Tickets für Schulveranstaltungen: Theater, Konzert, Schulfest

Tickets für Schulveranstaltungen verkaufst du am einfachsten online über den Förderverein oder über die Schule selbst. Für jede Gruppe gibt es eine eigene Ticketart (Schüler, Eltern, Lehrkräfte), jede mit festem Kontingent, das zur zugelassenen Platzzahl der Aula passt. Familien der Mitwirkenden bekommen per Freischaltcode zuerst Karten, danach öffnet der freie Verkauf. Bei kostenlosen Schulfesten ersetzt die Anmeldung mit Gratis-Ticket die Zettelliste, und die GEMA-Anmeldung gehört bei Musik außerhalb des Unterrichts immer dazu.

Das Wichtigste in Kürze

• Wer verkauft, entscheidet über Konto, Haftung und Steuern: meist der Förderverein (e. V.), seltener die Schule selbst. Was eine öffentliche Schule darf, regeln Land und Schulträger.
• Drei Ticketarten reichen fast immer: Erwachsene/Eltern, Schüler, Lehrkräfte bzw. Ehrengäste, jeweils mit eigenem Kontingent.
• Familien der Mitwirkenden bekommen zuerst Karten: ein Freischaltcode pro Kind, die Höchstzahl pro Bestellung legt fest, wie viele Karten eine Familie kaufen kann.
• GEMA: Musik außerhalb des Unterrichts musst du anmelden. Ein Schul-Pauschalvertrag deckt nur Veranstaltungen mit höchstens 2,56 € Eintritt (Stand: November 2026).
• Datenschutz bei Minderjährigen: so wenig Daten wie nötig, Teilnehmerlisten nicht in Elterngruppen teilen, Fotos nur mit Einwilligung.

Welche Schulveranstaltungen brauchen Tickets?

Nicht jede Schulveranstaltung braucht Eintrittskarten. Tickets lohnen sich, sobald die Plätze knapp sind, Geld eingenommen wird oder du vorher wissen musst, wie viele Gäste kommen.

Ein Grundsatz gilt für alle: Die Kapazität kommt nicht aus dem Bauch, sondern vom Schulträger. Für Räume mit mehr als 200 Besuchern gelten die Versammlungsstättenverordnungen der Länder, und der Schulträger kennt die zulässige Personenzahl der Aula (oft im genehmigten Bestuhlungsplan). Diese Zahl ist die Obergrenze für alle Kontingente zusammen, Mitwirkende und Helfer eingerechnet.

Wer verkauft die Tickets: Förderverein oder Schule?

Das ist die erste und wichtigste Entscheidung, weil davon Vertrag, Konto, Haftung und Steuern abhängen.

Was gilt für öffentliche Schulen?

Ob eine öffentliche Schule Einnahmen selbst über ein eigenes Konto abwickeln darf, wer unterschreiben darf und wofür das Geld verwendet werden kann, regeln die Schulgesetze, Haushaltsvorschriften der Länder und die Vorgaben des Schulträgers. Das ist von Bundesland zu Bundesland und teils von Stadt zu Stadt verschieden. Bevor die Schule selbst Tickets verkauft, klärt die Schulleitung deshalb mit dem Schulträger:

• Darf die Schule ein Konto für Veranstaltungseinnahmen führen, und auf wen läuft es?
• Wer darf Verträge mit einem Ticketanbieter abschließen?
• Wie werden Einnahmen und Ausgaben verbucht und abgerechnet?

In der Praxis übernimmt deshalb meist der Förderverein den Ticketverkauf. Er hat ein eigenes Konto, einen Vorstand, der unterschreiben darf, und kann die Einnahmen direkt für Bühnentechnik, Kostüme oder die Klassenfahrt verwenden. Ist der Förderverein gemeinnützig, kommen Fragen zu Zweckbetrieb und wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb hinzu. Die Grundlagen stehen im Ratgeber Umsatzsteuer auf Eintrittskarten.

Wer darf nicht Vertragspartner sein?

