Helfer bezahlen 2026/2027: Mindestlohn, Minijob, Pauschalen

Wer bei deiner Veranstaltung gegen Geld arbeitet, ist in der Regel Arbeitnehmer und bekommt mindestens den Mindestlohn: 13,90 € pro Stunde in 2026 und 14,60 € ab 01.01.2027. Für Event-Aushilfen ist die kurzfristige Beschäftigung oft die günstigste Form, weil keine Sozialversicherungsbeiträge anfallen. Gemeinnützige Vereine können Helfer außerdem steuer- und sozialversicherungsfrei mit der Ehrenamtspauschale (960 € im Jahr) oder der Übungsleiterpauschale (3.300 € im Jahr) entschädigen, aber nicht für jede Tätigkeit. Unbezahlte Ehrenamtliche fallen nicht unter das Mindestlohngesetz.

Das Wichtigste in Kürze

• Mindestlohn (Stand: November 2026): 13,90 € brutto pro Stunde in 2026, 14,60 € in 2027. Minijob-Grenze: 603 € im Monat in 2026, 633 € in 2027.
• Kurzfristige Beschäftigung: höchstens 3 Monate oder 70 Arbeitstage im Kalenderjahr, nicht berufsmäßig. Dann keine Beiträge zu Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung, nur Umlagen und Unfallversicherung.
• Ehrenamtspauschale 960 € und Übungsleiterpauschale 3.300 € pro Person und Jahr gelten seit 01.01.2026, nur bei gemeinnützigen Trägern oder öffentlichen Stellen und nicht für Arbeit im steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb wie Ausschank oder Imbiss.
• Minijobs werden 2027 teurer: Der Pauschalbeitrag zur Krankenversicherung steigt voraussichtlich von 13 % auf 17,5 %; eine höhere Pauschsteuer von 5 % ist geplant, aber noch nicht beschlossen.
• „Freie“ Helfer mit Rechnung, die nach Schichtplan und Weisung arbeiten, sind meist Scheinselbstständige. Das Risiko trägt der Veranstalter: Nachzahlungen für bis zu 4 Jahre, bei Vorsatz 30 Jahre.

Dieser Artikel ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für die Lohnabrechnung helfen Steuerberatung, Lohnbüro oder die Minijob-Zentrale.

Welche Arten von Helfern gibt es bei Veranstaltungen?

Bevor du über Geld sprichst, ordne jeden Helfer einer Gruppe zu. Davon hängen Mindestlohn, Abgaben und Versicherung ab.

Wichtig: Jugendliche unter 18 ohne abgeschlossene Berufsausbildung gelten nicht als Arbeitnehmer im Sinne des Mindestlohngesetzes (§ 22 Abs. 2 MiLoG). Für sie gilt aber das Jugendarbeitsschutzgesetz: Beschäftigung grundsätzlich nur von 6 bis 20 Uhr, über 16-Jährige im Gaststätten- und Schaustellergewerbe bis 22 Uhr (§ 14 JArbSchG). Für die Spätschicht an der Bar sind Minderjährige also keine Option.

Wie hoch ist der Mindestlohn 2026 und 2027?

Stand: November 2026. Der Mindestlohn ist in der Fünften Mindestlohnanpassungsverordnung festgelegt (MiLoV5). Die Minijob-Grenze wird nach § 8 Abs. 1a SGB IV berechnet: Mindestlohn × 130 ÷ 3, aufgerundet auf volle Euro. 14,60 € ergibt 632,67 €, also 633 € (Minijob-Zentrale: Minijob 2027).

Rechenbeispiel Stundenkosten: Eine Aushilfe arbeitet bei deinem Sommerfest 2027 zwei Tage je 8 Stunden. Mindestens 16 × 14,60 € = 233,60 € brutto. Ein Jahr früher wären es 16 × 13,90 € = 222,40 € gewesen. Plane für Veranstaltungen ab Januar 2027 also rund 5 % mehr Lohn ein.

