Party veranstalten 2026: Von der Location bis zur Abrechnung

Wer eine Party mit Ticketverkauf veranstaltet, macht in aller Regel eine öffentliche Veranstaltung: Dann musst du die Musik bei der GEMA anmelden, den Jugendschutz einhalten, die Party je nach Kommune beim Ordnungsamt anzeigen und für den Ausschank eine Gestattung einholen. Das Geld verdienst du bei den meisten Partys nicht an der Tür, sondern an der Bar. Unten rechnen wir eine Party mit 200 Gästen komplett durch, mit zwei Getränkemodellen, und zeigen die Varianten Abiparty und Semesterparty (Stand: November 2026).

Das Wichtigste in Kürze

• Privat ist eine Party nur, wenn alle Gäste persönlich mit dir oder untereinander verbunden sind. Sobald du Tickets an Fremde verkaufst, ist sie öffentlich, mit GEMA-, Jugendschutz- und Anmeldepflichten.
• Eine einmalige Party ist in der Regel keine unternehmerische Tätigkeit. Eine Partyreihe ist es: Gewerbeanmeldung, Einkommensteuer und Umsatzsteuer (19 % auf Party-Tickets und Getränke, außer als Kleinunternehmer).
• Die GEMA rechnet bei DJ-Partys nach Raumgröße und höchstem Eintrittspreis. Ein teurer Abendkassenpreis treibt deshalb die GEMA-Rechnung.
• Im Beispiel mit 200 Gästen macht das Modell „Location betreibt die Bar“ rund 850 € Verlust, das Modell „eigene Bar“ landet bei etwa null. Der Unterschied ist der Getränkeumsatz.
• Für Security nennen kommunale Leitfäden 1,5 bis 3 Kräfte je 100 Gäste. Bewachung als Dienstleistung braucht eine Erlaubnis nach § 34a GewO.

Dieser Artikel ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

Ist meine Party privat oder öffentlich?

Definition: Eine Veranstaltung ist öffentlich, wenn Gäste kommen, die weder mit dem Veranstalter noch mit den anderen Gästen persönlich verbunden sind (§ 15 Abs. 3 UrhG). Auf die Größe kommt es nicht an: Ein Geburtstag mit 80 Freunden kann privat sein, eine Party mit 60 Leuten, die über Instagram Tickets gekauft haben, ist öffentlich.

Die Grauzone sind Vereins-, Firmen- und Uni-Partys. Vereinsfeiern sind laut GEMA in der Regel öffentlich, Firmenfeiern gelten ausdrücklich als öffentlich. Der Satz „Wir lassen nur Freunde von Freunden rein“ macht eine Party mit Ticketverkauf nicht privat. Wer GEMA-Kosten sparen will, sollte das nicht über eine angebliche Privatparty versuchen, sondern über die richtige Raumgröße und einen realistischen Höchstpreis. Alle Tarife und Nachlässe erklärt der Ratgeber GEMA für Veranstaltungen.

Welche rechtlichen Folgen hat eine öffentliche Party?

GEMA anmelden

Für DJ-Partys gilt der Tarif M-V, für Livebands U-V. Die GEMA rechnet nach Raumgröße in 100-m²-Schritten und dem höchsten Netto-Eintrittspreis. Die Tarifübersicht 2026 nennt zum Beispiel für 300 m² mit DJ 109,44 € netto bis 1,69 € Eintritt und je weitere angefangene 0,85 € zusätzlich 31,32 € (inkl. 20 % GVL). Auf die Rechnung kommen 7 % Umsatzsteuer. Tarife für 2027 sind noch nicht veröffentlicht (Stand: November 2026). Meldest du nicht an, verlangt die GEMA nach ständiger Rechtsprechung bis zur doppelten Vergütung.

