Ticketpreis kalkulieren: Break-even und Preisstufen mit Beispiel

Einen Ticketpreis kalkulierst du in drei Schritten: Du addierst alle Fixkosten des Events, ziehst vom Ticketpreis alle Kosten ab, die pro verkauftem Ticket anfallen, und teilst die Fixkosten durch diesen Rest. Das Ergebnis ist dein Break-even, also die Zahl der Tickets, ab der du keinen Verlust mehr machst. Liegt der Break-even über etwa 80 % deiner Kapazität, ist der Preis zu niedrig oder das Event zu teuer geplant. Unten rechnen wir das komplett für ein Konzert mit 300 Plätzen durch, inklusive GEMA, Künstlersozialabgabe, Umsatzsteuer und Ticketgebühr (Stand: November 2026).

Das Wichtigste in Kürze

• Break-even = Fixkosten ÷ Deckungsbeitrag pro Ticket. Der Deckungsbeitrag ist der Ticketpreis minus Umsatzsteuer, Ticketgebühr und anderen Kosten pro Ticket.
• Plane so, dass du bei 70 bis 80 % Auslastung die Kosten deckst. Volle Häuser sind die Ausnahme, nicht die Basis.
• Im Beispielkonzert (300 Plätze, 4.499 € Fixkosten) liegt der Break-even bei 22 € Ticketpreis bei 250 Tickets, bei 26 € bei 211 Tickets.
• Die Ticketgebühr von Eventoren (3,9 % + 0,49 €) kostet bei 22 € 1,35 € pro Ticket. Gibst du sie weiter, sinkt der Break-even im Beispiel von 250 auf 233 Tickets.
• Preisstufen (Early Bird, Regulär, Abendkasse) bringen früher Geld und Planungssicherheit, ändern aber nichts an der Grundrechnung.

Welche Kosten gehören in die Ticketpreis-Kalkulation?

Jede Kalkulation beginnt mit einer ehrlichen Kostenliste. Entscheidend ist die Trennung in zwei Gruppen:

• Fixkosten fallen an, egal ob 50 oder 300 Gäste kommen: Miete, Gage, Technik, Werbung, Versicherung, Grundpersonal.
• Variable Kosten steigen mit jedem verkauften Ticket: Ticketgebühr, Umsatzsteuer auf das Ticket, umsatzabhängige GEMA bei Konzerten, inkludierte Getränke oder Garderobe, Bändchen.

Zwei Fehler tauchen in fast jeder ersten Kalkulation auf: Die Umsatzsteuer wird vergessen, weil der Gast ja „20 €“ zahlt, und es gibt keinen Puffer für Unvorhergesehenes. Plane 10 % der Fixkosten als Reserve ein. Eine ausführliche Kostenvorlage findest du im Ratgeber Eventbudget planen.

Wie lautet die Break-even-Formel für Tickets?

Der Break-even (Gewinnschwelle) ist die Anzahl verkaufter Tickets, bei der Einnahmen und Kosten genau gleich sind. Die Formel:

Break-even-Tickets = Fixkosten ÷ Deckungsbeitrag pro Ticket

Der Deckungsbeitrag pro Ticket ist das, was nach allen variablen Kosten von einem Ticket übrig bleibt:

Deckungsbeitrag = Bruttopreis − Umsatzsteuer − Ticketgebühr − sonstige Kosten pro Ticket

Umgekehrt kannst du auch den nötigen Preis berechnen, wenn du eine Zielauslastung festlegst: Teile die Fixkosten durch die erwartete Ticketzahl, dann hast du den nötigen Deckungsbeitrag. Darauf schlägst du die variablen Kosten auf.

Faustregel aus der Praxis: Der Break-even sollte bei höchstens 70 bis 80 % der Kapazität liegen. Alles darüber heißt, dass schon ein verregneter Abend oder ein Konkurrenzevent in der Stadt dich in die Verlustzone schiebt.

Beispielrechnung: Konzert mit 300 Plätzen

Ein Kulturverein veranstaltet im März 2027 ein Konzert einer regionalen Band in einem Saal mit 300 Stehplätzen. Der Verein ist umsatzsteuerpflichtig, das Ticket für ein Konzert unterliegt 7 % Umsatzsteuer. Alle Werte sind eine Beispielrechnung mit 2026/2027-Sätzen, deine Zahlen werden abweichen.

