Weihnachtsfeier und Adventsevent 2026 mit Tickets planen

Für Weihnachtsveranstaltungen im Dezember 2026 gibt es zwei ganz unterschiedliche Fälle. Ein öffentliches Adventskonzert oder ein Weihnachtsmarkt verkauft Tickets an alle, mit GEMA, Ausschank und Einlass. Eine Firmen-Weihnachtsfeier lädt Beschäftigte ein und muss vor allem den steuerlichen Freibetrag von 110 € pro Person einhalten. Dieser Ratgeber behandelt beide Fälle mit Zeitplan, Rechenbeispiel und Checkliste. Die Adventssonntage 2026 sind der 29.11., 6.12., 13.12. und 20.12., Heiligabend fällt auf einen Donnerstag (Stand: November 2026).

Das Wichtigste in Kürze

• Die besten Termine sind knapp: die vier Adventswochenenden und die Freitage 4., 11. und 18. Dezember 2026. Wer jetzt noch bucht, sollte auf Wochentage oder Nachmittage ausweichen.
• Ein Adventskonzert ist bei der GEMA ein Konzert (Tarif U-K, 5,75 % vom Netto-Kartenumsatz). Ein Weihnachtsmarkt ohne Eintritt im Freien läuft über U-ST, mit Eintritt über U-V oder M-V.
• Firmen-Weihnachtsfeiern sind steuerfrei bis 110 € pro teilnehmendem Beschäftigten, für höchstens zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr. Die Kosten für Begleitpersonen zählen zum Anteil des Beschäftigten.
• Auch Firmenfeiern gelten laut GEMA als öffentlich und sind lizenzpflichtig.
• Seit 1.1.2026 gilt für Speisen in der Gastronomie 7 % Umsatzsteuer, Getränke inklusive Glühwein bleiben bei 19 %.

Welche Termine sind im Dezember 2026 realistisch?

Die Regeln für stille Tage stehen im Feiertagsgesetz deines Landes. In Sachsen sind zum Beispiel öffentliche Tanzveranstaltungen am Totensonntag von 3 bis 24 Uhr verboten. Frag beim Ordnungsamt nach, wenn du rund um den 22.11. planst.

Die Freitage im Dezember sind bei Locations und Caterern oft schon Monate vorher vergeben. Planst du jetzt im November, sind Montag bis Donnerstag, Sonntagnachmittage oder der Januar („Neujahrsempfang“ statt Weihnachtsfeier) die realistischen Ausweichtermine.

Wie planst du ein Adventskonzert mit Tickets?

Definition: Ein Adventskonzert ist eine öffentliche Veranstaltung, bei der die Musik im Mittelpunkt steht und das Publikum ihretwegen kommt. Das unterscheidet es steuerlich und bei der GEMA von einer Weihnachtsfeier mit Musik.

Zeitplan ab Anfang November

Ticketpreise und Ticketstufen

Typisch sind Normalpreis, Ermäßigung (Schüler, Studierende, Schwerbehinderte) und Kinder frei. Lege für jede Gruppe eine eigene Ticketstufe mit Kontingent an, damit du die Platzzahl im Griff hast. Kinder mit Freiticket zählen auch, sonst ist die Kirche voller als erlaubt. Mehr zu Ermäßigungen steht im Ratgeber Ticketarten.

Bei freien Plätzen in einer Kirche ohne Nummerierung funktioniert eine kurze Einlasszeit mit Scan an zwei Türen gut. Bei Kälte sind Warteschlangen draußen das größte Ärgernis. Öffne früh und scanne an mehreren Eingängen.

Beispielrechnung: Chor-Adventskonzert mit 220 Plätzen

Ein gemeinnütziger Chorverein (Kleinunternehmer) gibt am 3. Advent ein Konzert mit Unterhaltungs- und Weihnachtsmusik. Mieten und Honorare sind Annahmen, die Rechnung ist eine Beispielrechnung nach den GEMA-Sätzen 2026, ohne Nachlässe.

Zwei Hebel: Ist der Chorverband Mitglied eines GEMA-Gesamtvertrags, gibt es 20 % Nachlass bei rechtzeitiger Anmeldung (162,84 € statt 203,55 € netto). Und für einen Verein, der höchstens drei Veranstaltungen mit Künstlern im Jahr macht, fällt die Künstlersozialabgabe nach der Veranstaltungsregel nicht an.