Gewerbe und Steuern

• Einmalige Party: In der Regel keine unternehmerische Tätigkeit, weil die Nachhaltigkeit fehlt (§ 2 UStG). Keine Umsatzsteuer, kein Gewerbe. Ein Gewinn kann trotzdem in der Einkommensteuererklärung auftauchen, frag im Zweifel nach.
• Partyreihe: Wer regelmäßig Partys mit Gewinnabsicht macht, betreibt ein Gewerbe und muss es anzeigen (§ 14 GewO). Gewinne sind einkommensteuerpflichtig. Für die Gewerbesteuer haben Einzelpersonen und Personengesellschaften (etwa euer Kollektiv als GbR) einen Freibetrag von 24.500 € Gewerbeertrag (§ 11 GewStG).
• Umsatzsteuer: Party-Tickets und Getränke kosten 19 %. Nur bei echten DJ-Darbietungen, wegen derer das Publikum kommt, sind 7 % möglich (BFH V R 17/17). Bist du Kleinunternehmer (Vorjahr bis 25.000 €, laufendes Jahr bis 100.000 €), fällt keine Umsatzsteuer an. Details im Ratgeber Kleinunternehmerregelung für Veranstalter.

Anmeldung, Ausschank, Sperrzeit

Eine bundesweite Anmeldefrist gibt es nicht, die Kommunen setzen sie selbst, oft einige Wochen vorher. Wer Alkohol verkauft, braucht in einer Location ohne eigene Konzession eine vorübergehende Gestattung (§ 12 GastG oder Landesgesetz). Die Sperrzeit ist Landesrecht, viele Länder haben nur noch eine Putzstunde. Was du wo beantragst, steht im Ratgeber Veranstaltung anmelden.

Welche Location passt und was gehört in den Mietvertrag?

Ab mehr als 200 Besuchern in einem Raum gilt die Versammlungsstättenverordnung mit strengen Vorgaben zu Rettungswegen und Personal. Für Stehpartys rechnet die Musterverordnung mit 2 Personen je m². Die zulässige Personenzahl bestimmt der Vermieter bzw. die Genehmigung, nicht dein Ticketshop.

Mietvertrag-Checkliste:

• Mietzeit inklusive Aufbau, Abbau und Reinigung schriftlich festhalten
• Maximale Personenzahl laut Genehmigung
• Was ist inklusive: Ton, Licht, Techniker, Garderobe, Security, Reinigung?
• Getränke: Wer betreibt die Bar, gibt es eine Getränkebindung oder einen Mindestumsatz?
• Endzeit, Lärmauflagen, Sperrzeit
• Hat die Location einen GEMA-Vertrag, der Fremdveranstaltungen einschließt?
• Kaution, Haftung für Schäden, Nachweis einer Veranstalterhaftpflicht
• Storno- und Ausfallregelung für beide Seiten

Getränke selbst verkaufen oder über die Location?

Das Getränkemodell entscheidet über deine Kalkulation mehr als jeder andere Punkt.

Viele Getränkehändler liefern auf Kommission: Du rechnest nach der Party nur ab, was getrunken wurde. Nimmst du an der Bar Bargeld über eine elektronische Kasse an, braucht diese eine TSE und muss beim Finanzamt gemeldet werden. Eine offene Ladenkasse ist weiter zulässig. Die Details stehen im Ratgeber zur Abendkasse. Ein Mittelweg ist die Bar-Beteiligung: Die Location macht die Bar und gibt dir einen Prozentsatz vom Getränkeumsatz. Wie solche Deals aussehen, erklärt der Ratgeber Clubnacht veranstalten.

Was kostet eine Party mit 200 Gästen? Beispielrechnung

Ein Kollektiv aus drei Freunden (GbR) macht im Frühjahr 2027 die dritte Party seiner Reihe in einem Eventraum mit 300 m². Es ist Kleinunternehmer, weist also keine Umsatzsteuer aus. Vorverkauf 12 €, Abendkasse 15 €. Erwartet: 150 Vorverkaufstickets, 35 Abendkasse, 15 Gästeliste, zusammen 200 Gäste. Alle Werte sind eine Beispielrechnung, Stundensätze und Mieten sind Annahmen.

