Veranstaltung planen: Checkliste 2026 mit Zeitplan

Eine Veranstaltung planst du in zehn Phasen: Konzept, Budget, Location, Genehmigungen, Ticketing, Marketing, Personal, Technik, Durchführung und Nachbereitung. Bei öffentlichen Events mit Tickets solltest du mindestens drei bis sechs Monate Vorlauf einplanen, bei kleinen Formaten reichen oft acht Wochen. Diese Checkliste nennt für jede Aufgabe, wie viele Wochen vor dem Event sie fertig sein sollte, wer zuständig ist und welcher Ratgeber die Details erklärt. Die Fristen und Zahlen sind auf dem Stand November 2026.

Das Wichtigste in Kürze

Plane rückwärts vom Eventtag: Location und Hauptakteure zuerst, denn sie sind am knappsten. Bändchen und Deko kommen zuletzt.

Genehmigungen haben keine bundesweite Frist. Kommunen setzen eigene Vorlaufzeiten, deshalb rufst du das Ordnungsamt an, sobald Datum und Ort feststehen.

Der Vorverkauf startet idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Event, mit einem limitierten Early-Bird-Kontingent.

Jede Aufgabe braucht genau eine verantwortliche Person. Eine einfache Zuständigkeitsmatrix verhindert die meisten Pannen.

Nach dem Event ist vor der Abrechnung: GEMA-Setlist, Künstlersozialabgabe, Belege (8 Jahre) und Löschung der Teilnehmerdaten.

Wie lange vorher musst du eine Veranstaltung planen?

Definition: Der Vorlauf ist die Zeit zwischen der Entscheidung für ein Event und dem Eventtag. Er hängt nicht von der Gästezahl allein ab, sondern davon, wie knapp Location, Künstler und Genehmigungen sind.

Eventtyp	Typischer Vorlauf	Engpass
Lesung, Comedy, kleines Konzert (bis 150 Gäste)	8–12 Wochen	Künstler-Termin
Party, Clubnacht	6–10 Wochen	Location an Wochenenden
Vereinsfest	3–4 Monate	Genehmigungen, Helfer
Konzert mit 300+ Plätzen	4–6 Monate	Booking, Vorverkauf
Konferenz, Firmenevent	4–6 Monate	Location, Referenten
Abiball	12–18 Monate	Location, Catering
Festival	9–12 Monate	Fläche, Genehmigungen, Line-up

Die Werte sind Erfahrungswerte, keine Vorgaben. Saisontermine wie Silvester oder die Adventswochenenden sind früher ausgebucht. Kurzfristige Pläne für diese Termine findest du in den Ratgebern „Silvesterparty 2026“ und „Weihnachtsfeier und Adventsevent“.

Familien schlendern lachend über ein sonniges Straßenfest in der Altstadt mit bunten Ständen und Straßenmusik

Zeitplan: Was passiert wann?

Die Spalte „Woche“ zählt rückwärts vom Eventtag (T). T−24 heißt 24 Wochen vorher, T+2 zwei Wochen danach.

Woche	Meilenstein
T−26 bis T−20	Ziel, Zielgruppe, Format, Datum; Budget-Entwurf; Location anfragen und besichtigen
T−20 bis T−16	Location-Vertrag; Hauptakt oder Referenten buchen; Ordnungsamt kontaktieren; Veranstalter-Rechtsform klären
T−16 bis T−12	Ticketpreise und Ticketstufen; Ticketshop anlegen; Dienstleister (Technik, Catering, Security) anfragen
T−12 bis T−10	Vorverkauf mit Early Bird starten; Marketingplan; Anträge stellen (Gestattung, Sondernutzung)
T−10 bis T−6	Hauptphase Marketing; Verträge mit Dienstleistern; Haftpflicht abschließen; Helfer anwerben
T−6 bis T−4	GEMA anmelden; Sicherheits- und Einlasskonzept; Ablaufplan Entwurf
T−4 bis T−2	Helferplan, Gästeliste, Abendkasse; Technik-Rider final; letzte Preisstufe
T−1	Briefings, Material, Scanner-Links testen, Wetter- und Notfallplan, Gästeinfo verschicken
T	Aufbau, Durchführung, Abbau
T+1	Abrechnung Abendkasse und Bar, Schäden dokumentieren, Danke an Gäste und Helfer
T+2	Rechnungen prüfen und bezahlen, Soll-Ist-Vergleich, Feedback auswerten
T+6	Setlist an die GEMA (U-V: spätestens 6 Wochen nach dem Event; U-K: binnen 21 Arbeitstagen)

Die Checkliste nach Phasen

Jeder Punkt beginnt mit dem spätesten sinnvollen Termin. Ist eine Phase für dein Event unwichtig, überspringst du sie bewusst und hakst sie trotzdem ab.

