Wer ist Veranstalter beim Abiball? Haftung, Verträge, GEMA

Veranstalter eines Abiballs ist, wer den Ball organisatorisch und wirtschaftlich verantwortet: wer die Verträge mit Location, Caterer und DJ schließt, die Tickets verkauft und das Geld verwaltet. Die Schule ist das in aller Regel nicht. In der Praxis ist es das Abikomitee als Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), eine volljährige Einzelperson oder der Förderverein der Schule. Davon hängt ab, wer persönlich haftet, wer die GEMA-Rechnung bekommt und ob Steuern anfallen.

Das Wichtigste in Kürze

• Ein Abikomitee, das gemeinsam Verträge schließt, ist rechtlich schnell eine GbR. Ihre Mitglieder haften persönlich und als Gesamtschuldner (§§ 705, 721 BGB).
• Minderjährige brauchen für Saalmiete, Catering oder DJ die Einwilligung der Eltern (§ 107 BGB). Der Taschengeldparagraf hilft bei großen Verträgen nicht.
• Am wenigsten persönliches Risiko tragt ihr, wenn der Förderverein (e. V.) Vertragspartner ist oder eine Agentur selbst als Veranstalter auftritt.
• Ein Abiball mit Eintritt oder Essensbeitrag ist für die GEMA öffentlich und muss vorher angemeldet werden. Pakete kosten 2026 zwischen 374,29 € und 998,10 €.
• Eine Veranstalterhaftpflicht gehört dazu. Das Konto für die Abikasse sollte auf einen Volljährigen oder den Förderverein laufen, mit Vier-Augen-Prinzip.

Dieser Artikel ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

Wer ist rechtlich Veranstalter eines Abiballs?

Veranstalter ist, wer eine Veranstaltung in eigener Verantwortung durchführt: Er plant sie, schließt die Verträge, trägt das finanzielle Risiko und ist für die Sicherheit der Gäste verantwortlich. Die GEMA beschreibt das bei Abschlussfeiern schlicht als die Person, „die sich um die Organisation der Feier kümmert“. Meist ist das ein Team aus Absolventinnen und Absolventen.

Die Schule ist beim Abiball in der Regel nicht Veranstalterin. Der Ball ist eine private Feier des Jahrgangs außerhalb des Schulbetriebs, auch wenn die Schulleitung eine Rede hält. Nur wenn die Schule selbst organisiert, meldet sie laut GEMA auch an. Geht etwas schief, steht also nicht die Schule in der Verantwortung, sondern wer unterschrieben hat.

Die Stiftung Warentest dokumentierte den Fall einer Abiturientin, die einen Agenturvertrag unterschrieb und damit Veranstalterin wurde. Nach der Stornierung wurden ihr 8.375 € berechnet.

Das Abikomitee als GbR

Eine GbR entsteht, sobald sich mehrere Personen verpflichten, einen gemeinsamen Zweck zu fördern (§ 705 Abs. 1 BGB). Einen schriftlichen Vertrag braucht es dafür nicht. Tritt die Gruppe nach außen auf, etwa mit einem gemeinsamen Namen wie „Abi 2027 Gymnasium X“, ist sie seit der Reform zum 01.01.2024 eine rechtsfähige GbR. Sie kann selbst Verträge schließen und verklagt werden.

Das Landgericht Detmold hat schon 2015 einen ganzen Abiturjahrgang als GbR eingestuft (Urt. v. 08.07.2015 – 10 S 27/15). Das Komitee hatte eine Band für 1.800 € gebucht und wieder abgesagt. Das Gericht sprach der Band nur 90 € zu, weil sie keinen höheren Schaden belegte, stellte aber klar: Der Jahrgang hatte als GbR einen wirksamen Vertrag geschlossen.

Der Haken steht in § 721 BGB: Die Gesellschafter haften für die Schulden der GbR persönlich und als Gesamtschuldner. Ein Gläubiger kann den vollen Betrag von einem einzelnen volljährigen Mitglied verlangen. Eine interne Abrede „wir haften nur bis 100 €“ gilt gegenüber Dritten nicht.