Schritt 1: Fixkosten

Zur Künstlersozialabgabe: Sie fällt nur an, wenn der Verein abgabepflichtig ist. Nach der Generalklausel ist das z. B. der Fall, wenn er mehr als drei Veranstaltungen mit Künstlern im Jahr macht. Zahlungen an eine Band-GmbH zählen nicht. Steuerfreie Aufwandsentschädigungen und die GEMA gehören ebenfalls nicht zur Bemessungsgrundlage.

Schritt 2: Variable Kosten pro Ticket bei 22 €

Die GEMA rechnet beim Konzerttarif mit dem Netto-Kartenumsatz, also ohne Umsatzsteuer und ohne System- oder Vorverkaufsgebühren. Auf die GEMA-Rechnung kommen 7 % Umsatzsteuer, die der Verein hier als Vorsteuer zurückholt. Der Mindestbetrag für bis zu 300 Besucher liegt bei 60,80 €, im Beispiel wird er klar überschritten. Mehr dazu im Ratgeber GEMA für Veranstaltungen.

Schritt 3: Break-even

4.499,44 € ÷ 18,03 € = 249,5, also 250 Tickets oder 83 % Auslastung. Das ist zu knapp. Der Verein hat drei Stellschrauben: Kosten senken, Preis erhöhen oder die Gebühr an Käufer weitergeben.

Wie verändert der Preis den Break-even?

Die Tabelle zeigt, warum ein paar Euro viel ausmachen: Von 22 € auf 26 € sinkt der Break-even um fast 40 Tickets. Ob das Publikum 26 € zahlt, hängt von Band, Region und Konkurrenz ab. Ein Blick auf die Preise vergleichbarer Konzerte in deiner Stadt ist der beste Realitätscheck.

Sensitivitätstabelle: Gewinn nach Preis und Besucherzahl

Der Break-even allein sagt nicht, wie viel Risiko du trägst. Die folgende Tabelle zeigt den Gewinn oder Verlust des Beispielkonzerts für verschiedene Kombinationen aus Ticketpreis und verkauften Tickets (Beispielrechnung, gerundet, Gebühr trägt der Veranstalter):

So liest du die Tabelle:

• Die Zeile zeigt dein Risiko. Bei 22 € verlierst du fast 900 €, wenn nur 200 Gäste kommen. Bei 26 € sind es 220 €.
• Die Spalte zeigt deine Preisspanne. Bei realistisch erwarteten 250 Gästen liegt das Ergebnis zwischen −834 € und +850 €, je nach Preis.
• Ein Preis ist nur so gut wie die Absatzannahme. Ein höherer Preis kann weniger Käufer bedeuten. Rechne deshalb immer die Kombination durch, die du für wahrscheinlich hältst, nicht nur die beste.

Wenn selbst die realistische Zelle rot bleibt, hilft kein Preistrick. Dann musst du an die Fixkosten: kleinere Technik, Türdeal statt Festgage, Ehrenamtliche statt bezahlter Aushilfen oder ein Sponsor.

Gebühr weitergeben oder selbst tragen: Was ändert sich?

Die Ticketgebühr ist ein variabler Kostenblock. Wer sie trägt, entscheidet bei Eventoren die Organisation beim Onboarding. Rechnerisch gilt (Stand: November 2026):

Gibst du die Gebühr weiter, muss der Gesamtpreis von 23,35 € überall sichtbar sein, schon auf Plakat und Eventseite (§ 3 PAngV). Eine Gebühr, die erst im Checkout auftaucht, ist unzulässig. Viele Veranstalter tragen die Gebühr deshalb selbst und runden den Preis passend auf, etwa auf 24 €. Der Break-even liegt dann bei 229 Tickets, und der Gast sieht einen glatten Betrag. Alle Varianten und den Anbietervergleich findest du im Ratgeber Ticketgebühren.

Ein kleiner Effekt am Rande: Weil die Gebühr von Eventoren zum Teil fest ist (0,49 €), trifft sie günstige Tickets prozentual stärker. Bei 10 € sind es 8,8 % des Preises, bei 50 € 4,9 %.

Wie legst du Preisstufen fest?

Ein einziger Preis ist einfach, verschenkt aber Geld und Zeit. Mit Preisstufen verkaufst du dasselbe Event zu unterschiedlichen Preisen, meist nach Kaufzeitpunkt. Die klassische Staffel:

1. Early Bird: limitiertes Kontingent für Frühentschlossene, etwas günstiger als regulär.
2. Regulär: der kalkulierte Normalpreis, das Hauptkontingent.
3. Abendkasse: etwas teurer, für spontane Gäste, solange Plätze frei sind.