1. Konzept

T−26 Ziel festlegen: Gewinn, Kostendeckung, Spenden, Mitgliederbindung oder Marketing
T−26 Zielgruppe, erwartete Gästezahl und Altersgrenze bestimmen
T−24 Format und Ablauf in einem Satz beschreiben („Konzert mit Vorband, 300 Stehplätze, 20 bis 23 Uhr“)
T−24 Datum mit Ferien, Feiertagen und Konkurrenzevents abgleichen
T−20 Klären, wer rechtlich Veranstalter ist und Verträge unterschreibt (Verein, GbR, Firma, Privatperson)

2. Budget

T−24 Kostenpositionen sammeln: Miete, Gagen, Technik, Personal, GEMA, Künstlersozialabgabe, Versicherung, Marketing, Gebühren
T−20 Puffer von mindestens 10 % einplanen
T−16 Break-even rechnen: Wie viele Tickets brauchst du zu welchem Preis?
T−16 Umsatzsteuer klären: 7 % für Konzerte, 19 % für Partys, Kleinunternehmer ohne USt
T−12 Liquidität planen: Welche Anzahlungen fallen vor dem Vorverkauf an?

3. Location

T−24 Anforderungen: Kapazität, Bestuhlung, Bar, Technik, Barrierefreiheit, Erreichbarkeit
T−22 Zwei bis drei Locations besichtigen, Grundriss und zulässige Personenzahl anfordern
T−20 Mietvertrag mit Aufbau- und Abbauzeiten, Endzeit, Kaution, Storno, Getränkebindung
T−20 Fragen, ob die Location einen GEMA-Vertrag hat, der Fremdveranstaltungen abdeckt

4. Genehmigungen

T−20 Ordnungsamt anrufen: Anzeige, Genehmigung, Fristen
T−12 Gestattung für Ausschank beantragen, falls die Location keine Konzession hat
T−12 Sondernutzung für öffentliche Flächen, Bauantrag für Zelte oder Bühnen
T−8 Sperrzeitverkürzung und Lärmausnahmen beantragen, falls nötig
T−6 GEMA anmelden, vor der Veranstaltung
T−6 Sicherheitskonzept, falls Behörde oder Größe es verlangen

5. Ticketing

T−16 Ticketanbieter auswählen, Gebühren vergleichen, Organisation registrieren
T−14 Ticketstufen mit Kontingenten anlegen: Early Bird, regulär, ermäßigt, Abendkasse
T−14 Ticketbeschreibung: Gesamtpreis, Beginn und Ende, Altersgrenze, Einlassregeln
T−12 Vorverkauf starten
T−4 Gästeliste mit Kontingenten anlegen
T−2 Abendkasse planen: Preise, Zahlungsweg, Personal

6. Marketing

T−14 Eventseite, Fotos, Kurzbeschreibung, Ticketlink
T−12 Ankündigung auf allen Kanälen, Newsletter an bestehende Kontakte mit Einwilligung
T−10 Plakate und Flyer drucken, Partner und Künstler teilen den Link
T−6 Zweite Welle: Programm-Details, Line-up, Stimmen
T−1 Letzte Infos: Anfahrt, Einlasszeit, Gesamtpreis an der Abendkasse

7. Personal

T−10 Bedarf je Bereich: Einlass, Kasse, Bar, Garderobe, Ordner, Auf- und Abbau
T−8 Helfer anwerben; Bezahlung klären (Mindestlohn 13,90 € in 2026, 14,60 € in 2027; Ehrenamtspauschale bis 960 €)
T−8 Security mit Erlaubnis nach § 34a GewO buchen
T−3 Schichtplan mit Namen und Telefonnummern
T−1 Briefing: Abläufe, Notfallnummern, Jugendschutz, Zuständigkeiten

8. Technik

T−12 Technik-Rider der Künstler einholen
T−10 Ton, Licht, Bühne, Strom anfragen und buchen
T−4 Internet am Einlass prüfen (Mobilfunk oder WLAN), Ersatz-Hotspot
T−1 Soundcheck-Zeit, Ansprechpartner Technik, Ersatzkabel

9. Durchführung

T−2 Ablaufplan im Minutentakt mit Verantwortlichen
T−1 Notfallplan: Rettungswege, Sanitätsdienst, Wetter, Stromausfall
T Abnahme der Location, Rettungswege frei, Aushänge (Jugendschutz, Hausordnung)
T Einlass öffnen, Kapazität laufend prüfen
T Kasse und Bar zwischendurch abrechnen, Bargeld sichern

10. Nachbereitung

T+1 Abbau, Rückgabe, Schäden dokumentieren
T+1 Dankesmail an Gäste mit Feedbackfrage
T+2 Rechnungen prüfen, Soll-Ist-Vergleich, Gewinn oder Verlust feststellen
T+2 Learnings schriftlich festhalten
T+6 GEMA-Setlist nachreichen
bis 31.03. des Folgejahres Künstlerentgelte an die Künstlersozialkasse melden, falls abgabepflichtig
laufend Belege 8 Jahre aufbewahren, nicht mehr benötigte Teilnehmerdaten löschen

Wer macht was? Die Zuständigkeitsmatrix

Definition: Eine Zuständigkeitsmatrix (angelehnt an RACI) legt pro Aufgabe fest, wer sie verantwortet (V), wer mitarbeitet (M) und wer informiert wird (I). Pro Zeile gibt es genau ein V.