Welche Rechtsform passt für den Abiball? Vergleich der Varianten

Die folgende Übersicht vergleicht die Modelle, die in der Praxis vorkommen. Es gibt kein perfektes Modell, aber deutliche Unterschiede beim persönlichen Risiko.

Die Einordnung des Kooperationsmodells stammt aus der Auswertung von Agenturverträgen durch die Stiftung Warentest. Die Agentur muss dann im Vertrag ausdrücklich als Veranstalterin stehen. Beim klassischen Veranstaltungsvertrag beauftragt dagegen das Komitee die Agentur, und wer unterschreibt, haftet für Storno und fehlende Gästekarten.

Unsere Empfehlung

Für die meisten Jahrgänge ist der Förderverein als Vertragspartner die sicherste Lösung, wenn der Vorstand mitzieht. Geht das nicht, sollten mindestens zwei volljährige Personen gemeinsam unterschreiben, und zwar erst, wenn ein Teil des Geldes durch Vorkasse oder Abikasse schon da ist. Die Stiftung Warentest rät genau dazu: große Verträge erst abschließen, wenn Teile der Summe durch Partys oder Ticketvorkasse eingenommen sind.

Was gilt, wenn Minderjährige Verträge unterschreiben?

Wer 7 bis 17 Jahre alt ist, ist beschränkt geschäftsfähig (§ 106 BGB). Für jede Erklärung, die nicht lediglich einen rechtlichen Vorteil bringt, braucht er die Einwilligung der Eltern (§ 107 BGB). Ein Mietvertrag für die Stadthalle oder ein Cateringvertrag verpflichtet zur Zahlung, ist also nie nur vorteilhaft.

Was passiert ohne Einwilligung?

• Schwebend unwirksam: Der Vertrag hängt von der Genehmigung der Eltern ab (§ 108 BGB). Fordert der Vertragspartner die Eltern zur Genehmigung auf, haben sie zwei Wochen Zeit. Schweigen sie, gilt die Genehmigung als verweigert.
• Mit 18 selbst genehmigen: Wird der Minderjährige volljährig, tritt seine Genehmigung an die Stelle der Eltern (§ 108 Abs. 3 BGB).
• Taschengeldparagraf: Ein Vertrag ist nach § 110 BGB nur wirksam, wenn der Minderjährige die Leistung vollständig mit Mitteln bewirkt, die ihm dafür oder zur freien Verfügung überlassen wurden. Bei Anzahlungen, Raten und fünfstelligen Summen hilft das nicht.

Haftungsgrenze bei Volljährigkeit und die Drei-Monats-Falle

§ 1629a BGB begrenzt die Haftung für Schulden, die mit Zustimmung der Eltern während der Minderjährigkeit entstanden sind, auf das Vermögen, das bei Eintritt der Volljährigkeit vorhanden ist. Das klingt beruhigend, hat beim Abikomitee aber eine Falle: Wer Mitglied einer Gesellschaft ist und nicht innerhalb von drei Monaten nach dem 18. Geburtstag kündigt, bei dem wird im Zweifel angenommen, dass die Schulden erst nach der Volljährigkeit entstanden sind (§ 1629a Abs. 4 BGB). Wer also während der Planung 18 wird und weitermacht, haftet in der Regel voll mit.

Wer unterschreibt welchen Vertrag?

Wie ihr die Zahlen hinter diesen Verträgen kalkuliert, steht im Ratgeber Abiball-Kosten.

Wofür haftet der Veranstalter beim Abiball?

Die Haftung hat drei Ebenen. Viele Komitees denken nur an die erste.