Schülerinnen und Schüler unter 18 sind beschränkt geschäftsfähig. Verträge, die ihnen nicht lediglich einen rechtlichen Vorteil bringen, brauchen die Einwilligung der Eltern (§ 107 BGB). Eine Schülervertretung oder Theater-AG sollte deshalb nie selbst Vertragspartner eines Ticketanbieters sein. Auch das Privatkonto einer Lehrkraft ist kein guter Ort für Elterngeld: Es vermischt Privates und Schulisches, und Eltern sehen bei der Überweisung womöglich eine Namenswarnung, weil Banken seit Oktober 2025 Empfängername und IBAN abgleichen.

Welche Ticketarten brauchst du für Schüler, Eltern und Lehrer?

Bewährt haben sich drei bis vier Ticketarten pro Aufführung. Jede hat ein eigenes Kontingent und eine Höchstzahl pro Bestellung.

Die Preise sind Beispiele. Viele Schulen staffeln nicht nach Alter, sondern nur in „Erwachsene“ und „Schüler bis 18“. Mehr zu Ermäßigungen und Nachweisen steht im Ratgeber „Ticketarten erklärt“.

Freie Platzwahl statt Saalplan

Für Schulaufführungen reicht in der Regel freie Platzwahl. Wenn du reservierte Reihen brauchst, etwa für Ehrengäste oder Rollstuhlplätze, sperrst du die Plätze vor Ort mit Schildern und gibst sie über die Ticketart „Lehrkräfte und Ehrengäste“ aus. Das Kontingent dieser Ticketart entspricht dann genau der Zahl der reservierten Plätze.

Mehrere Aufführungen

Gibt es Premiere, Zweitaufführung und eine Schülervorstellung am Vormittag, legst du jede Aufführung als eigene Veranstaltung mit eigenen Kontingenten an. So siehst du sofort, welcher Termin voll ist, und kannst Familien auf den zweiten Abend verweisen.

Wie verteilst du knappe Plätze fair mit Kontingenten und Codes?

Das Problem kennt jede Theater-AG: Die Premiere ist nach einer Stunde ausverkauft, und ausgerechnet die Eltern der Hauptdarstellerin gehen leer aus. Die Lösung ist ein Vorverkauf in zwei Phasen.

Phase 1: Familien der Mitwirkenden. Die Ticketart „Erwachsene“ ist anfangs nur mit Freischaltcode kaufbar. Jedes mitwirkende Kind bekommt einen eigenen Code. Mit der Höchstzahl pro Bestellung legst du fest, wie viele Karten eine Familie damit kaufen kann, zum Beispiel 4. Jeder Code gilt für genau eine Bestellung und ist danach verbraucht.

Phase 2: freier Verkauf. Nach einer Woche öffnest du den Verkauf für alle, etwa über eine zweite Ticketart „Erwachsene (freier Verkauf)“ mit dem Restkontingent. Die Höchstzahl pro Bestellung bleibt niedrig, damit niemand ganze Reihen für den Freundeskreis kauft.

So rechnest du die Kontingente: Aula mit 240 Plätzen, 40 Mitwirkende, 4 Karten pro Familie: Phase 1 braucht höchstens 160 Erwachsenenkarten. Kaufen nicht alle Familien ihr volles Kontingent, wandern die Restplätze in Phase 2. Die Mitwirkenden selbst sitzen hinter der Bühne und zählen nicht zu den Zuschauerplätzen, wohl aber zur Personenzahl im Gebäude.

Wie Codes vorbereitet, verteilt und nachverfolgt werden, erklärt der Ratgeber Presale- und Freischaltcodes. Für Schulen wichtig: Codes über die Klassenleitung oder den Elternbrief verteilen, nicht in eine offene Gruppe posten, sonst kann jeder sie nutzen.

Gratis-Anmeldung oder bezahltes Ticket?

Beim Schulfest oder Infoabend ist der Eintritt meist frei. Eine Anmeldung mit Gratis-Ticket hilft trotzdem, wenn die Kapazität begrenzt ist oder du für Essen und Stationen planen musst.

Bei Gratis-Tickets erscheinen erfahrungsgemäß nicht alle Angemeldeten. Wie du mit Überbuchung und Erinnerungen umgehst, steht im Ratgeber Kostenlose Events.

