering mit Service. Getränke bleiben bei 19 %.

Für Pakete aus Speisen und Getränken, etwa Buffet mit Getränkepauschale, darf der Getränkeanteil laut BMF-Schreiben vom 22.12.2025 pauschal mit 30 % angesetzt werden, der Rest mit 7 %. Eine Aufteilung nach Einzelpreisen ist ebenfalls zulässig.

Beispielrechnung für ein Paket „Buffet + Getränkepauschale“ zu 45 € brutto pro Person, Aufteilung nach der 30-%-Pauschale:

Wäre das ganze Paket mit 19 % belegt, steckten in 45 € brutto 7,18 € Umsatzsteuer. Ob ein Caterer den niedrigeren Satz in einem niedrigeren Preis weitergibt, ist seine Preisentscheidung. Das Gesetz schreibt das nicht vor.

Was das für euch heißt:

• Brutto vergleichen. Manche Angebote nennen Netto-Preise. Für ein Abikomitee, das keine Vorsteuer abziehen kann, zählt nur der Bruttopreis.
• Getrennt ausweisen lassen. Speisen, Getränke, Personal und Miete sollten einzeln im Angebot stehen. Dann seht ihr, welcher Satz worauf angewendet wird.
• Alte Angebote prüfen. Wurde euch 2025 ein Angebot mit 19 % auf Speisen gemacht, fragt nach einem aktualisierten Preis.
• Eigene Ticketpreise: Verkauft der Förderverein Tickets, in denen Essen steckt, stellen sich eigene Umsatzsteuerfragen. Ob Eintritt und Buffet eine einheitliche Leistung sind, ist eine Einzelfallfrage für die Steuerberatung. Mehr im Ratgeber Umsatzsteuer auf Eintrittskarten.

Was kosten DJ, Band, Fotograf und Deko?

Neben Location und Catering kommen Posten dazu, die zusammen schnell mehrere Tausend Euro ausmachen. Die Spannen sind Marktangaben (Stand: November 2026).

DJ oder Band?

Ein DJ ist günstiger, flexibler und braucht weniger Platz. Eine Band bringt Show, braucht aber Bühne, Soundcheck und mehr Strom. Fragt in beiden Fällen nach einer Ausfallregelung mit Ersatz-DJ, nach Überstundensätzen und danach, ob Mikrofone für die Reden dabei sind. Wichtig für Absagen: Kündigt ihr einen Werkvertrag wie eine Bandbuchung, steht dem Künstler nach § 648 BGB grundsätzlich die Vergütung abzüglich ersparter Aufwendungen zu. Vermutet werden 5 % des noch nicht erbrachten Teils, wenn nichts anderes vereinbart ist. So hat das LG Detmold einer abgesagten Abiball-Band 90 statt 1.800 € zugesprochen. Stornoklauseln im Vertrag gehen vor, lest sie deshalb genau.

Die Musik meldet ihr als Veranstalter vorher bei der GEMA an, nicht der DJ. Für Abschlussfeiern gibt es Pakete von 374,29 € bis 998,10 € (Stand 2026). Rechenweg und Tarife im Ratgeber GEMA für Veranstaltungen.

Fotograf und Fotobox

Bei Fotografen gibt es zwei Modelle: eine Pauschale des Jahrgangs, mit der alle Gäste die Bilder bekommen, oder ein Modell ohne Vorkosten, bei dem Gäste die Bilder später einzeln in einem Online-Shop kaufen. Das zweite schont die Abikasse, macht die Bilder für Gäste aber teurer. Bei Fotos von Minderjährigen braucht die Veröffentlichung zu Werbezwecken die Einwilligung der Eltern. Klärt vorher, wer die Bilder wofür nutzen darf.

Deko

Deko ist der Posten, bei dem Eigenleistung am meisten spart. Am meisten Wirkung bringen Licht, Tischdeko und Stuhlhussen. Klärt mit der Location, was erlaubt ist: offenes Feuer, Konfetti, Nebelmaschine und Klebeband an Wänden sind oft verboten. Plant ein festes Auf- und Abbauteam ein.

Beispielrechnung: Location und Catering für 365 Gäste

Die Beispielrechnung nutzt Werte innerhalb der Marktspannen oben und die Gästezahl aus unserem Ratgeber Abiball-Kosten. Ersetzt jede Zeile durch eure Angebote.