1. Vertragliche Haftung: Ihr schuldet Location, Caterer und DJ das vereinbarte Geld, auch wenn weniger Gäste kommen. Mindestumsatz, Mindestgästezahl und Stornostaffeln entscheiden, wie teuer ein Fehler wird.
2. Haftung gegenüber Gästen: Wer andere fahrlässig an Körper oder Eigentum verletzt, muss den Schaden ersetzen (§ 823 BGB). Als Veranstalter tragt ihr die Verkehrssicherungspflicht: freie Fluchtwege, gesicherte Kabel, keine Glasscherben auf der Tanzfläche, genug Aufsicht.
3. Pflichten gegenüber Behörden und Verwertern: GEMA-Anmeldung, gegebenenfalls Künstlersozialabgabe, Jugendschutz und Auflagen der Kommune.

Welche Versicherung braucht ihr?

Eine Veranstalterhaftpflicht deckt Personen- und Sachschäden, die Gästen oder Dritten entstehen, und wehrt unberechtigte Forderungen ab. Die Schule versichert den Ball in der Regel nicht, weil sie nicht Veranstalterin ist. Eine Einzelpolice kostet laut Marktbeispielen ab ca. 80 bis 90 € für kleine Feste, abhängig von Gästezahl und Leistungsumfang (Stand: November 2026). Die Stiftung Warentest nannte für Abibälle 100 bis 200 €.

Prüft vor dem Abschluss, ob der Tarif Abibälle ausdrücklich zulässt (manche schließen Abifeiern aus), wie hoch Mietsachschäden an der Halle versichert sind und, bei einer Agentur-Police, welcher Versicherer mit welcher Deckungssumme dahintersteht. Gegen Stornokosten wegen zu wenig verkaufter Karten gibt es praktisch keinen Versicherungsschutz. Dieses Risiko steuert ihr nur über den Vertrag. Mehr zu Deckungen und Preisen im Ratgeber Veranstalterhaftpflicht.

Jugendschutz: Pflichten des Veranstalters

Als Veranstalter seid ihr für den Jugendschutz verantwortlich: 16- und 17-Jährige dürfen ohne Begleitung bis 24 Uhr bleiben (§ 5 JuSchG), Spirituosen gibt es erst ab 18, und die Regeln müssen gut sichtbar aushängen (§ 3 JuSchG). Komitee-Mitglieder, die den Abend organisieren, taugen nicht als Begleitperson. Details im Ratgeber Jugendschutz auf Partys.

Ist der Abiball eine öffentliche Veranstaltung (GEMA)?

Ja, in fast allen Fällen. Nach § 15 Abs. 3 UrhG ist eine Musikwiedergabe öffentlich, wenn sie für eine Mehrzahl von Personen bestimmt ist, die nicht mit dem Veranstalter oder untereinander durch persönliche Beziehungen verbunden sind. Beim Abiball kennen sich zwar die Abiturienten, aber nicht die Eltern, Großeltern, Geschwister und Freunde der anderen. Die GEMA behandelt Abibälle mit Eintritt oder Essensbeitrag deshalb durchgehend als anmeldepflichtig. Ein rein privater Ball im engsten Kreis ist theoretisch denkbar, aber kein Spartipp.

Was die GEMA konkret sagt (Stand: November 2026):

• „Geladene Gäste“ liegen nur vor, wenn alle Gäste gratis teilnehmen. Eine „Umlage“ für Essen und Getränke zählt wie Eintritt.
• Wer meldet an? Der Veranstalter. Bei Abschlussfeiern nennt ihr eine Ansprechperson und wählt im Preisrechner die Option „Privatperson“. An diese Adresse geht auch die Rechnung. Organisiert die Schule, meldet die Schule an.
• Der DJ zahlt in der Regel nicht, weil er die nötigen Angaben nicht kennt.
• Stadthalle mit GEMA-Vertrag: Die Anmeldung entfällt nur, wenn der Vertrag der Halle auch Veranstaltungen Dritter wie Abschlussfeiern abdeckt. Lasst euch das schriftlich bestätigen.