Beispielrechnung: Staffel für das 300er-Konzert

Bei ausverkauftem Saal bleibt nach 4.499,44 € Fixkosten ein Gewinn von rund 910 €, genauso viel wie bei einem Einheitspreis von 22 €. Die Staffel bringt also nicht automatisch mehr Geld. Ihr Wert liegt woanders: Early-Bird-Käufe kommen Wochen früher, du siehst früh, ob das Konzert läuft, und der günstige Einstieg erzeugt Gesprächsstoff. Verkaufst du nur 60 / 150 / 30 Tickets, landest du bei rund −273 €. Die Staffel ersetzt keine solide Grundkalkulation.

Wie groß das Early-Bird-Kontingent sein sollte und wie du es kommunizierst, steht im Ratgeber Early-Bird-Tickets. Weitere Stufen nach Zielgruppe (ermäßigt, VIP, Gruppe) kannst du nach demselben Muster durchrechnen: eigener Preis, eigenes Kontingent, eigener Deckungsbeitrag.

Preisanker, Schwellenpreise und Abendkassenpreis

Neben der reinen Kostenrechnung entscheidet die Wahrnehmung, ob ein Preis als fair gilt. Drei Werkzeuge, die du ohne Tricks einsetzen kannst:

Preisanker setzen

Ein Preisanker ist ein Vergleichspreis, an dem Gäste den eigentlichen Preis messen. Typisch ist eine kleine Premium-Stufe: Steht neben „Regulär 22 €“ ein „Supporter-Ticket 35 € inkl. Poster und Getränk“, wirken 22 € moderat. Der Anker muss aber einen echten Mehrwert haben und tatsächlich buchbar sein. Ein Fantasie-„statt“-Preis, den nie jemand zahlen sollte, ist irreführend (§ 5 UWG).

Schwellenpreise nutzen

Preise knapp unter einer runden Grenze (19 € statt 20 €) sind im Handel verbreitet. Bei Events funktionieren glatte Beträge oft genauso gut, weil sie leichter zu kommunizieren sind („Eintritt 20 €“). Entscheidend ist der Unterschied im Break-even: In unserem Beispiel braucht der Verein bei 19 € 15 Tickets mehr als bei 20 €. Nutze Schwellenpreise bewusst, nicht aus Gewohnheit.

Abendkassenpreis festlegen

Der Abendkassenpreis liegt üblicherweise 2 bis 5 € über dem regulären Vorverkaufspreis. Das belohnt Vorverkaufskäufer und gibt dir Planungssicherheit. Zwei Regeln:

• Kommuniziere den Abendkassenpreis von Anfang an. Wer weiß, dass es an der Tür teurer wird, kauft eher vorab.
• Rechne die Abendkasse nicht in den Break-even ein. Kalkuliere so, dass der Vorverkauf die Kosten deckt. Die Abendkasse ist der Bonus.

Wie du die Abendkasse ohne Bargeld organisierst und was steuerlich gilt, erklärt der Ratgeber Abendkasse organisieren.

Checkliste: Ticketpreis in 10 Schritten festlegen

• Alle Fixkosten mit echten Angeboten erfassen (Miete, Gage, Technik, Personal, Werbung, Versicherung)
• Künstlersozialabgabe prüfen: 4,9 % (2026) oder 5,0 % (2027) auf Honorare an selbständige Künstler
• GEMA-Tarif klären: Konzert (U-K, prozentual) oder Party/Fest (U-V/M-V, nach Raumgröße)
• Umsatzsteuersatz klären: 7 % Konzert, 19 % Party, oder Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer
• 10 % Puffer auf die Fixkosten aufschlagen
• Ticketgebühr pro Ticket berechnen und entscheiden, wer sie trägt
• Deckungsbeitrag pro Ticket und Break-even für 3 bis 5 Preise ausrechnen
• Prüfen: Liegt der Break-even bei höchstens 70 bis 80 % Auslastung?
• Preise vergleichbarer Events in deiner Region recherchieren
• Preisstufen (Early Bird, Regulär, Abendkasse) mit Kontingenten festlegen und alle Preise inklusive Gebühren kommunizieren

Für die Umsatzsteuer auf deine Tickets hilft der Ratgeber Umsatzsteuer auf Eintrittskarten. Bist du Kleinunternehmer (Vorjahresumsatz bis 25.000 €, laufendes Jahr bis 100.000 €), weist du keine Umsatzsteuer aus und dein Nettopreis ist gleich dem Bruttopreis. Dafür kannst du keine Vorsteuer aus Rechnungen ziehen.