Einnahmen aus Tickets

Kosten in zwei Modellen

Zur Künstlersozialabgabe: Ein Kollektiv, dessen wesentlicher Zweck Partys mit DJs sind, ist nach unserer Einschätzung typischer Verwerter (§ 24 Abs. 1 KSVG) und zahlt ab dem ersten Euro. Für einen Verein mit höchstens drei Veranstaltungen im Jahr fiele sie nicht an.

Bar im Modell B

Annahme: 200 Gäste trinken im Schnitt für 12 €, also 2.400 € Umsatz. Wareneinsatz 30 % (720 €), Barpersonal 3 × 6 h × 14,60 € (262,80 €), Becher, Eis und Kühlung 150 €. Bleiben 1.267,20 € Deckungsbeitrag.

Ergebnis

Die Rechnung zeigt das Grundproblem vieler Partys: Die Tür allein trägt die Kosten nicht. Im Modell A fehlen inklusive Puffer rund 850 €, umgelegt auf 150 Vorverkaufstickets knapp 6 € pro Ticket. Das Kollektiv müsste also deutlich teurer verkaufen oder günstiger mieten. Drei Stellschrauben mit Wirkung:

• GEMA-Angemessenheitsregel: Liegt die Pauschale über 11,89 % der Netto-Einnahmen, kannst du innerhalb von 6 Wochen nach der Rechnung schriftlich beantragen, nach 11,89 % abzurechnen. Bei 2.325 € Ticketeinnahmen wären das rund 276 € netto statt 610,56 €.
• Abendkassenpreis: Die GEMA rechnet mit dem höchsten Preis. Mit 13 € statt 15 € an der Abendkasse sinkt die Stufe, und damit die GEMA.
• Gästeliste begrenzen: 15 Freiplätze sind 180 € bis 225 € entgangener Eintritt. Feste Kontingente helfen, siehe Ratgeber Gästeliste führen.

Den Break-even für deine eigenen Zahlen rechnest du mit dem Ratgeber Ticketpreis kalkulieren nach.

Wie bewirbst du die Party?

• 6 bis 8 Wochen vorher: Termin, Name, Line-up und Ticketlink stehen. Ein limitiertes Early-Bird-Kontingent startet den Vorverkauf.
• 4 Wochen vorher: Instagram- und TikTok-Posts mit Clips von der letzten Party, Story-Countdown, Flyer an Unis und in Bars.
• 2 Wochen vorher: Line-up-Details, DJs teilen den Link, WhatsApp-Gruppen und Newsletter an frühere Käufer (nur mit Einwilligung oder im Rahmen der Bestandskundenregel nach § 7 Abs. 3 UWG).
• Partywoche: „Letzte Vorverkaufstickets“ nur, wenn es stimmt. Abendkassenpreis klar kommunizieren.

Kommuniziere immer den Gesamtpreis inklusive Gebühren, die Altersgrenze, Beginn und Ende. Eltern informieren sich bei Partys ab 16 oft vorab, eine klare Angabe spart Diskussionen an der Tür.

Jugendschutz, Security und Lärm: Was gilt am Abend?

Jugendschutz

Unter 16-Jährige dürfen ohne Eltern oder erziehungsbeauftragte Person nicht auf öffentliche Tanzveranstaltungen, 16- und 17-Jährige bis 24 Uhr (§ 5 JuSchG). Bier, Wein und Sekt ab 16, alles andere ab 18 (§ 9 JuSchG). An erkennbar Betrunkene darf kein Alkohol abgegeben werden (§ 20 GastG). Plane farbige Bändchen nach Alter und eine Kontrolle um Mitternacht. Alles zu Muttizettel und Einlass steht im Ratgeber Jugendschutz auf Partys.