Was gilt bei der GEMA für Weihnachtsmusik?

Weihnachtslieder sind nicht automatisch GEMA-frei. Das Urheberrecht erlischt 70 Jahre nach dem Tod des Urhebers (§ 64 UrhG). „Stille Nacht“ ist gemeinfrei, viele moderne Arrangements, Popsongs und neue Weihnachtslieder sind es nicht. Die GEMA geht zunächst davon aus, dass ihr Repertoire genutzt wird. Wer nur freie Musik spielt, meldet trotzdem an und reicht die vollständige Setlist ein.

Zum Kirchenfall: Der Pauschalvertrag zwischen EKD und GEMA läuft bis 31.12.2026 und gilt nur für die Berechtigten des Vertrags, etwa Kirchengemeinden und evangelische Kirchenchöre als Veranstalter. Mietest du als Chor oder Verein eine Kirche, meldest du selbst an. Für die katholische Kirche (VDD) besteht seit 1.1.2024 kein Pauschalvertrag für Konzerte mehr. Alle Tarife und Fristen erklärt der Ratgeber GEMA für Veranstaltungen.

Wie organisierst du einen Weihnachtsmarkt?

Ein Vereins- oder Dorfweihnachtsmarkt ist fast immer ein Mix aus Ständen, Bühnenprogramm und Ausschank. Die wichtigsten Punkte:

• Fläche: Auf öffentlichem Grund brauchst du eine Sondernutzungserlaubnis der Kommune, für Buden und Zelte ggf. eine baurechtliche Prüfung. Der Antrag gehört an den Anfang.
• Ausschank: Für Glühwein brauchst du je nach Bundesland eine Gestattung. Für Speisen gelten die Hygieneregeln, für Kinder die Jugendschutzregeln zum Alkohol.
• Strom und Licht: Lichterketten, Heizstrahler und Glühweinkocher brauchen deutlich mehr Leistung als ein Sommerfest. Lass die Verteilung von einer Elektrofachkraft planen.
• Winterdienst: Wege müssen geräumt und gestreut sein. Kläre, wer das übernimmt.
• Tickets: Die meisten Märkte sind frei. Tickets lohnen sich für Sonderformate: Krippenspiel, Kinderprogramm mit Nikolaus, Konzert im Zelt oder Märkte in Burgen und Höfen mit Eintritt.

Wie Genehmigungen und Helferplanung beim Vereinsfest laufen, steht ausführlich im Ratgeber Vereinsfest organisieren. Die Behördenseite erklärt Veranstaltung anmelden.

Was gilt bei der Firmen-Weihnachtsfeier?

Definition: Eine Betriebsveranstaltung ist eine Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter, etwa eine Weihnachtsfeier oder ein Sommerfest (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG).

Der 110-Euro-Freibetrag

• Bis 110 € je Betriebsveranstaltung und teilnehmendem Beschäftigten bleiben die Zuwendungen steuer- und beitragsfrei. Nur der Betrag darüber ist Arbeitslohn.
• Gezählt werden alle Kosten inklusive Umsatzsteuer: Essen, Getränke, Raum, Musik, Deko, Fahrtkosten, die der Arbeitgeber an Dritte zahlt.
• Begleitpersonen werden dem Beschäftigten zugerechnet. Bringt jemand den Partner mit, zählen beide Anteile gegen die 110 €.
• Die Feier muss allen Beschäftigten des Betriebs oder eines Betriebsteils offenstehen.
• Der Freibetrag gilt für höchstens zwei Veranstaltungen im Jahr. Wer schon Sommerfest und Betriebsausflug hatte, hat ihn 2026 aufgebraucht.
• Was über 110 € liegt, kann der Arbeitgeber pauschal mit 25 % Lohnsteuer versteuern (§ 40 Abs. 2 EStG).

Beispielrechnung: 100 Beschäftigte mit Begleitung

Alle Beträge brutto und Annahmen, die Rechnung ist eine Beispielrechnung.