Wann ist ein Helfer ehrenamtlich, wann Arbeitnehmer?

Definition: Ehrenamtlich ist, wer unentgeltlich oder gegen eine Aufwandsentschädigung für einen gemeinnützigen Zweck tätig wird, ohne dass die Gegenleistung im Vordergrund steht. Arbeitnehmer ist, wer nach Weisung in einer fremden Arbeitsorganisation arbeitet und dafür Lohn erhält (§ 7 Abs. 1 SGB IV: Anhaltspunkte sind „eine Tätigkeit nach Weisungen und eine Eingliederung in die Arbeitsorganisation des Weisungsgebers“).

Das Mindestlohngesetz regelt die Vergütung ehrenamtlich Tätiger ausdrücklich nicht (§ 22 Abs. 3 MiLoG). Die Grenze ist aber nicht der Name, sondern die Ausgestaltung:

• Ehrenamtlich: Vereinsmitglieder helfen beim eigenen Fest, bekommen Essen, Getränke und vielleicht eine kleine Pauschale als Dank. Wer kommt, kommt freiwillig.
• Eher Arbeitsverhältnis: Du suchst über Kleinanzeigen „Barpersonal für 15 € die Stunde“, schreibst Schichtpläne vor und rechnest nach Stunden ab. Dann ist der Helfer in aller Regel Arbeitnehmer, auch wenn ihr ihn „Ehrenamtler“ nennt.

Faustregel: Je mehr eine Zahlung nach Stundenlohn aussieht, desto eher ist es Lohn. Pauschalen sollten eine Anerkennung sein und nicht pro Stunde abgerechnet werden.

Ehrenamtspauschale und Übungsleiterpauschale richtig nutzen

Beide Pauschalen sind Steuerbefreiungen für nebenberufliche Tätigkeiten zur Förderung gemeinnütziger, mildtätiger oder kirchlicher Zwecke im Auftrag einer gemeinnützigen Körperschaft oder einer juristischen Person des öffentlichen Rechts (§ 3 Nr. 26 und Nr. 26a EStG). Seit 01.01.2026 gelten höhere Beträge: Die Ehrenamtspauschale stieg von 840 € auf 960 €, die Übungsleiterpauschale von 3.000 € auf 3.300 € (BMF: Das ändert sich 2026).

Diese Regeln musst du beachten:

1. Nur gemeinnützige oder öffentliche Auftraggeber. Eine GbR, ein Abikomitee, eine Firma oder ein nicht gemeinnütziger Verein können die Pauschalen nicht nutzen.
2. Nicht für den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb. Ausschank, Imbiss oder die Vereinsgaststätte sind in der Regel steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb. Das Finanzamt Brandenburg nennt als Beispiel eine Kartenverkäuferin beim gemeinnützigen Fußballverein: Für den Kartenverkauf im gemeinnützigen Bereich gilt die Ehrenamtspauschale, für die Mithilfe in der Vereinsgaststätte nicht (Finanzamt Brandenburg: Ehrenamt und Steuern 2026).
3. Pro Person und Jahr, nicht pro Verein. Wer in zwei Vereinen hilft, hat insgesamt 960 € bzw. 3.300 €. Lass dir schriftlich bestätigen, dass der Betrag nicht schon anderweitig genutzt wird.
4. Keine Doppelnutzung für dieselbe Tätigkeit. Für unterschiedliche Tätigkeiten, auch im selben Verein, können beide Pauschalen nebeneinander genutzt werden.
5. Vorstand nur mit Satzungsgrundlage. Vergütungen an den Vorstand über den Auslagenersatz hinaus muss die Satzung ausdrücklich erlauben.
6. Angemessen bleiben. Zahlungen an Mitglieder dürfen nicht höher sein als an Nichtmitglieder für dieselbe Aufgabe.

Seit 2026 greift auch das Haftungsprivileg für Vereinsmitglieder und Organmitglieder bis 3.300 € Vergütung im Jahr: Sie haften dem Verein nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit (§ 31a BGB, § 31b BGB).