Security

Es gibt keine bundesweite Zahl. Kommunale Leitfäden nennen Faustregeln: Das Party-ABC der Stadt Warstein empfiehlt mindestens 1,5 Sicherheitskräfte je 100 Gäste, ein Leitfaden des Kultusministeriums Baden-Württemberg für Schülerveranstaltungen zwei, besser drei Ordner je 100 Besucher. Die Kommune kann Ordner auch als Auflage vorschreiben. Wer gewerblich Security stellt, braucht eine Erlaubnis nach § 34a GewO. Frag deinen Dienstleister danach.

Mindestens eine verantwortliche, volljährige und nüchterne Person muss die ganze Nacht erreichbar sein. Halte Rettungswege frei und kläre vorher, wann ihr Polizei oder Rettungsdienst ruft.

Lärm

Drinnen gilt: Die Musik darf nach außen die Nachtruhe nicht stören, die Länder setzen sie meist ab 22 Uhr an. Für Open Airs gelten die Freizeitlärm-Regeln der Länder: An höchstens 18 Kalendertagen im Jahr sind als seltene Ereignisse 70 dB(A) tags und 55 dB(A) nachts vor dem Fenster der Nachbarn möglich. Ein Brief an die Nachbarn mit Datum, Endzeit und Telefonnummer verhindert viele Beschwerden.

Abiparty und Semesterparty: Was ist anders?

Abiparty

Abipartys finanzieren oft Abiball oder Abikasse. Drei Besonderheiten:

• Minderjährige im Team: Verträge über Miete oder Security brauchen die Zustimmung der Eltern (§§ 106, 107 BGB). Praxis: Volljährige oder der Förderverein unterschreiben.
• Minderjährige Gäste: Viele Gäste sind 16 oder 17. Plane das Ende für U18 um 24 Uhr ein, nicht als Ausnahme. Spirituosen nur an Volljährige.
• Exklusiver Vorverkauf: Wenn zuerst die Stufe und die Nachbarschulen kaufen sollen, hilft eine Ticketstufe mit Freischaltcodes. Jedes Mitglied der Stufe bekommt einen Code und kann damit bis zur festgelegten Höchstmenge pro Bestellung kaufen.

Semesterparty

Semesterpartys organisieren meist Fachschaften oder studentische Vereine. Kläre zuerst, wer rechtlich Veranstalter ist und unterschreibt: Fachschaft, AStA, Verein oder Privatpersonen. Finden sie in Hochschulräumen statt, gelten die Nutzungsregeln der Hochschule, etwa zu Endzeit, Ausschank und Reinigung. Studentische Preise funktionieren gut mit einer eigenen Ticketstufe „Studierende“ und Kontrolle des Studierendenausweises am Einlass.

Checkliste: Party veranstalten in 15 Schritten

• Klären, ob die Party öffentlich ist (fast immer, wenn Tickets frei verkauft werden)
• Veranstalter festlegen: Privatperson, GbR, Verein; bei Partyreihe Gewerbe anzeigen
• Location mit Mietvertrag und zulässiger Personenzahl sichern
• Getränkemodell entscheiden: Location-Bar, eigene Bar oder Bar-Beteiligung
• Budget mit 10 % Puffer und Break-even rechnen
• DJs oder Band schriftlich buchen; Künstlersozialabgabe prüfen
• GEMA vor der Party anmelden, Raumgröße und höchsten Preis richtig angeben
• Ordnungsamt fragen, Gestattung für Ausschank beantragen
• Veranstalterhaftpflicht abschließen
• Security mit § 34a-Erlaubnis buchen, Verantwortliche Person benennen
• Altersgrenze festlegen, Jugendschutz-Aushang, Bändchenfarben
• Ticketstufen anlegen: Early Bird, Vorverkauf, Abendkasse
• Gästeliste mit Kontingenten und Uhrzeit-Limit
• Nachbarn informieren, Lärmauflagen beachten
• Nach der Party: Abrechnung, GEMA-Angaben, Belege 8 Jahre aufbewahren

So setzt du das mit Eventoren um

Bei Eventoren kannst du dich als Privatperson, Verein oder Unternehmen registrieren. Deine Organisation wird vor dem Verkaufsstart geprüft und freigeschaltet. Die Gebühr beträgt 3,9 % des Bruttoticketpreises plus 0,49 € pro bezahltem Ticket, inklusive Umsatzsteuer und Zahlungsabwicklung, ohne Grundgebühr. Freitickets kosten nichts.