Beispielrechnung: Schultheater mit zwei Aufführungen

Ein Förderverein verkauft zwei Aufführungen mit je 240 Plätzen (Beispielrechnung, Stand: November 2026, Eventoren-Gebühr 3,9 % + 0,49 € pro bezahltem Ticket, auf Cent gerundet):

• 320 Erwachsenentickets à 6 €: Gebühr je 0,72 €
• 140 Schülertickets à 3 €: Gebühr je 0,61 €
• 20 Freikarten für Lehrkräfte: Gebühr 0 €
• Ticketumsatz: 320 × 6 € + 140 × 3 € = 2.340 €

Bei kleinen Ticketpreisen fällt der feste Anteil von 0,49 € stärker ins Gewicht: Bei 3 € sind es rund 20 % des Preises. Für Schulen ist Variante C oft die beste: runde Preise auf dem Elternbrief und trotzdem mehr in der Kasse als bei Variante A. Mehr Rechenbeispiele im Ratgeber Ticketgebühren.

Was gilt bei der GEMA für Schulveranstaltungen?

Die wichtigste Regel laut GEMA: Musik außerhalb des Unterrichts muss angemeldet werden. Das gilt für Schulkonzerte, Schulfeste, Bunte Abende, Schultheater, Sportfeste, Zeugnisübergaben und Abschlussfeiern, an allen allgemeinbildenden Schulen und Berufsschulen. Musik im Unterricht ist nicht lizenzpflichtig.

Der Schul-Pauschalvertrag

Schulen, Schulträger für mehrere Schulen und Bundesländer für staatliche oder staatlich anerkannte Schulen können mit der GEMA einen Pauschalvertrag schließen. Er deckt laut GEMA (Stand: November 2026) Veranstaltungen ab, wenn alle Bedingungen erfüllt sind:

• Veranstalter ist eine Schule, mehrere Schulen gemeinsam, der Förderverein oder die Schülervertretung.
• Die Veranstaltung findet in der Schule, auf dem Schulgelände oder in einer unentgeltlich überlassenen Räumlichkeit statt.
• Der Eintritt beträgt höchstens 2,56 €.
• Erlöse kommen nur aus Eigenbewirtung.

Auch mit Pauschalvertrag meldest du jede Veranstaltung im GEMA-Onlineportal an. Die GEMA prüft, ob sie unter den Vertrag fällt, und stellt sonst eine Rechnung. Veranstaltungen außerhalb des Pauschalvertrags sind bis 3 Tage vorher zu melden. Bei Livemusik ist eine Setlist Pflicht: unter dem Pauschalvertrag gesammelt bis zum Quartalsende, sonst in der Regel bis 6 Wochen nach der Veranstaltung. Kommt sie zu spät, berechnet die GEMA 10 % zusätzlich.

Praxisfolge: Das Schultheater mit 6 € Eintritt aus der Beispielrechnung fällt nicht unter den Pauschalvertrag und wird einzeln abgerechnet. Ein Schulkonzert mit 2,50 € Eintritt in der eigenen Aula kann darunter fallen, wenn die Schule einen Vertrag hat. Ist die Schule Mitglied bei einem Gesamtvertragspartner der GEMA, etwa über die Bundesvereinigung der Kommunalen Spitzenverbände, gibt es auf Einzelrechnungen 20 % Nachlass, sofern rechtzeitig und vollständig angemeldet wurde.

Welcher Tarif passt?

Führt ihr ein verlegtes Musical oder Theaterstück auf, prüfe vor dem Kartenverkauf zusätzlich, ob ihr eine Aufführungsgenehmigung des Verlags braucht. Das steht meist im Textbuch oder auf der Verlagsseite des Stücks. Für Abschlussfeiern bietet die GEMA eigene Pakete an. Die Beträge und den Ablauf der Anmeldung findest du im Ratgeber GEMA für Veranstaltungen.

Wie schützt du die Daten von Schülerinnen und Schülern?

Bei Schulveranstaltungen geht es fast immer um Minderjährige. Die DSGVO gilt wie bei jedem Event, aber mit mehr Fingerspitzengefühl.