Kurzfristige Beschäftigung oder Minijob: Was ist für Events günstiger?

Für einzelne Veranstaltungen ist die kurzfristige Beschäftigung meist die bessere Wahl. Sie ist im Voraus auf höchstens drei Monate oder 70 Arbeitstage im Kalenderjahr begrenzt und darf nicht berufsmäßig ausgeübt werden (§ 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV). Der Verdienst ist dann sozialversicherungsfrei, egal wie hoch er ist. Der Mindestlohn gilt trotzdem. Bei Schülern, Studierenden oder Rentnern ist die Berufsmäßigkeit meist kein Problem, bei Arbeitsuchenden und Personen in Elternzeit musst du genauer prüfen.

Der Minijob mit Verdienstgrenze passt eher zu Helfern, die regelmäßig für dich arbeiten, etwa jedes Wochenende bei einer Partyreihe.

Stand: November 2026, Werte laut Minijob-Zentrale. Der höhere Krankenversicherungsbeitrag ist im GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz enthalten, das am 29.07.2026 verkündet wurde; die Minijob-Zentrale nennt „voraussichtlich 17,5 Prozent“ ab 01.01.2027. Die Pauschsteuer von 5 % steht im Regierungsentwurf zum Einkommensteuerreformgesetz 2027 und ist noch nicht beschlossen (Minijob-Zentrale: Chronologie der aktuellen Vorhaben). Ein Arbeitgeberbeitrag zur Pflegeversicherung ist ab 2028 geplant.

Lohnsteuer bei kurzfristig Beschäftigten

Du kannst die Lohnsteuer individuell nach den Lohnsteuerabzugsmerkmalen abrechnen, was bei Studierenden oft 0 € ergibt. Oder du pauschalierst mit 25 % plus Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer. Die Pauschalierung ist erlaubt, wenn der Helfer nur gelegentlich arbeitet, die Beschäftigung höchstens 18 zusammenhängende Arbeitstage dauert, der Lohn im Schnitt höchstens 150 € pro Arbeitstag und höchstens 19 € pro Stunde beträgt (§ 40a EStG).

Melden und dokumentieren

• Jeden Minijob, auch die kurzfristige Beschäftigung, meldest du bei der Minijob-Zentrale an. Dafür braucht dein Verein bzw. deine Firma eine Betriebsnummer.
• Für Minijobber und kurzfristig Beschäftigte sowie im Gaststätten- und Schaustellergewerbe musst du Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit spätestens sieben Tage nach dem Arbeitstag aufzeichnen und zwei Jahre aufbewahren (§ 17 MiLoG). Ein Schichtzettel mit Unterschrift genügt.
• In bestimmten Branchen, darunter Gaststätten-, Schausteller- und Messebaugewerbe, müssen Beschäftigte ihren Ausweis mitführen (§ 2a SchwarzArbG). Weise deine Barschicht darauf hin.

Scheinselbstständigkeit: Das Risiko mit „freien“ Helfern

Manche Veranstalter umgehen Anmeldung und Abgaben, indem sie Helfer „auf Rechnung“ arbeiten lassen. Für Barpersonal, Einlass, Garderobe oder Aufbau geht das fast nie gut. Wer nach deinem Schichtplan, in deiner Arbeitsorganisation, mit deinem Material und nach deinen Anweisungen arbeitet, ist nach § 7 Abs. 1 SGB IV beschäftigt, egal was im Vertrag steht.

Typische Warnsignale:

• feste Schichtzeiten, die du vorgibst
• Stundenlohn statt Preis für ein Ergebnis
• keine eigenen Mitarbeiter, kein eigenes Material, keine anderen Auftraggeber im Event
• Kleidung, Kasse, Bar und Getränke stellst du

Die Folgen: Die Rentenversicherung fordert Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile nach, plus Säumniszuschläge. Beitragsansprüche verjähren in vier Jahren, bei vorsätzlich vorenthaltenen Beiträgen erst in 30 Jahren (§ 25 SGB IV). Im Zweifel kannst du den Status bei der Deutschen Rentenversicherung Bund prüfen lassen (§ 7a SGB IV).