Bei Gästen ohne Eintritt rechnet die GEMA mit einem fiktiven Eintrittsgeld: Musikkosten geteilt durch Gäste, hier 600 € ÷ 200 = 3,00 €. Als Raumgröße setzt sie 100 m² je 150 Gäste an. Den verbindlichen Betrag liefert der GEMA-Preisrechner.

In diesem Beispiel fallen pro Beschäftigtem mit Begleitung 24,23 € Arbeitslohn an. Kommt nur die Hälfte mit Begleitung, sinkt der Durchschnitt. Gerechnet wird aber pro Person. Um bei allen unter 110 € zu bleiben, müsste der Arbeitgeber gut 12 € pro Gast einsparen, etwa beim Getränkepaket.

Anmeldung statt Ticketverkauf

Bei Firmenfeiern geht es nicht um Umsatz, sondern um verlässliche Zahlen für den Caterer. Kostenlose Anmeldetickets mit Name, einer Ticketstufe „mit Begleitung“ und einem Stichtag liefern dir die Gästezahl. Wie du die Absagequote senkst, steht im Ratgeber Kostenlose Events. Mehr zu Rechnungen, Firmenkontingenten und Konferenzen findest du im Ratgeber Firmenevents und Konferenzen.

Zur Rechnung: Bucht eine Firma ein Kontingent für ein öffentliches Event, stellst du eine Rechnung mit Umsatzsteuer aus. Für Leistungen im Dezember 2026 sind Papier oder PDF noch erlaubt. Ab 2027 musst du Firmenkunden bei Rechnungen über 250 € eine E-Rechnung ausstellen, wenn dein Umsatz 2026 über 800.000 € lag, ab 2028 gilt das für alle außer Kleinunternehmer.

Location und Catering: Worauf achtest du im Dezember?

Umsatzsteuer auf Speisen: Seit 1.1.2026 gelten 7 % für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen, Getränke bleiben bei 19 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG). Bei Pauschalen aus Buffet und Getränken darf der Getränkeanteil laut BMF pauschal mit 30 % angesetzt werden. Prüfe auf dem Angebot des Caterers, ob die Steuersätze richtig ausgewiesen sind. Für eine Gala oder ein Konzert mit Menü im Ticket ist die Aufteilung eine Einzelfallfrage, frag deinen Steuerberater.

Wie viele Helfer brauchst du und was darfst du zahlen?

Die Zahlen sind Erfahrungswerte, keine Vorgabe. Bei Vereinen arbeiten die meisten ehrenamtlich. Zahlt ein gemeinnütziger Verein eine Pauschale, bleibt sie im Rahmen der Ehrenamtspauschale bis 960 € im Jahr steuerfrei. Wer als Aushilfe angestellt ist, bekommt mindestens 13,90 € pro Stunde (2026). Alles zu Minijob und Pauschalen steht im Ratgeber Helfer bezahlen.

Checkliste Weihnachtsveranstaltung 2026

Adventskonzert oder Weihnachtsmarkt

• Termin mit Totensonntag und Feiertagsrecht des Landes abgleichen
• Raum, Kirche oder Fläche schriftlich sichern; Sondernutzung beantragen
• Ticketstufen anlegen: Normal, ermäßigt, Kinder frei, jeweils mit Kontingent
• GEMA vor der Veranstaltung anmelden; prüfen, ob ein Kirchen-Pauschalvertrag greift
• Gestattung für Ausschank, Hygieneregeln für Speisen
• Strom, Licht, Heizung und Winterdienst klären
• Helferplan mit Schichten; Ehrenamtspauschale dokumentieren
• Einlass bei Kälte: früh öffnen, mehrere Eingänge
• Setlist bis spätestens 21 Arbeitstage (U-K) bzw. 6 Wochen (U-V) nachreichen

Firmen-Weihnachtsfeier

• Prüfen, ob 2026 schon zwei Betriebsveranstaltungen stattgefunden haben
• Einladung an alle Beschäftigten bzw. den ganzen Betriebsteil
• Budget pro Person inklusive Begleitung und Umsatzsteuer unter 110 € halten
• Anmeldung mit Stichtag und Begleitpersonen
• GEMA anmelden, auch wenn nur Mitarbeitende kommen
• Caterer-Angebot auf 7 % Speisen und 19 % Getränke prüfen
• Heimweg organisieren: Shuttle, Taxi, ÖPNV
• Kosten über 110 € an die Lohnbuchhaltung melden