Deine Preisstaffel legst du als Ticketstufen an, jede mit eigenem Kontingent, zum Beispiel „Early Bird – 50 Stück“ und „Vorverkauf“. Für die Abendkasse legst du eigene Preise fest: Gäste scannen ein QR-Plakat und zahlen auf dem eigenen Smartphone, ohne Bargeld und ohne Kartenterminal. Am Einlass scannen deine Helfer die QR-Codes mit geteilten Scanner-Links im Smartphone-Browser, ohne App, mit Internetverbindung. Die Gästeliste führst du mit Kontingenten und 0 bis 5 Begleitpersonen.

Gäste kaufen ohne Konto per Karte, Apple Pay, Google Pay, Klarna oder SEPA-Lastschrift und bekommen das Ticket als PDF mit QR-Code per E-Mail. Die Auszahlung kommt spätestens am 7. Bankarbeitstag nach der Party auf deine IBAN. Fragen beantworten wir über das Kontaktformular.

Häufige Fragen

Muss ich eine Party beim Ordnungsamt anmelden?

Öffentliche Partys musst du je nach Kommune anzeigen oder genehmigen lassen, vor allem bei Open Airs, Ausschank ohne Konzession und Ausnahmen von Sperrzeit oder Lärmschutz. Eine bundesweite Frist gibt es nicht. Ruf früh beim Ordnungsamt an, mehrere Wochen Vorlauf sind üblich.

Brauche ich für eine Party einen Gewerbeschein?

Für eine einmalige Party in der Regel nicht. Wer regelmäßig Partys mit Gewinnabsicht veranstaltet, betreibt ein Gewerbe und muss es nach § 14 GewO anzeigen. Gewinne sind dann einkommensteuerpflichtig, Gewerbesteuer fällt bei Einzelpersonen und GbR erst über 24.500 € Gewerbeertrag an.

Was kostet die GEMA für eine Party mit 200 Gästen?

Das hängt von Raumgröße und höchstem Eintrittspreis ab, nicht von der Gästezahl. Im Beispiel (300 m², höchster Preis 15 €, ohne Umsatzsteuer im Ticket) sind es nach den Sätzen 2026 610,56 € netto plus 7 % Umsatzsteuer. Verbindlich ist der GEMA-Preisrechner.

Darf ich auf meiner Party Getränke verkaufen?

Ja, aber in einer Location ohne eigene Konzession brauchst du je nach Bundesland eine vorübergehende Gestattung. Die Kommune kann Auflagen machen, etwa zu Jugendschutz und Hygiene. Als Unternehmer kommen 19 % Umsatzsteuer auf Getränke dazu, außer du bist Kleinunternehmer.

Ab wie vielen Gästen brauche ich Security?

Eine feste Zahl gibt es nicht. Kommunale Leitfäden empfehlen 1,5 bis 3 Kräfte je 100 Gäste, die Behörde kann eine Zahl als Auflage festlegen. Buche einen Dienstleister mit Erlaubnis nach § 34a GewO.

Quellen

• GEMA: Tarife 2026
• GEMA: Tarifübersicht Veranstaltungen mit Tonträgern 2026
• § 15 UrhG (Öffentlichkeit)
• § 14 GewO (Anzeigepflicht)
• § 34a GewO (Bewachungsgewerbe)
• § 11 GewStG (Freibetrag)
• § 12 GastG (Gestattung)
• § 5 JuSchG (Tanzveranstaltungen)
• Stadt Warstein: Das Party-ABC
• HLNUG Hessen: Beurteilung von Freizeitlärm