Echte Selbstständigkeit ist dagegen typisch für Dienstleister mit eigener Firma: eine Security-Firma mit eigenen Ordnern, ein Caterer, ein Technikverleih mit eigenem Techniker, ein DJ oder eine Band mit eigenem Programm. Für Honorare an selbständige Künstler kann die Künstlersozialabgabe anfallen; das erklärt der Ratgeber Künstlersozialabgabe 2026 und 2027.

Getränkebons und Verpflegung: Was ist erlaubt?

Freie Getränke und ein Essen sind für Helfer die übliche Anerkennung. Steuerlich kommt es darauf an, wer sie bekommt:

• Unbezahlte Ehrenamtliche: Essen und Getränke während des Einsatzes sind als Dank üblich. Damit daraus keine verdeckte Bezahlung wird, gib Bons nur für die eigene Schicht aus, nicht zum Mitnehmen oder für Begleitpersonen. Größere Sachwerte rechnest du sauberer über die Ehrenamtspauschale ab.
• Bezahlte Helfer, Getränke: Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich überlässt, gehören als Aufmerksamkeiten nicht zum Arbeitslohn (R 19.6 Abs. 2 LStR).
• Bezahlte Helfer, Mahlzeiten: Speisen bleiben nur bei einem außergewöhnlichen Arbeitseinsatz bis 60 € steuerfrei. Eine reguläre Schicht ist das meist nicht. Dann ist die Mahlzeit ein Sachbezug, bewertet mit dem amtlichen Sachbezugswert. 2026 liegen Mittag- und Abendessen bei 137 € im Monat, je Tag ein Dreißigstel, also rund 4,57 € pro Mahlzeit (§ 2 SvEV). Dieser Wert zählt zum Arbeitslohn und bei Minijobbern auch zur Verdienstgrenze. Die 50-€-Freigrenze für Sachbezüge (§ 8 Abs. 2 EStG) gilt für Mahlzeiten mit amtlichem Sachbezugswert nicht. Bei kurzfristig Beschäftigten mit pauschaler Lohnsteuer fällt der kleine Betrag kaum ins Gewicht, er muss aber in die Abrechnung.
• Kein Ersatz für Lohn: Arbeitsentgelt ist in Euro zu zahlen; Sachbezüge sind nur eingeschränkt anrechenbar (§ 107 GewO). Bons gibt es deshalb zusätzlich zum Mindestlohn, nicht stattdessen.

Und beim Ausschank selbst gilt für alle Helfer: kein Alkohol an Minderjährige und an erkennbar Betrunkene. Mehr dazu im Ratgeber Jugendschutz auf Partys.

Sind Helfer unfallversichert?

Das hängt von der Art der Mitarbeit ab:

• Bezahlte Beschäftigte (Aushilfe, Minijob, kurzfristig) sind kraft Gesetzes in der gesetzlichen Unfallversicherung versichert. Der Arbeitgeber zahlt den Beitrag an die zuständige Berufsgenossenschaft; für Sportvereine ist das die VBG.
• Unbezahlte Vereinshelfer sind in gemeinnützigen Vereinen meist nicht automatisch gesetzlich versichert. Ausnahmen gibt es unter anderem in Gesundheitswesen und Wohlfahrtspflege, bei Hilfe in Unglücksfällen und bei Engagement im Auftrag oder mit Einwilligung einer Kommune (§ 2 SGB VII). Ob ein einfacher Helfer im Einzelfall „wie ein Beschäftigter“ versichert ist, entscheidet der Unfallversicherungsträger.
• Gewählte oder beauftragte Ehrenamtsträger in gemeinnützigen Organisationen, etwa Vorstand oder Festleitung, können freiwillig versichert werden. Den Antrag kann auch der Verein stellen, ohne die Personen namentlich zu nennen (§ 6 Abs. 1 Nr. 3 SGB VII). Die VBG nennt 4,95 € je versicherter Person und Jahr (Stand: 2025) (VBG Ehrenamt).
• Lücken schließen: Für alle übrigen Helfer bieten manche Länder Sammelverträge für Ehrenamtliche, sonst hilft eine private Gruppenunfallversicherung. Frag zuerst beim Landessportbund oder Dachverband, was schon besteht.