So setzt du das mit Eventoren um

Bei Eventoren zahlst du 3,9 % des Bruttoticketpreises plus 0,49 € pro bezahltem Ticket, inklusive Umsatzsteuer und Zahlungsabwicklung. Es gibt keine Grundgebühr, keinen Mindestumsatz und keine Mindestlaufzeit. Kostenlose Tickets kosten nichts. Damit ist die Ticketgebühr in deiner Kalkulation ein rein variabler Posten: Verkaufst du nichts, zahlst du nichts.

Beim Onboarding legt deine Organisation fest, ob Käufer die Gebühr zahlen oder du sie trägst. Deine Preisstaffel baust du mit Ticketstufen: Jede Stufe hat einen eigenen Preis und ein eigenes Kontingent, z. B. „Early Bird – 60 Stück“ zu 18 € und „Regulär“ zu 22 €. Automatische Preisphasen gibt es nicht, die Early-Bird-Stufe ist einfach ausverkauft, wenn das Kontingent weg ist. Für die Abendkasse legst du eigene Preise fest, Gäste zahlen bargeldlos auf dem eigenen Smartphone über ein QR-Plakat.

Für die Nachkalkulation exportierst du Bestellungen als CSV, XLSX oder PDF. Die Auszahlung kommt spätestens am 7. Bankarbeitstag nach Eventende per Überweisung auf deine IBAN. Fragen zur Gebühr beantworten wir über das Kontaktformular.

Häufige Fragen

Wie berechne ich den Ticketpreis für eine Veranstaltung?

Addiere alle Fixkosten und plane 10 % Puffer ein. Lege dann fest, wie viele Tickets du realistisch verkaufst, zum Beispiel 75 % der Kapazität. Teile die Fixkosten durch diese Zahl und schlage Umsatzsteuer, Ticketgebühr und andere Kosten pro Ticket auf. Das Ergebnis ist dein Mindestpreis.

Was ist der Break-even bei einem Event?

Der Break-even ist die Zahl verkaufter Tickets, bei der die Einnahmen genau die Kosten decken. Du berechnest ihn mit Fixkosten geteilt durch den Deckungsbeitrag pro Ticket. Jedes Ticket darüber ist Gewinn, jedes darunter Verlust.

Wie viel teurer sollte die Abendkasse sein?

Üblich sind 2 bis 5 € über dem regulären Vorverkaufspreis. Der Aufschlag sollte spürbar sein, damit sich der Vorverkauf lohnt, aber nicht so hoch, dass spontane Gäste umdrehen. Kommuniziere den Abendkassenpreis schon beim Vorverkaufsstart.

Muss ich die GEMA in den Ticketpreis einrechnen?

Ja. Bei Konzerten (Tarif U-K) zahlst du 5,75 % vom Netto-Kartenumsatz bis 2.000 Besucher, das ist ein variabler Kostenposten pro Ticket. Bei Partys und Festen (U-V, M-V) richtet sich die GEMA nach Raumgröße und höchstem Eintrittspreis und wirkt eher wie ein Fixkostenblock (Stand: Tarife 2026).

Lohnt es sich, die Ticketgebühr an Käufer weiterzugeben?

Rechnerisch senkt es deinen Break-even, im Beispielkonzert von 250 auf 233 Tickets. Dafür sieht der Gast einen krummen Endpreis wie 23,35 €. Viele Veranstalter tragen die Gebühr selbst und runden den Ticketpreis auf. Beides ist erlaubt, solange der Gesamtpreis von Anfang an angezeigt wird.

Quellen

• GEMA: Tarif U-K (Konzerte), Ausgabe 21
• GEMA: Tarife 2026
• Künstlersozialabgabe-Verordnung 2027, BGBl. 2026 I Nr. 262
• § 24 KSVG (Abgabepflichtige Unternehmer)
• Fünfte Mindestlohnanpassungsverordnung
• § 12 UStG (Steuersätze)
• § 19 UStG (Kleinunternehmer)
• § 3 PAngV (Gesamtpreis)
• § 5 UWG (Irreführende geschäftliche Handlungen)