Die Stadthalle wirkt günstiger, aber Deko, Security, Reinigung und Technik kommen dort oft extra dazu, während sie im Paket enthalten sein können. Vergleicht deshalb nie nur den Preis pro Person, sondern die vollständige Leistungsliste.

So setzt du das mit Eventoren um

Die Location gibt euch eine Höchstzahl, der Caterer meist eine Mindestzahl. Mit Eventoren bildet ihr beides im Ticketverkauf ab: Jede Ticketstufe, etwa Abiturient, Gast und Lehrkraft, bekommt ein eigenes Kontingent. Zusammen ergeben die Kontingente die Kapazität aus dem Bestuhlungsplan, sodass nie mehr Tickets verkauft werden, als Plätze da sind.

Im Dashboard seht ihr jederzeit, wie viele Tickets verkauft sind. So wisst ihr vor der Frist, welche Zahl ihr dem Caterer meldet. Jedes Ticket trägt einen Teilnehmernamen. Die Teilnehmerliste exportiert ihr als CSV oder XLSX für Sitzplan und Location. Freikarten für Lehrkräfte kosten nichts, bezahlte Tickets 3,9 % + 0,49 € inklusive Umsatzsteuer und Zahlungsabwicklung.

Am Abend scannen Helfer die QR-Codes über geteilte Scanner-Links im Smartphone-Browser. Eine App braucht ihr nicht, wohl aber Internet am Eingang. Prüft das bei der Besichtigung. Mehr dazu im Ratgeber Einlasskontrolle mit QR-Code. Fragen beantworten wir über Kontakt.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Abiball-Location buchen?

Am besten 12 bis 18 Monate vor dem Termin. Große Säle sind an Juni- und Juli-Samstagen früh vergeben. Wer später sucht, sollte auch Freitage, Sonntage oder einen späteren Juli-Termin zulassen.

Was kostet das Catering für einen Abiball pro Person?

Marktangaben nennen für ein kalt-warmes Buffet etwa 25 bis 35 €, je nach Anbieter bis 50 € pro Person, für die Getränkepauschale 12 bis 30 € (Stand: November 2026). Ein gesetztes Menü mit Service liegt bei etwa 30 bis 55 €. Personal, Geschirr und Lieferung können extra kosten.

Buffet oder Menü: Was ist besser für den Abiball?

Bei mehreren Hundert Gästen ist ein Buffet an mehreren Stationen meist praktischer und günstiger. Ein Menü wirkt festlicher, braucht aber etwa eine Servicekraft pro 15 bis 20 Gäste. Für kleinere Jahrgänge kann ein Menü gut passen.

Ist Catering seit 2026 günstiger geworden?

Speisen in der Gastronomie und beim Catering kosten seit 01.01.2026 nur noch 7 % statt 19 % Umsatzsteuer, Getränke weiter 19 %. Ob ein Caterer das an euch weitergibt, entscheidet er selbst. Vergleicht Angebote brutto und lasst Speisen und Getränke getrennt ausweisen.

Was ist ein Mindestumsatz bei der Location?

Ein Mindestumsatz ist der Betrag, den ihr bei der Location mindestens ausgeben müsst, meist für Speisen und Getränke. Kommen weniger Gäste, zahlt ihr die Differenz trotzdem. Prüft, was auf den Mindestumsatz angerechnet wird, und setzt ihn nur so hoch an, wie eure verbindliche Gästezahl trägt.

Quellen

• § 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG (7 % auf Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen seit 01.01.2026)
• BMF-Schreiben vom 22.12.2025 zu Verpflegungsdienstleistungen (30-%-Pauschale Getränke)
• Stiftung Warentest: Abiball – So vermeiden Sie teure Fehler (20.07.2020)
• abiball-deko.de: Abiball-Kosten, Location-, Catering- und DJ-Spannen (2026)
• Bernemann & Röhl: Abi-Feier Catering, Preise pro Person
• bvents: Catering-Kosten nach Format (aktualisiert 12.10.2026)
• egora: Abiball-Catering, Menüpreise
• Eventzentrum NRW: Abiball-Pakete pro Person
• Gasthof Waldachtal: Catering-Angebot Abiball 2026 (PDF)
• abitipps.de: Abiball-Location, Gästezahl pro Abiturient
• miet24: Festzelt mieten, Fläche pro Gast, Kosten und Abnahme (03.11.2026)
• GEMA: Schulabschlussfeiern anmelden, Pakete
• § 648 BGB (Kündigungsrecht des Bestellers)