Für Abschlussfeiern bietet die GEMA drei Pakete mit Live- und Tonträgermusik an, kalkuliert auf 10 € Kostenbeitrag pro Person ohne bzw. 30 € mit Essen und Getränken: S bis 300 m² 374,29 €, M bis 500 m² 623,81 €, L bis 800 m² 998,10 €. Kleinere Abschlussfeiern gibt es laut GEMA ab ca. 100 €. Bei höheren Ticketpreisen rechnet ihr im Preisrechner nach den Tarifen U-V oder M-V. Enthält das Ticket Essen oder Getränke, zieht die GEMA bis 64 € netto pauschal zwei Drittel ab. Die GEMA-Tarife für 2027 sind noch nicht veröffentlicht.

Ganz wichtig: Vorher anmelden. Für nicht angemeldete Musik verlangt die GEMA nach ständiger Rechtsprechung regelmäßig einen Kontrollzuschlag von 100 %, also die doppelte Vergütung. Alles zu Tarifen und Rechenweg im Ratgeber GEMA für Veranstaltungen.

Fällt beim Abiball Künstlersozialabgabe an?

Die Künstlersozialabgabe (KSA) zahlen Unternehmer, die selbständige Künstler beauftragen, etwa eine Band oder einen freiberuflichen DJ. Der Satz liegt 2026 bei 4,9 % und 2027 bei 5,0 % der Honorare. Für einen Abiball greift meist eine von zwei Ausnahmen:

• Veranstaltungsregel: Wer nicht typischer Verwerter ist und höchstens drei Veranstaltungen pro Kalenderjahr mit Künstlern durchführt, zahlt keine KSA (§ 24 KSVG).
• Bagatellgrenze: Abgabepflichtig wird man nach der Generalklausel erst, wenn die Honorare im Kalenderjahr 1.000 € übersteigen.

Aufpassen müssen Komitees, die im selben Kalenderjahr mehrere Abipartys mit DJ und den Ball veranstalten, sowie Fördervereine mit Konzerten und Festen: Ab der vierten Veranstaltung mit Künstlern ist alles abgabepflichtig. Zahlungen an eine GmbH oder UG, etwa eine DJ-Agentur, zählen in der Regel nicht. Details im Ratgeber Künstlersozialabgabe.

Wem gehört die Abikasse und auf wessen Namen läuft das Konto?

Bei einem Abiball fließen schnell 20.000 € und mehr. Wer das Konto führt, steht gegenüber Bank und Finanzamt in der Verantwortung. Drei Varianten sind verbreitet:

Seit dem 09.10.2025 prüfen Banken bei jeder SEPA-Überweisung, ob der Empfängername zum Kontoinhaber passt. Läuft das Konto auf eine Privatperson, nennt diesen exakten Namen, sonst sehen Eltern beim Überweisen eine Warnung.

So bleibt die Abikasse sauber: zwei volljährige Personen mit Zugriff (Vier-Augen-Prinzip), ein Kassenbuch mit Beleg für jede Buchung, Bareinnahmen zeitnah mit Zählprotokoll einzahlen, regelmäßig den Kontostand an die Stufe melden und vor dem Ball beschließen, was mit einem Überschuss passiert.

Wie ihr die Abikasse überhaupt füllt, steht im Ratgeber Abiball finanzieren.

Welche Steuerfragen stellen sich beim Abiball?

Steuern sind beim Abiball selten ein großes Thema, aber nicht automatisch keins. Es kommt darauf an, wer veranstaltet.

Abikomitee als GbR: Unternehmer oder nicht?

Umsatzsteuerlich ist Unternehmer, wer nachhaltig zur Erzielung von Einnahmen tätig wird, auch ohne Gewinnabsicht (§ 2 Abs. 1 UStG). Eine einmalige private Feier ist das in der Regel nicht. Ein Komitee, das über zwei Jahre mehrere Abipartys veranstaltet, Pullis und Abizeitungen verkauft und am Ende einen Ball mit Ticketverkauf ausrichtet, kann aber als nachhaltig tätig eingestuft werden. Eine Verwaltungsanweisung speziell für Abikomitees gibt es nicht.