Schäden, die Helfer anderen zufügen, deckt nicht die Unfallversicherung, sondern die Haftpflicht. Wie du sie für das Fest absicherst, steht im Ratgeber Veranstalterhaftpflicht.

Beispielrechnung: Helferplan für ein Vereinsfest 2027

Beispielrechnung: Ein gemeinnütziger Sportverein feiert im Juli 2027 sein Sommerfest mit Jugendturnier, Kinder-Mitmachparcours, Bierwagen und Grill, Samstag und Sonntag. Der Verein ist Arbeitgeber für die bezahlten Aushilfen.

So liest du die Tabelle:

• Die Bierwagen-Helfer bekommen bewusst keine Ehrenamtspauschale, weil der Getränkeverkauf zum wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb gehört. Für den Einlass beim Jugendturnier als Sportveranstaltung des Vereins ist die Pauschale dagegen möglich. Kläre die Zuordnung mit deiner Steuerberatung.
• Würde der Verein die Lohnsteuer individuell abrechnen, etwa weil beide Aushilfen Studierende ohne weiteren Job sind, sinken die Kosten um 123,22 € auf 992,67 €.
• Als Minijob mit Verdienstgrenze statt kurzfristig kämen 2027 auf die 467,20 € rund 35,67 % Abgaben (166,65 €), mit der geplanten Pauschsteuer von 5 % sogar 38,67 % (180,67 €). Für ein einzelnes Fest ist die kurzfristige Beschäftigung also günstiger.
• Die Pauschalen zählen pro Person und Jahr. Wenn die Ordner schon beim Weihnachtsmarkt 900 € Ehrenamtspauschale bekommen haben, sind nur noch 60 € frei.

Bei 1.200 verkauften Tickets à 5 € (6.000 € Einnahmen) machen die Helferkosten rund 18,6 % aus. Wie du solche Kosten im Eintrittspreis berücksichtigst, zeigt der Ratgeber Ticketpreis kalkulieren.

Checkliste vor dem Fest

• Jeden Helfer einer Gruppe zuordnen: ehrenamtlich, Pauschale, kurzfristig, Minijob, Dienstleister
• Für Pauschalen schriftliche Vereinbarung und Bestätigung über bereits genutzte Beträge einholen
• Prüfen, ob die Tätigkeit im ideellen Bereich, Zweckbetrieb oder wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb liegt
• Betriebsnummer vorhanden, kurzfristig Beschäftigte bei der Minijob-Zentrale angemeldet
• Stundenzettel mit Beginn, Ende, Dauer vorbereitet und zwei Jahre aufbewahren
• Mindestlohn 2026 bzw. 2027 im Stundensatz berücksichtigt
• Keine Minderjährigen in der Spätschicht, Jugendarbeitsschutz beachtet
• Unfallversicherung geklärt: Berufsgenossenschaft für Beschäftigte, freiwillige oder private Absicherung für Ehrenamtliche
• Verpflegung und Bons festgelegt, nicht als Lohnersatz
• „Freie“ Helfer auf Scheinselbstständigkeit geprüft

So setzt du das mit Eventoren um

Eventoren rechnet keine Löhne ab und meldet keine Helfer an. Es nimmt deinem Team aber Arbeit am Einlass ab und liefert die Zahlen für die Planung.

Mit teilbaren Scanner-Links können Helfer Tickets mit der Smartphone-Kamera im Browser scannen, ohne App-Installation, mit Internetverbindung. Du brauchst also keine geschulten Kassenkräfte für die Ticketkontrolle. Wer nur scannen soll, bekommt nur den Link. Für dein Orga-Team gibt es Rollen wie Einlass, Eventmanager und Finanzen, damit jede Person nur sieht, was sie braucht.