• Käufer sind die Eltern. Lass Tickets von Erwachsenen kaufen. Die E-Mail-Adresse der Eltern reicht für den Ticketversand.
• Teilnehmernamen sparsam. Jedes Ticket trägt einen Namen. Dafür genügt der Name des Erwachsenen, der die Karte nutzt. Klasse, Geburtsdatum oder Name des mitwirkenden Kindes brauchst du nicht.
• Codes statt Listen. Ein Freischaltcode pro Kind ersetzt die Liste „Familie X darf 4 Karten“. Die Zuordnung Code zu Kind bleibt bei der Klassenleitung.
• Keine Listen in Messenger-Gruppen. Teilnehmerlisten gehören nicht in die Elterngruppe. Wer am Einlass hilft, sieht nur, was zum Scannen nötig ist.
• Fotos mit Einwilligung. Für Fotos von Kindern auf der Schulwebsite oder im Jahrbuch brauchst du in der Regel die Einwilligung der Eltern. Viele Länder und Schulträger haben dafür eigene Vorgaben und Formulare. Ein Hinweis im Ticketshop und am Eingang schafft Klarheit.
• Löschen nach der Veranstaltung. Teilnehmerlisten und Scan-Daten, die nicht steuerlich aufbewahrt werden müssen, löschst du nach der Abrechnung.

Rechtsgrundlagen, Fotoregeln und Newsletter-Einwilligung stehen ausführlich im Ratgeber DSGVO für Veranstalter.

Wie organisierst du Helfer aus Elternschaft und Elternrat?

Am Aufführungsabend brauchst du Eltern, nicht Lehrkräfte: Die Lehrkräfte stehen hinter der Bühne oder dirigieren. Typische Aufgaben und Besetzung für eine Aula mit 240 Plätzen:

Organisiere die Schichten über den Elternrat bzw. die Klassenpflegschaft, wie das Gremium in deinem Land auch heißt. Gib jedem Helfer vorher eine kurze schriftliche Einweisung: Wann scannen, was tun bei „bereits eingecheckt“, wer entscheidet bei Streitfällen.

Versicherung: Ob Eltern als Helfer gesetzlich unfallversichert sind, hängt davon ab, wer veranstaltet. Wer ehrenamtlich für eine Körperschaft des öffentlichen Rechts tätig ist, kann nach § 2 Abs. 1 Nr. 10 SGB VII versichert sein. Bei Veranstaltungen des Fördervereins gilt das nicht automatisch. Frag bei der zuständigen Unfallkasse nach. Schülerinnen und Schüler sind während des Schulbesuchs gesetzlich unfallversichert (§ 2 Abs. 1 Nr. 8b SGB VII). Ob eine Abendveranstaltung dazu zählt, klärt die Schulleitung vorher. Bei Veranstaltungen des Fördervereins lohnt außerdem ein Blick in die Vereinshaftpflicht: Öffentliche Feste sind nicht in jeder Police mitversichert.

Checkliste: Ticketverkauf für die Schulveranstaltung

6–8 Wochen vorher

• Veranstalter festgelegt: Förderverein oder Schule (mit Schulträger geklärt)
• Zulässige Personenzahl der Aula beim Schulträger erfragt
• Aufführungsrechte (Bühnenverlag) und GEMA-Tarif geklärt, Pauschalvertrag der Schule geprüft
• Organisation beim Ticketanbieter angemeldet und freigegeben, Konto hinterlegt
• Entschieden, ob Käufer oder Förderverein die Ticketgebühr tragen

4–6 Wochen vorher

• Ticketarten Erwachsene, Schüler, Lehrkräfte mit Kontingenten angelegt
• Höchstzahl pro Bestellung festgelegt (z. B. 4)
• Freischaltcodes für Familien der Mitwirkenden angefragt und über die Klassenleitung verteilt
• Elternbrief mit Link, Preisen, Verkaufsphasen und Fotohinweis verschickt

1–2 Wochen vorher

• Freier Verkauf geöffnet, Restplätze geprüft
• GEMA-Anmeldung im Onlineportal erledigt
• Helferplan mit Elternrat abgestimmt, Scanner-Links verteilt
• Empfang bzw. WLAN im Eingangsbereich getestet