Wird das Komitee als Unternehmer eingestuft, hilft meist die Kleinunternehmerregelung: Umsätze sind steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt (§ 19 UStG, Stand: November 2026). Achtung: Im Gründungsjahr gilt für das laufende Jahr die Grenze von 25.000 €. Ein Komitee, das erst im Jahr des Balls zusammenfindet und 30.000 € Ticketumsatz macht, könnte darüber liegen. Dann fallen auf Party-Eintritt 19 % Umsatzsteuer an.

Förderverein als Veranstalter: Gemeinnützigkeit im Blick

Ein gemeinnütziger Förderverein, der einen Ball mit Eintritt und Bewirtung ausrichtet, betreibt damit in aller Regel einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb. Für die Ertragsteuern gilt: Bleiben die Einnahmen aus allen solchen Betrieben inklusive Umsatzsteuer im Jahr unter 50.000 €, fallen keine Körperschaft- und Gewerbesteuer an (§ 64 Abs. 3 AO). Für die Umsatzsteuer spielt diese Grenze keine Rolle. Hier zählen der Steuersatz (Eintritt mit Party-Charakter 19 %, Speisen in der Gastronomie seit 01.01.2026 7 %, Getränke 19 %) und gegebenenfalls die Kleinunternehmerregelung des Vereins.

Außerdem darf ein gemeinnütziger Verein seine Mittel nur für satzungsmäßige Zwecke verwenden (§ 55 AO). Spendengelder des Vereins sollten deshalb nicht den Ball eines Jahrgangs subventionieren. Am sichersten trägt sich der Ball aus Tickets und Jahrgangsgeldern selbst.

Checkliste: Veranstalterfrage in einer Sitzung klären

Nehmt diese Liste mit in die Sitzung mit Eltern, Förderverein und Komitee.

• Beschlossen, wer Veranstalter ist: Förderverein, GbR, Einzelperson oder Agentur
• Förderverein angefragt: Ist der Vorstand bereit, Vertragspartner zu sein? Deckt die Satzung das?
• Liste aller Komitee-Mitglieder mit Geburtsdatum: Wer ist wann volljährig?
• Festgelegt, dass nur Volljährige unterschreiben, idealerweise zu zweit
• Eltern über Haftungsrisiken informiert, Einwilligungen für minderjährige Mitglieder schriftlich
• Interne Vereinbarung im Komitee: Wie wird ein Verlust aufgeteilt? Wer entscheidet über Ausgaben?
• Bei Agenturen: Wer ist laut Vertrag Veranstalter? Gibt es einen kostenlosen Rücktritt bei zu wenig Tickets?
• Verträge erst unterschreiben, wenn Abikasse oder Vorkasse einen Teil der Summe decken
• Veranstalterhaftpflicht abgeschlossen, Abibälle ausdrücklich versichert
• GEMA-Anmeldung vor dem Ball, Ansprechperson als Privatperson benannt
• KSA geprüft: Wie viele Veranstaltungen mit Künstlern gibt es im Kalenderjahr?
• Konto festgelegt, Kontoinhaber korrekt kommuniziert, Vier-Augen-Prinzip
• Steuerfrage mit Steuerberatung oder Finanzamt geklärt, falls das Komitee viele Aktionen macht
• Jugendschutz-Aushang, Altersbänder und Begleitpersonen-Regelung vorbereitet

Den gesamten Zeitplan bis zum Ball findet ihr in der Abiball-Checkliste.

So setzt du das mit Eventoren um

Bei Eventoren meldet sich eine Organisation an, als Verein, Schule, Unternehmen oder Privatperson. Für den Abiball ist das typischerweise der Förderverein oder eine volljährige Person aus Komitee oder Elternschaft. Damit ist auch klar, wer Vertragspartner für den Ticketverkauf ist. Eventoren prüft und gibt die Organisation frei, bevor der Verkauf startet. Plant das früh ein.

Die Einnahmen gehen per Banküberweisung auf das hinterlegte IBAN eurer Organisation, spätestens am 7. Bankarbeitstag nach dem Ball. Anzahlungen an Location und Caterer müsst ihr deshalb vorher aus der Abikasse oder über den Förderverein leisten.