Die Check-in-Statistik pro Eingang und Ticketart zeigt dir, wann der Andrang am größten war. Daraus planst du die Schichten fürs nächste Jahr. Die Abendkasse läuft bargeldlos: Gäste zahlen über das Abendkassen-Plakat mit QR-Code auf dem eigenen Handy. Das spart Kassenpersonal und Bargeldzählen nach Schichtende. Bestellungen exportierst du als CSV, XLSX oder PDF für die Abrechnung. Die Gebühr beträgt 3,9 % plus 0,49 € pro verkauftem Ticket. Fragen? Kontakt.

Häufige Fragen

Muss ich Helfern beim Vereinsfest den Mindestlohn zahlen?

Nur wenn sie als Arbeitnehmer gegen Lohn arbeiten. Unbezahlte Ehrenamtliche fallen nicht unter das Mindestlohngesetz (§ 22 Abs. 3 MiLoG), ebenso wenig Jugendliche unter 18 ohne Berufsausbildung. Wer nach Stunden bezahlt wird und nach Schichtplan arbeitet, bekommt mindestens 13,90 € (2026) bzw. 14,60 € (2027).

Kann ich Barpersonal beim Vereinsfest mit der Ehrenamtspauschale bezahlen?

In der Regel nicht. Ausschank und Imbiss gehören meist zum steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb des Vereins, und dafür gilt die Ehrenamtspauschale nicht. Für Barpersonal ist die kurzfristige Beschäftigung zum Mindestlohn meist der saubere Weg.

Wie viele Tage darf eine kurzfristige Beschäftigung dauern?

Höchstens drei Monate oder 70 Arbeitstage im Kalenderjahr, und sie muss von vornherein so begrenzt sein. Mehrere kurzfristige Beschäftigungen im selben Jahr, auch bei anderen Arbeitgebern, werden zusammengerechnet. Die Beschäftigung darf außerdem nicht berufsmäßig sein.

Was ändert sich 2027 für Minijobs?

Die Verdienstgrenze steigt auf 633 € im Monat, der Mindestlohn auf 14,60 €. Der Pauschalbeitrag zur Krankenversicherung steigt voraussichtlich von 13 % auf 17,5 %. Eine Anhebung der Pauschsteuer von 2 % auf 5 % ist geplant, aber Stand November 2026 noch nicht beschlossen.

Sind ehrenamtliche Helfer bei einem Unfall versichert?

Bezahlte Aushilfen sind gesetzlich unfallversichert. Unbezahlte Vereinshelfer sind es oft nicht automatisch. Gewählte oder beauftragte Ehrenamtsträger kann der Verein freiwillig bei der VBG versichern, laut VBG für 4,95 € pro Person und Jahr (Stand 2025). Für alle anderen hilft eine Gruppenunfallversicherung oder ein Sammelvertrag des Landes.

Quellen

• Fünfte Mindestlohnanpassungsverordnung (MiLoV5)
• § 22 MiLoG (Persönlicher Anwendungsbereich)
• § 17 MiLoG (Erstellen und Bereithalten von Dokumenten)
• § 8 SGB IV (Geringfügige Beschäftigung)
• § 7 SGB IV (Beschäftigung)
• § 3 EStG (Nr. 26 und 26a)
• § 40a EStG (Pauschalierung bei Teilzeitbeschäftigten und Minijobs)
• § 2 und § 6 SGB VII (Unfallversicherung, freiwillige Versicherung)
• BMF: Das ändert sich 2026
• Minijob-Zentrale: Abgaben und Steuern für Gewerbetreibende
• Minijob-Zentrale: Minijob 2027
• Minijob-Zentrale: Chronologie der aktuellen Vorhaben (Stand 01.10.2026)
• Finanzamt Brandenburg: Ehrenamt und Steuern 2026
• VBG: Unfallversicherung für Ehrenamtliche