Aufgabe	Projektleitung	Finanzen	Programm	Marketing	Einlass/Helfer
Konzept und Datum	V	M	M	I	I
Budget und Break-even	M	V	I	I	–
Location-Vertrag	V	M	I	–	I
Genehmigungen, GEMA	V	I	M	–	I
Künstler und Programm	I	M	V	I	–
Ticketstufen und Preise	M	V	I	M	I
Werbung und Social Media	I	I	M	V	–
Helferplan und Schichten	I	–	–	–	V
Einlass, Abendkasse, Gästeliste	I	M	–	–	V
Abrechnung und Steuern	I	V	I	–	M

Im kleinen Team übernimmt eine Person mehrere Spalten. Wichtig ist nur: Bei jeder Aufgabe weiß jeder, wer entscheidet. Bei Eventoren entsprechen die Rollen grob den Team-Rollen Inhaber, Admin, Eventmanager, Finanzen und Einlass.

Was unterscheidet Party, Konzert, Vereinsfest und Konferenz?

	Party	Konzert	Vereinsfest	Konferenz
GEMA-Tarif	M-V (DJ) oder U-V (Band)	U-K, 5,75 % vom Netto-Kartenumsatz	U-ST ohne Eintritt im Freien, sonst U-V/M-V	meist keine oder geringe Musiknutzung
Umsatzsteuer auf Tickets	19 %	7 %	je nach Steuerstatus des Vereins	meist 19 %
Jugendschutz	zentral (§ 5 JuSchG)	bei Konzerten mit Tanz relevant	Ausschank, Tanzabend	kaum
Geld kommt aus	Tür und Bar	Tickets	Essen, Getränke, ggf. Eintritt	Tickets, Sponsoren
Größte Gefahr	Bar-Deal, Security	Gagen-Risiko	Wetter, Helfermangel	Teilnehmerzahl, No-Shows
Einlass	kurzer Peak, Altersprüfung	Peak vor Beginn	über den Tag verteilt	Akkreditierung, Namensschilder
Vertiefung	Ratgeber „Party veranstalten“	Ratgeber „Konzert veranstalten“	Ratgeber „Vereinsfest organisieren“	Ratgeber „Firmenevents und Konferenzen“

Welche Rechtsfragen musst du immer prüfen?

Diese sechs Fragen gelten für fast jedes öffentliche Event. Die Antworten stehen in den verlinkten Ratgebern, hier nur die Kurzfassung (Stand: November 2026):

Frage	Kurzantwort	Details
Muss ich das Event anmelden?	je nach Kommune; Ausschank ohne Konzession braucht eine Gestattung	Veranstaltung anmelden
Was kostet die GEMA?	nach Tarif, Raumgröße und höchstem Eintritt bzw. Kartenumsatz	GEMA für Veranstaltungen
Zahle ich Künstlersozialabgabe?	4,9 % (2026) bzw. 5,0 % (2027) auf Honorare an selbständige Künstler, mit Ausnahmen	Künstlersozialabgabe
Welche Umsatzsteuer gilt?	7 % Konzert, 19 % Party, Kleinunternehmer ohne USt	Umsatzsteuer auf Eintrittskarten
Brauche ich ein Sicherheitskonzept?	Pflicht bei Versammlungsstätten mit über 5.000 Besucherplätzen, darunter auf Verlangen der Behörde	Sicherheitskonzept
Brauche ich eine Haftpflicht?	dringend empfohlen; Einzelpolicen ab ca. 80–90 € für kleine Feste (Marktbeispiele)	Veranstalterhaftpflicht

Für die Ticketseite helfen die Ratgeber Ticketpreis kalkulieren, Einlasskontrolle mit QR-Code, Abendkasse organisieren und Gästeliste führen.