Am Abend und danach

• Einlass per Scan, Statistik im Blick
• Setlist bei Livemusik fristgerecht eingereicht
• Abrechnung erstellt, Teilnehmerlisten gelöscht

So setzt du das mit Eventoren um

Bei Eventoren meldest du dich als Verein (Förderverein) oder als Schule an. Die Organisation wird geprüft und freigegeben, bevor der Verkauf startet. Du legst Ticketarten für Erwachsene, Schüler und Lehrkräfte an, jede mit eigenem Kontingent und einer Höchstzahl pro Bestellung (Standard 10, frei einstellbar). Einen Saalplan gibt es nicht, Aufführungen laufen mit freier Platzwahl.

Für das Vorkaufsrecht der Familien markierst du eine Ticketart als „nur mit Freischaltcode“. Das Eventoren-Team erzeugt auf Anfrage Einmalcodes in Serie (8 Zeichen, bis zu 500 pro Durchgang) und schickt sie als CSV- oder PDF-Liste. Jeder Code schaltet eine Bestellung frei.

Eltern kaufen ohne Konto und bekommen das Ticket als PDF mit QR-Code per E-Mail. Helfer scannen über geteilte Scanner-Links im Smartphone-Browser, ohne App, aber mit Internet. Wer im Team mitarbeitet, bekommt eine passende Rolle, etwa „Einlass“ oder „Finanzen“. Gratis-Tickets kosten nichts, bezahlte Tickets 3,9 % + 0,49 €. Die Auszahlung geht spätestens am 7. Bankarbeitstag nach der Veranstaltung auf das hinterlegte Konto. Fragen beantworten wir über Kontakt.

Häufige Fragen

Darf eine Schule selbst Tickets online verkaufen?

Grundsätzlich ja, aber ob und wie eine öffentliche Schule Einnahmen über ein eigenes Konto abwickeln darf, regeln Landesrecht und Schulträger. Kläre vorher, wer unterschreiben darf und auf welches Konto das Geld fließt. Einfacher ist es oft, wenn der Förderverein als Verkäufer auftritt.

Wie viele Karten sollte eine Familie bekommen?

Teile die freien Zuschauerplätze durch die Zahl der Mitwirkenden und runde ab. Bei 240 Plätzen und 40 Mitwirkenden sind 4 Karten pro Familie realistisch. Diese Zahl setzt du als Höchstzahl pro Bestellung und gibst jedem Kind einen Freischaltcode.

Muss die Schule ein Schulkonzert bei der GEMA anmelden?

Ja. Laut GEMA muss jede Musiknutzung außerhalb des Unterrichts angemeldet werden, auch bei einem Pauschalvertrag. Hat die Schule einen Pauschalvertrag und liegt der Eintritt bei höchstens 2,56 €, ist das Konzert in der eigenen Schule in der Regel damit abgegolten.

Lohnt sich ein Ticketsystem auch beim kostenlosen Schulfest?

Wenn du die Gästezahl kennen musst, ja. Gratis-Tickets kosten bei Eventoren nichts und zeigen dir, wie viele Familien kommen wollen. Ist das Fest offen und ohne Kapazitätsgrenze, reicht ein Hinweis im Elternbrief.

Welche Daten der Kinder brauche ich für den Ticketverkauf?

Keine. Die Eltern kaufen die Tickets, der Teilnehmername ist der Name des Erwachsenen. Die Zuordnung von Codes zu Kindern bleibt bei der Klassenleitung, und Listen gehören nicht in Elterngruppen.

Quellen

• GEMA: Allgemeinbildende Schulen, Pauschalvertrag und Tarife
• GEMA: Schulabschlussfeiern anmelden
• § 107 BGB, Einwilligung des gesetzlichen Vertreters
• § 2 SGB VII, Versicherte Personen (Schüler, Ehrenamtliche)
• Bauministerkonferenz: Muster-Versammlungsstättenverordnung
• EZB: Echtzeitüberweisungen und Empfängerüberprüfung
• LfDI Baden-Württemberg: FAQ Fotografieren und Datenschutz