So setzt du das mit Eventoren um

Für ein Adventskonzert legst du bei Eventoren Ticketstufen wie „Normal“, „Ermäßigt“ und „Kinder frei“ an, jede mit eigenem Kontingent und einer Höchstmenge pro Bestellung. Freitickets kosten nichts, für bezahlte Tickets zahlst du 3,9 % des Bruttopreises plus 0,49 € pro Ticket, inklusive Umsatzsteuer und Zahlungsabwicklung, ohne Grundgebühr. Ob Käufer oder du die Gebühr tragen, legst du beim Start fest. Für die Abendkasse setzt du eigene Preise. Gäste scannen ein QR-Plakat und zahlen auf dem eigenen Smartphone.

Am Einlass scannen deine Helfer die QR-Codes über geteilte Scanner-Links im Smartphone-Browser, ohne App, mit Internetverbindung. Die Statistik zeigt die Check-ins pro Eingang. Für Ehrengäste und Mitwirkende führst du eine Gästeliste mit Kontingenten und bis zu fünf Begleitpersonen.

Firmen nutzen kostenlose Tickets als Anmeldung, inklusive Teilnehmername, und exportieren die Liste als CSV oder XLSX für den Caterer. Eventoren steht Vereinen, Schulen, Unternehmen und Privatpersonen offen, die Organisation wird vor dem Verkaufsstart geprüft. Fragen beantworten wir über das Kontaktformular.

Häufige Fragen

Wie viel darf eine Weihnachtsfeier pro Mitarbeiter kosten?

Steuerfrei sind bis 110 € pro teilnehmendem Beschäftigten, inklusive Umsatzsteuer und aller Nebenkosten. Kosten für eine Begleitperson werden dem Beschäftigten zugerechnet. Was darüber liegt, ist Arbeitslohn und kann pauschal mit 25 % versteuert werden.

Muss ich eine Firmen-Weihnachtsfeier bei der GEMA anmelden?

Ja, wenn Musik läuft. Die GEMA behandelt Firmenfeiern ausdrücklich als öffentlich, weil die Gäste nicht persönlich wie Familie oder enge Freunde verbunden sind. Die Vergütung richtet sich nach den Musikkosten und der Gästezahl.

Sind Weihnachtslieder GEMA-frei?

Nur, wenn Komponist, Texter und Bearbeiter seit mehr als 70 Jahren tot sind. Viele Arrangements und alle modernen Weihnachtssongs sind geschützt. Melde die Veranstaltung an und reiche die Setlist ein, dann prüft die GEMA, was vergütungspflichtig ist.

Welche Umsatzsteuer gilt 2026 für das Weihnachtsessen?

Speisen in der Gastronomie kosten seit 1.1.2026 dauerhaft 7 %, Getränke 19 %. Bei Pauschalen aus Essen und Getränken darf der Getränkeanteil pauschal mit 30 % angesetzt werden. Den Ausweis auf der Rechnung macht der Caterer.

Wann sollte ich ein Adventskonzert planen?

Idealerweise im Sommer, weil Kirchen und Säle im Advent ausgebucht sind. Wenn du jetzt im November startest, sichere sofort den Raum und starte den Vorverkauf spätestens Mitte November. Sonntagnachmittage und Wochentage sind oft noch frei.

Quellen

• § 19 EStG (Betriebsveranstaltungen, 110 €)
• § 40 EStG (Pauschalierung)
• § 12 UStG (Steuersätze)
• BMF-Schreiben vom 22.12.2025 zu Verpflegungsdienstleistungen
• GEMA: Firmen und Unternehmen
• GEMA: Kirchen
• EKD: Pauschalvertrag Kirchenkonzerte und Veranstaltungen
• GEMA: Tarif U-K
• GEMA: Tarif U-ST
• § 64 UrhG (Schutzdauer)
• Landeshauptstadt Dresden: Gaststättengewerbe und stille Tage
• § 3 EStG (Ehrenamtspauschale)