Dieser Artikel ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

Beispiel: Zeitplan für ein Konzert mit 250 Gästen

Eine Kulturinitiative plant ein Konzert für Samstag, 8. Mai 2027. Beispielrechnung mit angenommenen Kosten:

Datum	Woche	Aufgabe
Mitte November 2026	T−25	Band-Anfrage, Location-Besichtigung
Anfang Dezember 2026	T−22	Band- und Location-Vertrag, Datum fix
Mitte Januar 2027	T−16	Budget final: Fixkosten 4.000 € inkl. 10 % Puffer
Mitte Januar 2027	T−16	Break-even: Ticket 22 €, nach 7 % USt, Gebühr (1,35 €) und 5,75 % GEMA bleiben rund 18,03 €, also 222 Tickets
Mitte Februar 2027	T−12	Vorverkauf mit 60 Early-Bird-Tickets à 18 €
März/April 2027	T−8 bis T−4	Marketing, GEMA-Anmeldung, Helfer
Samstag, 8. Mai 2027	T	Konzert
bis Anfang Juni 2027	T+4	Setlist, Abrechnung, Belege

Der Break-even von 222 Tickets bei 250 Plätzen zeigt, wie knapp kleine Konzerte sind. Mit 60 günstigeren Early-Bird-Tickets steigt er weiter. Wie du gegensteuerst, etwa mit einer kleineren Location oder einem Versus-Deal mit der Band, zeigt der Ratgeber Konzert veranstalten.

250 Gäste feiern ein Konzert im warmen Licht eines vollen Saals, die Band spielt vor begeistertem Publikum

So setzt du das mit Eventoren um

Bei Eventoren registrierst du dich als Verein, Unternehmen, Schule oder Privatperson. Wir prüfen die Organisation und schalten sie vor dem Verkaufsstart frei. Plane das in Phase 5 mit ein. Deine Ticketstufen legst du mit eigenem Kontingent und einer Höchstmenge pro Bestellung an, ein Early Bird ist einfach eine limitierte Stufe. Für einen exklusiven Vorverkauf an Mitglieder markierst du eine Stufe als „nur mit Freischaltcode“. Die Codes erzeugt das Eventoren-Team auf Anfrage.

Die Gebühr beträgt 3,9 % des Bruttoticketpreises plus 0,49 € pro bezahltem Ticket, inklusive Umsatzsteuer und Zahlungsabwicklung, ohne Grundgebühr und ohne Mindestlaufzeit. Freitickets kosten nichts. Für Einlass und Abendkasse teilst du Scanner-Links an deine Helfer, die im Smartphone-Browser scannen, und hängst ein QR-Plakat auf, über das Gäste bargeldlos auf dem eigenen Handy zahlen. Die Gästeliste führst du mit Kontingenten und Begleitpersonen.

Für die Nachbereitung exportierst du Bestellungen und Check-ins als CSV, XLSX oder PDF. Die Auszahlung kommt spätestens am 7. Bankarbeitstag nach dem Event auf deine IBAN. Die Rollen Inhaber, Admin, Eventmanager, Finanzen und Einlass bilden die Matrix oben ab. Fragen beantworten wir über das Kontaktformular.

Häufige Fragen

Wie viele Wochen vorher sollte ich eine Veranstaltung planen?

Für kleine Events mit bis zu 150 Gästen reichen oft 8 bis 12 Wochen, für Konzerte, Vereinsfeste und Konferenzen solltest du 3 bis 6 Monate einplanen. Festivals und Abibälle brauchen ein Jahr oder mehr. Entscheidend ist, wie knapp Location und Künstler sind.

Was gehört in eine Checkliste für Veranstaltungen?

Mindestens Konzept, Budget, Location, Genehmigungen, Ticketing, Marketing, Personal, Technik, Ablauf am Eventtag und Nachbereitung. Jede Aufgabe braucht eine Frist und eine verantwortliche Person. Ohne diese zwei Angaben ist eine Checkliste nur eine Aufgabenliste.

Wann sollte der Vorverkauf starten?

Bei den meisten Events 8 bis 12 Wochen vorher, bei großen Konzerten und Festivals deutlich früher. Ein limitiertes Early-Bird-Kontingent sorgt für frühe Verkäufe und Planungssicherheit. Starte nicht, bevor Location und Hauptakt vertraglich fest sind.

Muss ich jede Veranstaltung bei der GEMA anmelden?

Jede öffentliche Veranstaltung mit Musik aus dem GEMA-Repertoire, auch ohne Eintritt. Öffentlich ist eine Veranstaltung, wenn nicht alle Gäste persönlich miteinander oder mit dem Veranstalter verbunden sind. Rein private Feiern sind nicht lizenzpflichtig.

Was mache ich nach der Veranstaltung?

Abrechnen, Rechnungen prüfen, Soll und Ist vergleichen und Feedback auswerten. Danach folgen die Pflichten: GEMA-Setlist, Künstlersozialabgabe bis 31. März des Folgejahres, Belege 8 Jahre aufbewahren und nicht mehr nötige Teilnehmerdaten löschen.

Veranstaltung planen: Checkliste 2026 mit Zeitplan

Wie lange vorher musst du eine Veranstaltung planen?

Zeitplan: Was passiert wann?