Für das Vier-Augen-Prinzip verteilt ihr Rollen im Team: Inhaber, Admin, Eventmanager, Finanzen und Einlass. Für die Abschlussrechnung exportiert ihr Bestellungen als CSV, XLSX oder PDF. Die Gebühr beträgt 3,9 % + 0,49 € pro bezahltem Ticket, inklusive Umsatzsteuer und Zahlungsabwicklung. Freikarten kosten nichts, eine Grundgebühr gibt es nicht. Fragen zur Einrichtung beantworten wir über Kontakt.

Häufige Fragen

Ist die Schule Veranstalter des Abiballs?

In aller Regel nicht. Der Abiball ist eine private Feier des Jahrgangs außerhalb des Schulbetriebs, auch wenn Lehrkräfte und Schulleitung teilnehmen. Veranstalter ist, wer die Verträge schließt und das Geld verwaltet. Nur wenn die Schule die Feier selbst organisiert, ist sie Veranstalterin und meldet auch bei der GEMA an.

Haften alle Mitglieder des Abikomitees?

Wenn das Komitee als GbR auftritt, haften die Gesellschafter persönlich und als Gesamtschuldner (§ 721 BGB). Ein Gläubiger kann den vollen Betrag von einem einzelnen volljährigen Mitglied verlangen. Für Minderjährige gelten Sonderregeln, die aber nach dem 18. Geburtstag schnell entfallen, wenn sie weiter mitmachen.

Dürfen 17-Jährige den Vertrag mit der Location unterschreiben?

Nur mit Einwilligung der Eltern (§ 107 BGB). Ohne Einwilligung ist der Vertrag schwebend unwirksam, bis die Eltern ihn genehmigen oder der Unterzeichner mit 18 selbst genehmigt. Seriöse Locations und Agenturen verlangen deshalb volljährige Unterzeichner. Lasst große Verträge von Volljährigen oder dem Förderverein schließen.

Muss der Abiball bei der GEMA angemeldet werden, auch wenn er privat ist?

Ja, sobald Gäste Eintritt oder einen Beitrag für Essen und Getränke zahlen. Dann liegt laut GEMA keine Veranstaltung vor geladenen Gästen vor, und weil sich nicht alle Gäste persönlich kennen, ist die Musikwiedergabe öffentlich. Meldet vorher an, sonst droht ein Kontrollzuschlag von 100 %.

Kann der Förderverein Spendenquittungen für Abiball-Tickets ausstellen?

Nein. Ein Ticket ist ein Entgelt für eine Gegenleistung und keine Spende, auch wenn der Preis über den Kosten liegt. Eine Zuwendungsbestätigung ist nur für eine zusätzliche, freiwillige Zahlung ohne Gegenleistung möglich, und nur eine steuerbegünstigte Körperschaft darf sie ausstellen, ein Abikomitee nie. Bei einer unrichtigen Bestätigung haftet der Aussteller pauschal mit 30 % der Zuwendung.

Quellen

• GEMA: Schulabschlussfeiern anmelden, Pakete, Veranstalter-FAQ (abgerufen November 2026)
• Stiftung Warentest: Abiball – So vermeiden Sie teure Fehler (20.07.2020)
• Legal Tribune Online: LG Detmold, Urt. v. 08.07.2015 – 10 S 27/15, Abi-Jahrgang ist GbR
• §§ 705, 721 BGB (GbR, persönliche Haftung)
• §§ 106–110 BGB (beschränkte Geschäftsfähigkeit, Taschengeldparagraf)
• § 1629a BGB (Beschränkung der Minderjährigenhaftung)
• § 15 UrhG (Öffentlichkeit der Wiedergabe)
• § 24 KSVG (Künstlersozialabgabe, Veranstaltungsregel)
• § 19 UStG (Kleinunternehmer)
• § 64 AO (wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb, 50.000-€-Grenze)
• §§ 3, 5, 9 JuSchG (Aushang, Tanzveranstaltungen, Alkohol)
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